Odmowa udzielenia urlopu – czy pracodawca może, a jeśli tak to kiedy?

Każdy pracodawca oraz pracownik w Polsce ma obowiązek przestrzegać zapisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Można w niej znaleźć najważniejsze informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Zgodnie z art. 152 osobom pozostającym w stosunku pracy przysługuje coroczny, nieprzerwany oraz płatny odpoczynek od pełnionych obowiązków, który nazywa się urlopem.

Jeżeli pracownik rozpoczyna swoją karierę i jest to jego pierwsze zatrudnienie, wówczas za każdy przepracowany miesiąc otrzymuje do wykorzystania 1/12 dni wolnych, które zostaną mu przydzielone po roku. W przypadku osób pracujących krócej niż 10 lat urlop wynosi 20 dni, w innych przypadkach przysługuje 26 dni. Tyle wynosi w Polsce wymiar urlopu.

Ponadto jeden z okresów wypoczynku powinien trwać nieprzerwanie 14 dni.

Kodeks pracy art. 161 zobowiązuje również pracodawcę do umożliwienia skorzystania z dni wolnych w roku, w którym pracownik uzyskał do nich prawo. Jednak w takim przypadku osoba zatrudniona musi złożyć pisemny wniosek. Na podstawie dostarczonych pism, jednocześnie zapewniając firmie prawidłowe funkcjonowanie, ustala się plan urlopów. Jego zatwierdzenie jest wiążące dla obu stron. Taki harmonogram nie będzie potrzebny w przypadku pracodawcy działającego poza zakładową organizacją związkową.

Odmowa udzielenia urlopu

Jednak w wyjątkowych sytuacjach może nastąpić odmowa udzielenia urlopu w terminie podanym we wniosku pracownika. Jest to możliwe, jeżeli jego nieobecność skutkowałaby poważnymi problemami w utrzymaniu normalnego, płynnego toku pracy. W tym przypadku pracodawca powinien zaproponować możliwość skorzystania z dni wolnych w innym dogodnym terminie.

Należy również pamiętać, że w wyjątkowych sytuacjach osoba zatrudniająca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, które wymuszają jego obecność na miejscu pracy. Jeśli pracownik zgodzi się na zmiany w planie urlopów, wówczas odmowa urlopu wypoczynkowego nie musi występować szczególny przypadek.

Kiedy pracodawca może odmówić urlopu? Najczęstsze przyczyny odmowy

Odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może odmówić urlopu, brzmi: tak. Jednak jakie mogą być tego powody?

Kodeks pracy podaje jedynie ogólne stwierdzenia charakteryzujące sytuację, kiedy jest to dopuszczalne. Warto w tym miejscu zacytować brzmienie artykułu na ten temat.

Oto on:

Art. 164. § 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. § 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Jednak na próżno szukać w ustawie konkretnych przykładów sytuacji, w których odmowa urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalna. W takiej sytuacji można bazować wyłącznie na doświadczeniach innych uczestników rynku pracy.

Pierwszym i podstawowym powodem odrzucenia wniosku o urlop lub zmiany decyzji może być dbałość o kondycję oraz prawidłowe funkcjonowanie firmy. Oznacza to, że nieobecność pracownika wpłynie na płynność przedsiębiorstwa. Zdarza się również, że w danym momencie liczba pracowników pozostających w danym momencie na swoich stanowiskach jest po prostu niewystarczająca.

Jakie są inne sytuacje, kiedy pracodawca może odmówić urlopu?

Warto również pamiętać, że pracownik ma prawo do skorzystania z urlopu na żądanie.

Umożliwia ono wystosowanie prośby o cztery dni wolne w terminach nieuwzględnionych we wcześniej ustalonym harmonogramie. Jednak w takim przypadku należy zachować termin złożenia odpowiedniego wniosku o urlop na żądanie lub poinformowania pracodawcy o tym w inny sposób najpóźniej w tym samym dniu, ale przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli pracownik nie przestrzega tych ograniczeń, wówczas może nastąpić odmowa udzielenia urlopu.

Pracodawca ma po prostu prawo odrzucić żądanie nieplanowanego dnia wolnego. Ponadto może wystąpić sytuacja, kiedy przełożony stwierdzi, że daną sytuację można było przewidzieć i uprzedzić wcześniej o planowanym dniu wolnym. Możliwość wnioskowania o dodatkowy urlop na żądanie występuje jedynie w nagłych przypadkach.

Co może zrobić pracownik w przypadku odmowy udzielenia urlopu?

Podstawowym prawem przysługującym pracownikowi, kiedy nastąpi odwołanie go z urlopu lub przesunięcie jego terminu, jest otrzymanie zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z tą sytuacją.

Przykładem mogą być opłaty za rezerwację wakacji, niewykorzystane bilety lotnicze oraz inne wydatki.

Mówi o tym art. 167 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Odwołanie należy traktować jako obowiązek służbowy. Jednak kiedy osoba zatrudniona nie zgadza się z decyzją pracodawcy i ma wątpliwości co do jej słuszności, istnieje możliwość złożenia sprzeciwu i dochodzenia swoich praw przed sądem pracy. W takiej sytuacji zatrudniający musi udowodnić, że odmowa urlopu wypoczynkowego była konieczna oraz uzasadniona. Dlatego też pracodawca powinien podejmować takie kroki świadomie i wyłącznie w szczególnych sytuacjach opisanych powyżej.

Jeśli sąd uzna rację pracownika, wówczas może on skorzystać z urlopu w pierwotnie wyznaczonym terminie. Wyjątek dotyczy urlopu bezpłatnego. W tej kwestii wszystko zależy od pracodawcy. Może on zarówno odmówić, zmienić termin, jak i przyznać prawo do skorzystania z dni wolnych od pracy.

Jednak należy pamiętać, że są sytuacje, kiedy pracodawca nie ma prawa do odmowy lub zmiany terminu dni wolnych od pełnienia obowiązków służbowych. Dotyczy to między innymi urlopu: macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz wychowawczego. Odmowa urlopu wypoczynkowego nie może nastąpić także w przypadku młodocianych pracowników spełniających obowiązek szkolny, którzy chcą skorzystać z wolnego w trakcie ferii.