Agile – na czym polega metodologia zwinnego zarządzania projektami?

Elastyczność, zdolność do adaptacji oraz ciągłe doskonalenie są niezbędne, aby utrzymać przewagę na rynku. Dowiedz się, co to jest Agile. W jaki sposób metoda zwinnego zarządzania projektami może podnieść zadowolenie klienta oraz efektywność zespołu? Poznaj metodologię, która kryje się za tą ideą. W jaki sposób może ona pomóc Twojej firmie?

Agile – co to jest?

Według definicji Agile to podejście do zarządzania, które stawia na zwinność, elastyczność oraz skupienie się na kliencie. Metoda ma iteracyjny charakter, który pozwala zaplanować proces na wiele mniejszych kroków. Umożliwia zwiększenie efektywności i szybkie reagowanie na zmiany.

Można powiedzieć, że Agile pokazuje, jak „zjeść słonia po kawałku”, a nie w całości, co ma miejsce w przypadku tradycyjnych metod zarządzania.

Agile stoi w opozycji do metod, które opierają się na sztywnym planowaniu. W metodologii zwinnego zarządzania zespoły współpracują ze sobą, oraz klienta, umożliwiając szybsze dostosowanie się do jego potrzeb i oczekiwań. Pozwalają także do wprowadzania zmian i nowych informacji, które mogą pojawiać się w trakcie realizacji projektów. Przyjrzymy się bliżej historii Agile, aby zrozumieć ideę, która za nią stoi.

Historia Agile

Historia Agile sięga jeszcze lat 90. ubiegłego wieku. Zaczęto wtedy dostrzegać problemy oraz ograniczenia związane z tradycyjnym, kaskadowym podejściem do zarządzania. Nie były one w stanie sprostać dynamicznie zmieniającym się branżom takich jak IT, gdzie tworzenie oprogramowania wymaga ciągłych zmian i adaptacji do nowych warunków. Rozwiązanie przyniosły praktyki Agile.

Zanim to się jednak stało, niezbędne były poszczególne kamienie milowe. Jednym z nich był System Produkcyjny Toyoty (TPS), który powstał po drugiej wojnie światowej. Polegał na minimalizowaniu marnotrawstw, w celu zwiększenia efektywności pracy. Tak też narodził się Lean Management. Autorem tego pojęcia był John Krafcik, który opisał ten system w artykule „Sloan Management Review” z 1988 roku.

Kluczowa była również praca dwóch profesorów z Japonii – Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nona. Napisali oni artykuł „The New Product Development Game” opublikowany na łamach „Harvard Business Review”. Dał on podwaliny do metody Scrum. Została ona oficjalnie sformalizowana w 1995 roku, kiedy przedstawiono referat „Scrum Development Process” na konferencji Association for Computing Machinery.

Niedługo później, już w 2001 roku, stworzono Manifest Agile, czyli manifest zwinnego wytwarzania oprogramowania. Był on deklaracją wspólnych zasad, które były wykorzystywane do tworzenia oprogramowania.

W kolejnych latach metodologia Agile była stosowana nie tylko w branży IT, ale także w innych sektorach. Zaczęto dostrzegać liczne korzyści płynące z elastycznego i podejścia do zarządzania opartego na ludziach, satysfakcji klienta oraz gotowości na zmiany.

Dzisiaj Agile jest uznawane jako jeden z najefektywniejszych sposobów zarządzania projektami. Umożliwia szybkie dostosowywanie się do nowych warunków, oraz promuje ciągłe doskonalenie i współpracę wewnątrz zespołu. Jego zasady oraz wartości zostały spisane w tzw. Manifesto Agile.

Manifest Agile

W Manifeście Agile możemy odnaleźć 4 główne wartości oraz 12 zasad, które kładą nacisk na ludzi, współpracę, klienta oraz adaptację.

infografika wartości Agile

Oto 4 wartości Agile:

• Ludzie i interakcje mają większe znaczenie niż procesy i narzędzia.
• Działające oprogramowanie jest podstawową miarą postępu i jest ważniejsze niż obszerna dokumentacja.
• Współpraca z klientem ma większą wartość niż negocjowanie umów.
• Adaptacja do zmian jest korzystniejsza niż sztywne trzymanie się planu.

