Księgi rachunkowe – kto ma obowiązek ich prowadzenia?

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych ustala ustawa o rachunkowości w art. 2 ust. 1.

Zgodnie z prawem, obowiązek dotyczy spółek handlowych: osobowych, kapitałowych oraz organizacji, a także spółek cywilnych i osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego.

Obowiązek spoczywa również na osobach fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, gdy ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy były równe lub większe od 2000000 euro.

Kolejną grupą, dla której prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkiem, to jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszów inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, a także przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na osiągane przychody.

Instytucje, takie jak: urzędy gmin, powiatów, województw i ich związków, państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe i zakłady budżetowe również muszą prowadzić księgi rachunkowe.

Obowiązek dotyczy też jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, oddziałów i przedstawicielstw zagranicznych przedsiębiorców uczestniczących w obrocie gospodarczym na terenie Polski oraz jednostek, które otrzymują na wykonanie zadań zleconych fundusze celowe, dotacje i subwencje z budżetu państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

Dobrowolne stosowanie ksiąg rachunkowych

Osoby fizyczne, spółki jawne oraz spółki partnerskie, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy były niższe od 2000000 euro, chociaż nie muszą, mogą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe. Aby to zrobić, konieczne jest jednak zawiadomienie właściwego urzędu skarbowego jeszcze przed rozpoczęciem roku obrotowego. Chociaż obowiązek nie jest nałożony na te podmioty obligatoryjnie, wiele firm decyduje się na taką formę rachunkowości, gdyż pozwala ona zarządowi na uzyskanie dużej ilości informacji na temat procesów finansowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Ułatwia to ustalenie polityki finansowej firmy i obrazuje jej kondycję.

Cel i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Ponieważ forma prowadzenia ksiąg jest skomplikowana, zazwyczaj firmy zwracają się o pomoc do biur rachunkowych z certyfikatem Ministerstwa Finansów.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zadaniem trudnym w porównaniu z prowadzeniem KPiR. Obejmuje nie tylko przychody i rozchody, ale także wszelkie inne działania finansowe, wykonywane przez dany podmiot gospodarczy.

Pełna księgowość służy do rozliczenia podatkowego, ale ma także za zadanie rejestrację wszystkich wydarzeń finansowych – tak, by dawały one przejrzysty obraz działalności i finansów danej jednostki.

Zapis księgowy przedstawia dowód w księgach rachunkowych. Dlatego księga rachunkowa musi być prowadzona chronologicznie, w sposób rzetelny, odzwierciedlający stan rzeczywisty. Zapis ma być aktualny i bezbłędny, dlatego musi być sprawdzany. Wpisu dokonuje się w dniu zdarzenia. Udokumentowanie zapisów ma umożliwiać identyfikację dowodów na każdym etapie przetwarzania danych.

Dla niektórych podmiotów ustawa o rachunkowości przewiduje konieczność corocznego sporządzania sprawozdań finansowych. Dzięki zapisom w księdze możliwe jest sporządzanie raportów i sprawozdań finansowych. Na jej podstawie dokonuje się rozliczeń i sporządza deklaracje podatkowe.

Składniki księgi rachunkowej

Na księgi rachunkowe składają się: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, inwentarz, zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.

W dzienniku umieszcza się chronologiczny spis zdarzeń występujących we wskazanym okresie sprawozdawczym. Są one ponumerowane i oznaczone. Suma zapisów musi zgadzać się z wszystkimi zapisami na kontach syntetycznych łącznie. W przeciwnym razie występuje błąd.

Konta syntetyczne to konta księgi głównej, natomiast konta analityczne to konta ksiąg pomocniczych. Służą one do rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Stosuje się zasadę podwójnego zapisu. Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych sporządza się w celu sprawdzenia zgodności z zestawieniem sald księgi głównej i potwierdzenia prawidłowości zasady podwójnego zapisu.

Kolejnym składnikiem ksiąg jest inwentarz. Sporządzają go podatnicy, którzy w danym roku przeszli z księgowości uproszczonej na pełną. Jest to wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją.

Chociaż prowadzenie ksiąg rachunkowych jest skomplikowane i dla wielu podmiotów obowiązkowe, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się dobrowolnie na taką formę rachunkowości. Jest to świadomy wybór, pozwalający na bieżąco kontrolować kondycję firmy.