Duplikat faktury – czym jest i jak go wystawić?

Zdarza się, że dokumenty księgowe znikają w niewyjaśnionych okolicznościach – zagubione w gąszczu biurowych papierów, przypadkowo zniszczone czy po prostu niedostarczone do nabywcy. Co wtedy? Czy brak faktury VAT może wpłynąć na odliczenia podatku VAT bądź konsekwencje podatkowe? Tu z pomocą przychodzi duplikat faktury – wierna kopia pierwotnej faktury, która ma moc odtworzenia zapisu transakcji. Wystawienie duplikatu faktury to nie tylko techniczna formalność, ale także sposób na zabezpieczenie przedsiębiorcy przed nieprzewidzianymi komplikacjami księgowymi. Aby uniknąć problemów, warto wiedzieć, kiedy powstaje obowiązek wystawić duplikat faktury, w jakiej formie pisemnej należy to zrobić oraz jakie ma to znaczenie w kontekście zaksięgowania duplikatu faktury w urzędzie skarbowym i złożonych wcześniej deklaracjach VAT.

Duplikat faktury – kiedy go wystawić?

Duplikat faktury to wierna kopia oryginalnego dokumentu księgowego, który został pierwotnie wystawiony w momencie dokonania sprzedaży towaru lub świadczenia usługi. Pełni funkcję pisemnego dowodu zawartej transakcji handlowej i może zostać wydany na żądanie nabywcy w ściśle określonych sytuacjach. Jego wystawienie nie powoduje ponownego powstania obowiązku podatkowego, ale jest istotnym elementem w procesie ewidencji księgowej, mającym wpływ na zaksięgowanie duplikatu faktury oraz konsekwencje podatkowe dla obu stron transakcji.

W jakiej sytuacji przedsiębiorca może wystawić duplikat FV?

Nabywca towaru bądź usługobiorca ma prawo wystąpić o wystawienie duplikatu faktury w przypadku jej zagubienia, zniszczenia lub sytuacji, w której oryginał faktury został utracony w inny sposób. Przedsiębiorca, na wniosek nabywcy, jest zobowiązany do odtworzenia faktury pierwotnej i wystawienia jej kopii, zachowując wszelkie dane zawarte w oryginalnym dokumencie, takie jak numer, datę wystawienia, kwoty oraz informacje dotyczące podatku VAT. Wystawienie duplikatu może nastąpić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej, a jego otrzymanie przez kontrahenta nie zmienia obowiązków podatkowych ani nie wpływa na pierwotne terminy płatności. Jeśli faktura ulegnie zniszczeniu lub zostanie zagubiona, przedsiębiorca może skorzystać z programów do rozliczeń online, które przechowują historię dokumentów księgowych, lub odwzorować treść faktury pierwotnej na podstawie posiadanych kopii bądź zapisów księgowych.

Znasz program „Polska Bezgotówkowa”? Sięgnij po bezpłatny terminal płatniczy i zdobądź pewność, że Twoja firma prosperuje, osiągając najwyższy stopień jakości!

Jak wystawić duplikat faktury?

Jeśli korzystamy z programów do fakturowania, wystawienie duplikatu faktury VAT jest szybkie i intuicyjne. Większość systemów księgowości internetowej oferuje możliwość automatycznego wygenerowania duplikatu już wystawionej faktury, co znacznie ułatwia proces dokumentowania transakcji handlowych. W takich programach zazwyczaj dostępne są funkcje edycji faktury, jej korekty, wystawienia podobnego dokumentu oraz opcja wygenerowania duplikatu faktury VAT na wniosek nabywcy. Takie rozwiązania pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentami księgowymi i uniknięcie problemów związanych z zagubieniem lub zniszczeniem oryginału faktury.

Fakturę duplikat można również wystawić ręcznie, jeśli przedsiębiorca nie korzysta z dedykowanego oprogramowania. Wiele firm przygotowuje wzory faktur w arkuszach kalkulacyjnych, takich jak Excel czy Google Sheets, co pozwala na szybkie odwzorowanie pierwotnego dokumentu. Ważne jest, aby duplikat faktury wiernie odzwierciedlał oryginał, jednak z uwzględnieniem dwóch istotnych różnic – każda faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz „Duplikat” oraz aktualną datę wystawienia. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., które precyzyjnie określają warunki, w jakich należy wystawić duplikat faktury oraz jego wpływ na obowiązki podatkowe. Dodatkowo, zaksięgowanie duplikatu faktury powinno odbyć się zgodnie z dotychczasowymi zasadami ewidencji, aby uniknąć konsekwencji księgowych wynikających z błędów w dokumentacji podatkowej.

Faktura duplikat – kto może ją wystawić?