Nie minęło wiele czasu od opublikowania Manifestu Agile, aby ta metoda stała się fundamentem dla wielu organizacji IT, zajmujących się wytwarzaniem oprogramowania, a także tych firm, gdzie dynamika, elastyczność i skupienie się na kliencie są istotne.

Co więcej, metodyka Agile jest fundamentem dla wielu innych metod zwinnego zarządzania projektami, takich jak Scrum, Kanban czy Lean. Ich charakterystykę opisaliśmy w dalszej części artykułu.

Czym jest metodologia Agile?

Agile to nie tylko metodyka, która pozwala zwiększyć efektywność zarządzania projektami. To również cała filozofia i kultura organizacyjna, która stoi za tym procesem. Dzięki niej możliwe jest połączenie zadowolenia klienta, produktywności i dobrej atmosfery w zespole.

Aby lepiej zrozumieć jej charakterystykę, przedstawimy jej najważniejsze zasady i praktyki Agile.

infografika – zasady agile

Iteracyjność

Proces w każdym projekcie Agile jest dzielony na małe części, czyli iteracje. Są one wykonywane w krótkich cyklach, co pozwala na ciągłe doskonalenie oraz dostosowywanie się do zmian. Poszczególne zadania nie są realizowane po kolei, co charakteryzuje tryb kaskadowy, ale często wiele z nich kończy się jednocześnie. Dzięki temu zespół może pracować na całościowym obrazie produktu i w razie potrzeby dostosowywać go do zmieniających się warunków.

Samoorganizujące się zespoły

Członkowie zespołu Agile samodzielnie zarządzają swoją pracą w sposób autonomiczny, nie polegając na sztywnej, tradycyjnej hierarchii. Dzięki temu jego członkowie mogą w swoim zakresie podejmować decyzje dotyczące tego, jak zostanie osiągnięty cel.

Elastyczność na każdym etapie

Zamiast ślepo trzymać się ustalonego planu, zespoły Agile są elastyczne i dostosowują swoje cele w wyniku zmieniających się okoliczności.

Klient odgrywa kluczową rolę

Agile angażuje klienta przez cały proces. Zajmuje on centralną rolę, dzięki czemu zespół może dostosowywać projekt do jego potrzeb.

Ciągłe doskonalenie

Członkowie zespołu Agile regularnie przeglądają wyniki swojej pracy, aby znaleźć obszary, które można zmienić oraz ulepszyć w celu osiągnięcia jak najwyższej jakości.

Dzięki takim zasadom, podejście Agile sprzyja tworzeniu produktów, które są dostosowane do potrzeb klienta, a jednocześnie adaptują się do zmieniających się warunków.

Różnice między Waterfall a Agile

Waterfall to klasyczne podejście do zarządzania projektami, które opiera się na kaskadowej realizacji zadań. Jest przeciwieństwem do świeższej metody Agile, która wyszła naprzeciw szeregowemu wykonywaniu celów. Oto najważniejsze różnice:

• Szeregowość a iteracyjność – w przypadku Waterfall, każdy etap musi być zakończony zanim rozpocznie się następny. Z kolei metoda Agile polega na iteracyjnym podejściu, gdzie realizuje się równolegle poszczególne części projektu.
• Adaptacyjność – podejście Waterfall ogranicza możliwość wprowadzenia zmian po zakończeniu planowania. Natomiast jedną z wartości Agile jest elastyczność na każdym etapie procesu.
• Zaangażowanie klienta – Waterfall angażuje klienta głównie podczas początkowych etapów. Metodyka Agile zaś promuje zaangażowanie go przez cały czas trwania projektu.

Na tym przykładzie doskonale widać, jak podejście Agile wypada na tle tradycyjnych rozwiązań. A co z innymi metodami takimi jak Scrum, Kanban czy Lean?

