Nota korygująca – co powinno się w niej znaleźć i kiedy jest wystawiana?

Przedsiębiorcy wystawiają i otrzymują faktury VAT. Zdarza się, że do firmy trafia faktura, na której znajdują się błędne dane. W takiej sytuacji niezbędne jest skorygowanie występujących pomyłek. Ustawodawca opracował zasady wystawiania faktur korygujących. Jednym z dokumentów, który może zostać wystawiony, aby skorygować widoczne na fakturze błędy jest nota korygująca.

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument (faktura), za pomocą którego naprawia się błędy widniejące na fakturze pierwotnej. Od strony formalnej noty korygującej się nie księguje, bo jej celem jest wyłącznie skorygowanie drobnych nieścisłości, które pojawiły się na fakturze.

W Polsce jest kilka dokumentów przeznaczonych do prostowania błędów znajdujących się na fakturach. Nota korygująca często mylnie bywa utożsamiana z fakturą korygującą. Tymczasem to dwa różne dokumenty i nie mogą one być stosowane zamiennie. Z tego względu każdy przedsiębiorca powinien prawidłowo rozróżniać te dokumenty i wiedzieć, kiedy należy zastosować fakturę korygującą, a kiedy notę korygującą.

Jakie elementy powinna zawierać nota korygująca?

Informacje, jakie muszą znaleźć się w treści noty korygującej, zostały sprecyzowane w art. 106k ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wystawiając notę korygującą, trzeba zadbać, aby zawierała ona:

sformułowanie „nota korygująca” – jest to niezbędne, aby odróżnić notę korygującą (która jest fakturą) od faktury pierwotnej,
kolejny numer,
datę wystawienia,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numery NIP podatnika i nabywcy towarów lub usług,
dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura,
wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Noty korygujące można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorcy korzystający ze specjalnych programów do wystawiania faktur mają łatwiej, a to dlatego, że takie narzędzia mają wbudowany szablon not korygujących. W praktyce nie ma konieczności, aby właściciel firmy przy wystawianiu noty korygującej, zaglądał do wspomnianej wyżej ustawy i upewniał się, że nie zapomniał o żadnym elemencie.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Noty korygujące mają konkretne przeznaczenie – są wystawiane, aby skorygować błędy widoczne na fakturze. Za pomocą noty nie można jednak poprawiać wszystkich błędów. Wystawienie tego dokumentu jest dozwolone wówczas, gdy sprostować trzeba np.:

adres sprzedawcy lub nabywcy,
numer NIP sprzedawcy lub nabywcy,
oznaczenie towaru lub usługi,
datę wykonania usługi lub dostarczenia towarów,
sposób płatności.

Inaczej mówiąc, noty korygują zawsze drobne pomyłki dotyczące informacje o odbiorcy, nadawcy lub zrealizowanej usłudze czy dostarczonym towarze.

Noty korygujące nie mogą być wystawiane wówczas, gdy błędne informacje wpłyną na wyliczenie podatku. Jeżeli zatem pomyłka nastąpiła w cenie lub kwocie podatku, niezbędne jest wystawienie faktury korygującej. Wystawienie w takiej sytuacji noty korygującej będzie błędem – dokument ten nie jest właściwy do prostowania takich pomyłek.

Kto wystawia notę korygującą?

Ponieważ nota korygująca do faktury nie podlega księgowaniu i za jej pomocą można prostować jedynie informacje, które nie mają wpływu na wyliczenie wysokości podatku, to ustawodawca zarezerwował możliwość wystawienia tego dokumentu wyłącznie przez nabywcę.

Chociaż odpowiedź na pytanie, kto wystawia notę korygującą jest prosta, pozostaje jeszcze kwestia akceptacji wygenerowanego dokumentu przez sprzedawcę. Obowiązujące przepisy (art. 106k ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług) wymagają, aby nota została zatwierdzona przez wystawcę faktury pierwotnej.

Ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób powinno nastąpić zaakceptowanie noty korygującej przez wystawcę faktury pierwotnej. Z tego względu przyjmuje się, że sprzedawca powinien podpisać otrzymany dokument.

W jakiej formie wystawiać noty korygujące?

Współcześnie przedsiębiorcy mogą zarówno przesyłać, jak i przyjmować faktury drogą elektroniczną. Tak zwane e-faktury są w obiegu już od kilku lat i dlatego korygowanie faktur również może odbywać się drogą elektroniczną.

Wystawiając notę korygującą w formie elektronicznej, nabywca powinien pamiętać o jej przesłaniu sprzedawcy towaru lub usługi. Jednocześnie w mailu warto przypomnieć sprzedawcy, że jest on zobowiązany do zaakceptowania treści otrzymanej noty korygującej. Może to zrobić, potwierdzając zapoznanie się z treścią noty i zatwierdzając ją.

Nota korygująca – dla kogo oryginał?

Niektórzy przedsiębiorcy nie korzystają z faktur elektronicznych, a noty korygujące wystawiają formie w tradycyjnej, czyli papierowej. W takiej sytuacji nota korygująca powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach, a następnie dostarczona do odbiorcy. Co do zasady nie jest konieczne umieszczanie na przygotowanych dokumentach oznaczeń w postaci „oryginał” i „kopia”. Gdy jednak wystawca noty korygującej zdecyduje się na takie rozwiązanie, pojawia się pytanie, dla kogo jest oryginał przygotowanego dokumentu.

Odbiorca noty, czyli wystawca faktury pierwotnej, powinien podpisać oba otrzymane dokumenty. Oryginał noty pozostaje u niego, zaś kopię powinien odesłać wystawcy.