Nota księgowa – kiedy można ją wystawić?

W obiegu gospodarczym znajduje się wiele dokumentów. Firmy działające na polskim rynku najczęściej wystawiają faktury, ale w niektórych przypadkach zastosowanie ma nota księgowa, zwana również notą księgowo-obciążeniową.

Z not księgowych korzystają m.in. przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze i organizacje.

Czym jest nota księgowa?

Od strony formalnej nota księgowa jest dowodem księgowym. Za dowód księgowy uznaje się z kolei dokument potwierdzający przeprowadzenie transakcji gospodarczej. Do najpopularniejszych dowodów księgowych – oprócz not księgowych – zalicza się również faktury, rachunki, dokumenty celne, dowody opłat bankowych i dzienne zestawienie faktur sprzedaży. Zaliczenie noty księgowej do dowodów księgowych oznacza tyle, że stanowi ona podstawę do zapisów w księdze podatkowej.

Nota księgowa ma kilka nazw. W zależności od przeznaczenia, nota księgowa jest określana jako: nota księgowa obciążeniowa, nota księgowa uznaniowa lub nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa.

Jak należy prawidłowo przygotować noty księgowe?

Aby nota księgowa mogła zostać uznana za dowód księgowy, musi zostać odpowiednio sporządzona. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji i jej wartość – jeżeli to możliwe, wartość operacji należy określić w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą, również datę sporządzenia dowodu,
• podpisy zarówno wystawcy dowodu, jak i osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – czynności te powinny zostać potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za te czynności.

Wystawiając notę księgową, należy pamiętać, aby została ona wystawiona w dwóch egzemplarzach (oryginale i kopii). Oryginał noty księgowej powinien zostać przekazany odbiorcy, zaś kopia powinna zostać u jej wystawcy.

W jakich sytuacjach ma zastosowanie nota księgowa?

Nota księgowa obciążeniowa może zostać wystawiona tylko wówczas, gdy niezbędne jest udokumentowanie transakcji, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Takich transakcji jest sporo. Przykładowo nota księgowa ma zastosowanie przy:

• obciążaniu kontrahenta karą umowną

Wiele firm podpisuje z kontrahentami umowy, w których znajduje się informacja o karze umownej za nieterminowe wykonanie zlecenia. Gdy wykonawca nie wywiąże się z podjętych zadań w terminie, podmiot zlecający ma prawo zastosować karę umowną. Nakłada się ją właśnie poprzez zastosowanie noty księgowej;

• obciążaniu dłużnika odsetkami, które zostały naliczone w związku z nieopłaceniem zobowiązań

Nie wszyscy przedsiębiorcy regulują otrzymane faktury w terminie. Zatory płatnicze to bardzo powszechny problem, który w skrajnych wypadkach prowadzi do upadłości firmy. Przedsiębiorca, który nie otrzymał płatności za dostarczone towary czy zrealizowane usługi, ma prawo naliczyć odsetki i wystawić notę księgową;

• przenoszeniu choćby opłat skarbowych na nabywcę

Taka sytuacja ma miejsce choćby w przypadku agencji celnych. Mogą one nabywać znaki opłaty skarbowej, a następnie koszt tej operacji przenosić na klienta. Co do zasady dostawa znaków opłaty skarbowej nie podlega opodatkowaniu VAT. Z tego względu w takiej sytuacji również mają zastosowanie noty korygujące.

Nota księgowa – wzór wypełnienia

Ustawodawca nie stworzył wzoru noty księgowej. W praktyce zatem przedsiębiorcy mają dowolność w jej sporządzaniu. Sporządzając notę księgową, najważniejsza jest jej treść – powinna ona spełniać wyżej opisane wymogi.

Nota księgowa obciążeniowa – wzór wypełnienia

Organizacje mogą wymagać od swoich członków opłacania składek członkowskich. W takiej sytuacji może zostać wystawiona nota księgowa obciążeniowa. Wiele działających organizacji rezygnuje z formalności, czyli wystawiania not, gdyż jest to zajęcie czasochłonne. Formalnie nie ma jednak żadnej przeszkody, aby wystawić noty księgowe obciążeniowe.

Jak wspomniano wyżej, nie ma jednolitego wzoru not księgowych, do którego muszą zastosować się wszyscy wystawcy not. Z tego względu każdy podmiot wystawiający noty księgowe może posiłkować się wzorem zaprezentowanym powyżej.

Nota księgowa a nota korygująca

Nota księgowo-obciążeniowa nie powinna być utożsamiana z notą korygującą – to dwa różne dokumenty, które są wykorzystywane do różnych celów. Nota księgowa to dokument stosowany przy rozrachunkach z kontrahentami danej firmy.

W treści faktur wystawianych przez przedsiębiorców mogą znaleźć się błędy. W takiej sytuacji niezbędne jest ich skorygowanie. Jeżeli pomyłki dotyczą kwestii formalnych, np. błąd został zrobiony w nazwie firmy czy nazwisku jej właściciela, zastosowanie ma nota korygująca. Taki dokument wystawia nabywca towarów lub usług, a następnie przekazuje ją do zaakceptowania sprzedawcy (wystawcy pierwotnej faktury).

Mimo podobnych nazw, nota księgowa i nota korygująca to dokumenty, które nic nie łączy. Aby uniknąć pomyłek, warto stosować precyzyjną terminologię i mieć świadomość, w jakim celu mogą być używane poszczególne dokumenty.