Czy wiesz, że posiadanie terminala płatniczego doskonale świetnie łączy się z ideą SCRUM i Agile? Dlaczego tak jest dowiesz z następnych akapitów!

Jakie są popularne metody Agile?

Praktyki Agile to filozofia i sposób zarządzania projektami, który ma być jak najbardziej efektywny oraz zwinny. Na niej są oparte różne techniki takie jak metoda Scrum, Kanban czy Lean. Czym się one charakteryzują?

Scrum

Metoda Scrum to jedna z najpopularniejszych i najczęściej stosowanych form Agile. Stawia ona na metodę małych kroczków, pracę zespołową oraz przypisanie konkretnych obowiązków dla poszczególnych ról w zespole. Wyróżnia się m.in.:

• Konkretne role członków zespołów pracujących – Scrum Master, Product Owner i zespół deweloperski. Agile zaś nie wyróżnia osobnych ról dla osób, które mają nadzorować proces;
• Sprintami – poszczególne etapy wykonuje się w sprintach, czyli w stałych cyklach, które trwają najczęściej od dwóch do trzech tygodni. W przypadku Agile nie były one tak precyzyjnie określone;
• Ceremoniami Scrum – to narzędzia, które ułatwiają zarządzanie projektem, takie jak planowanie sprintu (Sprint Planning), codzienne spotkania Scrum (Daily Scrum), przegląd sprintu (Sprint Review) i retrospektywa sprintu (Sprint Retrospective).

Kanban

Jest japońską metodą zarządzania procesami, a jednocześnie opiera się na zbiorze praktyk Agile. Skupia się na wizualizacji procesów pracy, które pozwalają na lepsze zarządzanie przepływem pracy i ograniczenie ilości pracy w toku. Wyróżnia się ona:

• Tablicami Kanban – polegają one na wizualizacji pracy oraz pokazaniu wszystkich zadań na każdym etapie projektu.
• Work in progress – aby uniknąć przeciążenia zespołu, ustawia się ograniczoną ilość pracy, aby móc się skoncentrować na ukończeniu celu.
• Optymalizacją procesu pracy – opiera się na informowaniu, planowaniu, rozdziale i kontroli poszczególnych zadań.
• „7 razy żadne” – jedną z zasad Kanban jest doprowadzenie do sytuacji, w której nie ma żadnych: zapasów, braków, opóźnień, kolejek, bezczynności, zbyt złożonych czynności czy przemieszczeń.

Lean

Lean to inna forma podejścia Agile, która również wywodzi się z Japonii, a dokładnie z procesów produkcyjnych Toyoty. Jest zestawem zasad, które skupiają się na usuwaniu wszelkiego rodzaju marnotrawstwa np. zasobów, czasu. Promuje ciągle doskonalenie, optymalizację oraz szacunek dla ludzi. Dzięki temu pomaga wypracować wydajniejszy proces produkcyjny.

Główne cechy Lean to:

• Eliminacja marnotrawstwa – pozwala na skupienie całej uwagi na realizacji celów bez marnotrawstwa cennych zasobów;
• Optymalizacja procesów – podobnie jak Agile polega na ciągłym doskonaleniu, aby podnosić efektywność a zmniejszać straty.

Chociaż każda z tych metod wyróżnia się unikalnymi cechami, mają one wspólny cel: sprawne zarządzanie projektami przy zwiększeniu efektywności oraz zadowolenia klienta. O czym jednak warto wiedzieć, zanim zdecydujemy się na wdrożenie jednej z metod opartej na Agile.

Co warto wiedzieć przed wdrożeniem Agile do organizacji?

Agile, a także inne metodyki zwinnego zarządzania, cieszą się dużym zainteresowaniem wśród organizacji na całym świecie. Zanim jednak zdecydujemy się na wybraną metodę, warto przyjrzeć się naszej firmie, zwłaszcza jej pracownikom oraz realizowanym projektom.

