Controlling – czym jest i kiedy warto go stosować w firmie?

Controlling co to?

Odpowiedni system zarządzania to klucz do sukcesu firmy, który pozwoli uniknąć poważnych błędów oraz dążyć do rozwoju przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku braku doświadczenia przedsiębiorców lub dużych firm może to nie wystarczyć. Dlatego niemal standardem staje się controlling w przedsiębiorstwie.

Jest to proces strategicznego i operacyjnego zarządzania firmą, który obejmuje jej całą strukturę. Aby controlling spełniał swoje wszystkie zadania, powinien być skoordynowany, zintegrowany oraz dodatkowo wspierany komputerowo. Określony stopień automatyzacji pozwala zadbać o dodatkową kontrolę i uniknięcie nawet drobnych błędów.

Wbrew pozorom fundamentami controllingu jest nie tylko kontrola, ale również planowanie, kierowanie, organizowanie i motywowanie. Koordynacja planowania polega na wyznaczeniu celów danej firmy. Warto zaznaczyć, że w zależności od charakteru i sytuacji działalności będą się one różnić. Kontrola obejmuje prace dotyczące porównania stanu faktycznego z tym, co zostało zaplanowane. Z kolei kierowanie obejmuje działania korygujące, które mają doprowadzić do zbliżenia stanu faktycznego do wyznaczonych celów. Pod określeniem organizowanie kryje się dbałość o poprawną komunikację między ośrodkami decyzyjnymi. Natomiast motywowanie obejmuje wprowadzenie odpowiedniego wynagrodzenia w zależności od efektywności. Jeżeli controlling w przedsiębiorstwie będzie działał na podstawie tych fundamentów, wówczas przyniesie nie tylko zysk, ale również rozwój firmy oraz stabilną pozycję na rynku.

Controlling

Controlling występuje również w innych formach. Jednak każda z nich skupia się na podobnych celach oraz dbaniu o prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Proces ten można traktować jako połączenie elementów planowania, dyspozycji, kontroli, analizy oraz informacji, co prowadzi do mianowania go nową funkcją zarządzania. Controlling w przedsiębiorstwie może być również utożsamiany z pobudzaniem kadry kierowniczej do podejmowania lepszych decyzji. Opiera się na prowokacji i pomocy. Jak można zauważyć, definicja zawarta w powyższym akapicie łączy te wszystkie elementy, oddając najlepiej kwintesencję controllingu.

Kiedy warto stosować controlling w przedsiębiorstwie?

Controlling w przedsiębiorstwie może pomóc w wyznaczeniu planów długoterminowych i ich wprowadzenie przez określenie oraz realizację celów krótkoterminowych. Wiążą się one z wdrażaniem zmian w wielu działach znajdujących się w danej firmie. Controlling umożliwia wyznaczenie konkretnych zadań i podzielenie ich między jednostki. Wiąże się to również z dostosowaniem i przestrzeganiem budżetu przypisanego do poszczególnych zadań. Decydując się na controlling w przedsiębiorstwie, należy pamiętać o wdrożeniu również charakterystycznych dla niego narzędzi. Wśród nich znajdują się między innymi: rachunek kosztów, próg rentowności, metody kalkulacji kosztów czy też budżetowanie. Dzięki nim, kompleksowej analizie i kontroli przedsiębiorca ma szansę skorygować swoje krótkoterminowe cele, aby zrównoważyć relację między kosztami a przychodami firmy. Jednak wymaga to systematycznej kontroli i podejmowania działań dążących do redukcji zbędnych kosztów.

Controlling a próg rentowności

Próg rentowności umożliwi przedsiębiorstwu wyznaczenie przychodów, jakie należy uzyskać, aby pokryć wszystkie koszty związane z produkcją lub świadczeniem usług. W ten sposób przedsiębiorstwo może uniknąć poważnych problemów finansowych, co wpływa również na relację z kontrahentami i płynność wypłat. Jednak podstawą będzie wprowadzenie odpowiednich działań pozwalających na usprawnienie przebiegu procesów oraz uniknięcie ich zapętleń.

