eFaktura – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Czym jest efaktura i co powinna zawierać?

Elektroniczna faktura jest dokumentem sprzedaży, równorzędnym z tradycyjną fakturą papierową. Jej zawartość wskazana została w ustawie o VAT.

Dokument musi zawierać dane identyfikujące go w postaci daty wystawienia i numeru, określać specyfikację przedmiotu transakcji, jego wartość, cenę jednostkową netto, wszelkie kwoty rabatów, stawkę podatku, sumę sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku oraz kwotę należności ogółem. Wpisane muszą być również strony transakcji oraz ich adresy, dane do rozliczenia, a także numery, za pomocą których podatnicy są zidentyfikowani dla podatku. W dokumencie musi znaleźć się także podsumowanie, termin i forma zapłaty. Dodatkowo może zawierać informacje dodatkowe.

E-faktura może zostać przesłana drogą elektroniczną, jeżeli zagwarantowany zostanie warunek autentyczności i integralność treści.

Kiedy i dla kogo można wystawić e-fakturę?

Elektroniczne faktury najczęściej wystawiane są klientom indywidualnym i biznesowym, przez operatorów mediów. Do ich odczytania potrzebna jest wówczas aplikacja do przeglądania dokumentów i weryfikacji podpisów. Z efaktury korzystają także małe firmy, stosując do ich wystawiania formularza i aplikacji do edycji dokumentu. Przedsiębiorstwa zaopatrzone we własne systemy informatyczne, obsługujące wielu klientów, korzystają z automatyzacji procesów biznesowych i programów do wystawiania faktur. Również firmy księgowe ułatwiają sobie pracę, wykorzystując programy automatycznie zmieniające efakturę odpowiednio do systemu księgowego.

Warunkiem wystawienia dokumentu w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji kontrahenta. Odbiorca musi wcześniej zostać poinformowany o takiej postaci faktury i zgodzić się na nią. Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody lub ją cofnie, wystawiający nie ma prawa stosowania faktur elektronicznych. Zgodę można wyrazić w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej. Jeżeli odbiorca nie wyrazi sprzeciwu, uznaje się, że zaakceptował tę formę faktury.

Twoja firma zasługuje na profesjonalne rozwiązania finansowe. Zainwestuj w terminal płatniczy i kontroluj swoje finanse bez trudności!

Jak przechowywać efakturę?

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur i przedłożenia ich w przypadku kontroli podatkowej przez okres 5 lat. Dotyczy to również formy elektronicznej dokumentów. W każdej chwili efaktura musi być dostępna dla organów kontroli, a podatnik ma obowiązek umożliwić pobranie dokumentu.

Elektroniczne faktury muszą być archiwizowane na terenie kraju, w przeciwnym wypadku wymaga to poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego o miejscu przechowywania dokumentacji. Sposób przechowywania musi gwarantować autentyczność pochodzenia i treści oraz możliwość odczytania. W czasie przechowywania do dokumentów nie wolno wprowadzać żadnych zmian. E-faktury powinny być podzielone na czasowe okresy rozliczeniowe, by łatwo było je odnaleźć.

Mogą być przechowywane na dyskach twardych, dyskach zewnętrznych, pendrivach lub płytach CD. Z uwagi na awaryjność sprzętów komputerowych i możliwość uszkodzenia nośników danych, bardzo ważne jest systematyczne tworzenie kopii zapasowych. Znacznie wygodniejsze jest korzystanie z systemów przechowujących dokumenty w chmurze, gdyż dostęp do nich jest możliwy w każdej chwili, dzięki czemu znika ryzyko utraty danych.

Jak przesyłać efaktury?

E-faktura nie wymaga bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystawiający dokument ma obowiązek zadbać o jej autentyczność i integralność treści. Efaktura musi zostać prawidłowo wypełniona. Jej format jest dowolny – przedsiębiorca wybiera go według własnych preferencji. Może mieć formę PDF, Excel, Word lub XML. Można przesyłać ją w wiadomości elektronicznej, jako załącznik lub faks, a także przy pomocy aplikacji mobilnych.

Czy warto korzystać z e-faktur?

Korzystanie z elektronicznej formy wystawiania dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim jest to rozwiązanie korzystne ze względów finansowych, gdyż każda efaktura generuje oszczędność kilku zł. Nie ma konieczności drukowania dokumentu. Oszczędza to czas, ale także papier, tusze do drukarki i nie wymaga wysyłki pocztą, co jest korzystne dla środowiska i likwiduje ryzyko, że faktura nie dotrze do adresata. Wystawienie dokumentu jest proste i zajmuje znacznie mniej czasu w porównaniu do formy papierowej. Jest to wygodne i praktyczne rozwiązanie.

Efaktury można wystawiać masowo w krótkim czasie. Ponieważ dokument wystawia się z łatwością, można to zrobić w czasie transakcji, co skraca termin płatności. Elektroniczne faktury znacznie ułatwiają prowadzenie księgowości, gdyż programy do ich wystawiania są integralne z systemami księgowymi. Łatwość przechowywania to kolejna zaleta e-faktury. Nie potrzeba specjalnego, bezpiecznego miejsca na zgromadzone dokumenty. Nikt niepowołany nie uzyska do nich dostępu.

E-faktury to wygodny, szybki i oszczędny sposób na wystawienie dokumentu rozliczeniowego, traktowany na równi z fakturą tradycyjną. Może jednak być stosowany wyłącznie wtedy, gdy odbiorca faktury wyrazi zgodę na taką formę wystawienia dokumentu.