Przeszkody do wdrożenia Agile

Zmiana podejścia wiąże się z wieloma wyzwaniami, o których możemy nie zdawać sobie sprawy na początku. Badania wskazują na 5 głównych przeszkód wdrożenia Agile:

• organizacyjnych – wielkość firmy czy kultura organizacji;
• behawioralnych – relacje z klientami, podejście do pracy zespołowej, brak kompetencji;
• procesowych – problemy z planowaniem projektów według metodyki Agile;
• technicznych – nieodpowiednia technologia lub niewystarczające narzędzia do zwinnej realizacji projektu;
• związanych z zakresem projektu – charakterystyka realizowanych projektów.

Zwróć bowiem uwagę, że firmy, w których pracuje niewielu pracowników, mogą nie być w stanie zebrać odpowiednich zespołów, które mogłyby pracować nad poszczególnymi zadaniami. Co więcej, nie każdy projekt wymaga pracy zespołowej. Niektóre z nich mogą być realizowane przez indywidualnych pracowników. Dlatego warto upewnić się, czy dana metodyka sprawdzi się w danym momencie rozwoju organizacji.

Niemniej jednak firmy, które postanowiły pracować zgodnie z metodologią Agile, zaobserwowały liczne korzyści. Wyższa wydajność, lepsza jakość pracy czy elastyczność zespołu to tylko niektóre przykłady zalet, jakie wiązały się z wprowadzeniem nowego sposobu zarządzania. 

Warto pamiętać, że wspomniane ograniczenia są indywidualne dla każdej firmy. Znając jednak wady i zalety tej metodologii, prościej nam będzie podjąć słuszną decyzję.

Jakie są wady i zalety metodyki Agile?

Sformułowanie metodyki Agile przyniosło świeże podejście do zarządzania projektami. Ma jednak ona swoje wady oraz zalety, o których warto wiedzieć już na samym początku. Omówimy je pokrótce.

Zalety Agile

Wprowadzenie do organizacji metodyki Agile może przynieść wiele korzyści. Wśród najczęściej wymienianych znajdują się:

• krótszy czas realizacji projektu, w szczególności pierwszych funkcjonalności produktu;
• elastyczność nawet w późniejszych fazach projektu;
• dostosowanie produktu do oczekiwań klienta
• lepsza komunikacja w zespole;
• doskonalenie procesów;

Wady Agile

Tak jak każde rozwiązanie, metoda Agile niesie ze sobą pewne wady. Są one przede wszystkim związane z trudnościami z wdrożeniem oraz realizacją metody iteracyjnej. Są to np.:

• nie jest odpowiedni dla niewielkich projektów;
• trudności w planowaniu określonych celów oraz zadań;
• ze względu na elastyczność Agile, projekt może ciągle się rozrastać;
• może wymagać większych zasobów oraz czasu, zwłaszcza podczas wdrażania Agile.

Ostatecznie decyzję o wyborze metody zarządzania warto podjąć w oparciu o charakterystykę swojej firmy. Rozwiązanie, które zostanie sztywno narzucone w niesprzyjających warunkach, nie będzie skuteczne. Dlatego warto pamiętać o elastyczności i gotowości na zmianę, na czym stoi właśnie metoda Agile.

Podsumowanie informacji o Agile

Zmiana to jedyna pewna rzecz na świecie. Nie inaczej jest w zarządzaniu projektami. Z tego powodu metoda Agile pozwala osiągać jeszcze lepsze wyniki, a także satysfakcję z pracy. Jej wdrożenie do organizacji niesie ze sobą wiele zalet. Znając jej dokładną specyfikę, możesz podjąć świadomą decyzję o jej implementacji do firmy. Pamiętaj, że najtrudniejsze są początki i nauka nowego sposobu postępowania. Bądź jednak gotowy na zmianę oraz efekty.

Źródła: Zakrzewska, Małgorzata & Jarosz, Szymon & Sołtysik, Mariusz. (2020). Czynniki sprzyjające i bariery wdrożenia Agile w przedsiębiorstwach.