Wszystkie te narzędzia umożliwiają również obliczenie jednostkowego kosztu produkcji danego towaru lub świadczenia usług. Dzięki tej wiedzy przedsiębiorstwo ma szansę na ich obniżenie. Może to zrobić przez rezygnację z niektórych faz produkcji, jeśli z analizy wynika, że jest to korzystniejsze. Dotyczy to zarówno skrócenia czasu produkcji, jak i zmniejszenia ilości wykorzystanych zasobów. Niektóre przedsiębiorstwa mogą podjąć również decyzję o wdrożeniu modernizacji, które pozwolą zwiększyć zysk. Jeśli firmie zależy na zwiększeniu efektywności pracowników, wówczas controlling umożliwi wprowadzenie odpowiedniego systemu nagradzania pracowników oraz realizację wyznaczonych celów.

Zamów terminal płatniczy i przekonaj się, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.

Jakie są zasady controllingu?

Controlling to złożony proces, który wiąże się z przestrzeganiem konkretnych zasad. Dzięki nim możliwa jest realizacja wyznaczonych celów, planów, budżetu firmy oraz założeń dotyczących komunikacji z klientami. Zasady controllingu mogą być ogólne lub szczegółowe. Jednak zawsze dotyczą 5 najistotniejszych kwestii:

1. cele, czyli odpowiedzialność za realizację konkretnych celów dopasowanych do poszczególnych działów i procesów, muszą być one zgodne ze strategią organizacji,
2. przyszłość, czyli dążenie nie tylko do osiągnięcia zysku, ale długoterminowego zwiększenia wartości przedsiębiorstwa, controlling w przedsiębiorstwie ma dostarczać informacji o aktualnej sytuacji firmy oraz możliwościach rozwoju,
3. rynek, czyli skupienie się na rentowności różnych rynków, dopiero wdrażanych i obecnych produktów lub usług, wyznaczenie najlepszych kanałów dystrybucji, a tym samym szukanie oraz wprowadzenia korzystniejszych rozwiązań, dążenie za trendami,
4. klient, czyli analiza kosztów na różnych poziomach: sprzedaż, marketing, logistyka i posprzedaż, za rentownością obecnych i nowych klientów kryją się także koszty ich utrzymania, rozwoju, działań promocyjnych, sprzedaży regionalnej lub ukierunkowanej na konkretne grupy klientów, badanie potrzeb i oczekiwań klienta,
5. wąskie gardła, czyli miejsca w strukturze przedsiębiorstwa stwarzające trudności w krytycznych momentach, controlling ma na celu ich zdefiniowanie oraz usunięcie.

Controlling w przedsiębiorstwie i jego zadania

Wymienione zasady controllingu uwzględniają również jego ogólne zadania. Jednak należy zwrócić uwagę, że u podstaw każdego z nich leży przede wszystkim gromadzenie danych i prognozowanie przyszłości. Dzięki nim możliwy jest etap planowania, bez którego kolejne fazy będą niemożliwe. Zdobycie informacji na temat rynku, klienta oraz wąskich gardeł pozwoli zdefiniować odpowiednie plany, cele. Na podstawie zdobytych informacji mogą zostać wykryte zbyt wysokie koszty, procesy powodujące straty finansowe czy też konieczność wprowadzenia systemu motywacyjnego. Dlatego też następnym etapem powinno być wdrożenie odpowiednich działań, które mają na celu wyeliminować kosztowne procesy, wprowadzić nowe rozwiązania, produkty oraz dopasować ofertę do potrzeb i oczekiwań klientów. Controlling skupia się na:

1. krótkoterminowych celach związanych z odnotowaniem wzrostu zysków w krótkim czasie,
2. długoterminowych planów związanych ze stopniowym wzrostem wartości przedsiębiorstwa, jest to związane z otoczeniem i rozwojem firmy.