W przypadku konieczności wystawiania duplikatu faktury nie obowiązują rygorystyczne obostrzenia, a procedura ta jest stosunkowo prosta i zgodna z ogólnymi zasadami dotyczącymi dokumentów księgowych. Tak samo jak fakturę pierwotną, duplikat faktury VAT może wystawić: przedsiębiorca, uprawniony sprzedawca, wyznaczony pracownik, a także współpracujące biuro rachunkowe czy zewnętrzna księgowość. Istotne jest jednak, aby wystawiony duplikat faktury wiernie odzwierciedlał dane zawarte w fakturze pierwotnej oraz spełniał wszystkie wymogi podatkowe, w tym uwzględniał aktualną datę wystawienia oraz oznaczenie „Duplikat”. Warto również odnieść się do zapisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które precyzyjnie określają, w jakich przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek wystawić duplikat faktury oraz jakie konsekwencje podatkowe mogą wyniknąć z tej czynności. Szczegółowe regulacje znajdują się w art. 106l tej ustawy:

„W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
   a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy […]”

Dzięki tym przepisom zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają możliwość uzyskania duplikatu faktury w przypadku jej zagubienia, zniszczenia lub utraty, co zabezpiecza interesy obu stron transakcji oraz pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku VAT.

Kto nie może wystawiać duplikatu faktury?

Nie każda osoba ani każdy podmiot ma uprawnienia do wystawienia duplikatu faktury, nawet jeśli dokument ten został: zagubiony, uszkodzony albo uległ zniszczeniu. Wystawienie duplikatu faktury VAT wymaga spełnienia określonych warunków i posiadania dostępu do danych zawartych w oryginalnym dokumencie. Istnieją jednak podmioty, które nie mają prawa do wystawienia takiego dokumentu, co wynika zarówno z regulacji prawnych, jak i zasad rachunkowości oraz ewidencji podatkowej.

Do wystawienia duplikatu faktury VAT nie są uprawnione następujące osoby oraz podmioty:

• były pracownicy firmy wystawiającej fakturę – osoby, które wcześniej były zatrudnione w przedsiębiorstwie, ale nie mają już formalnego związku z firmą, nie mają prawa do wystawiania duplikatów faktur, nawet jeśli posiadają dostęp do dokumentacji księgowej sprzed odejścia,
• instytucje niepowiązane z transakcją handlową – urzędy, organizacje pozarządowe czy inne podmioty, które nie brały udziału w zawartej transakcji, nie mogą wystawić duplikatu faktury, ponieważ nie mają dostępu do oryginału faktury ani jej danych księgowych,
• klienci końcowi nieprowadzący działalności gospodarczej – osoby fizyczne, które dokonały zakupu jako konsumenci, nie mogą wystawić duplikatu faktury, ponieważ nie są uprawnione do prowadzenia ewidencji dokumentów księgowych,
• księgowość zewnętrzna bez upoważnienia – biura rachunkowe obsługujące firmę, ale nieposiadające stosownego pełnomocnictwa do wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorcy, nie mogą samodzielnie sporządzić duplikatu faktury VAT,
• nabywcy nieposiadający oryginału faktury – jeśli nabywca utracił fakturę i nie ma możliwości jej odtworzenia na podstawie dokumentacji sprzedawcy, nie może samodzielnie wygenerować jej duplikatu,
• osoby trzecie bez upoważnienia – osoby niepowiązane bezpośrednio z firmą, które nie są jej pracownikami ani upoważnionymi przedstawicielami, nie mogą wystawiać duplikatu faktury VAT, nawet jeśli posiadają kopię oryginału faktury,
• urząd skarbowy oraz inne instytucje podatkowe – organy administracji skarbowej mają prawo kontrolować poprawność wystawiania faktur i ich ewidencji, jednak same nie mogą wystawić duplikatu faktury na rzecz podatnika.

Zrozumienie, kto nie ma prawa do wystawienia duplikatu faktury, jest nieodzowne dla uniknięcia błędów księgowych i konsekwencji podatkowych. W przypadku zagubienia bądź zniszczenia oryginału faktury nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy albo podmiotu uprawnionego do wystawienia duplikatu, aby ten zgodnie z obowiązującymi przepisami przygotował odpowiedni dokument księgowy.

W jaki sposób zaksięgować duplikat faktury?

Faktura pierwotna zawsze pełni funkcję dokumentu księgowego, który potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży i określa zobowiązania podatkowe. Jak jednak prawidłowo zaksięgować duplikat faktury? Przepisy przewidują taką możliwość, a jego wystawienie staje się podstawą do ewidencji w księgach rachunkowych. W sytuacji, gdy oryginał faktury zaginie, nie dotrze do nabywcy bądź ulegnie zniszczeniu, to duplikat faktury VAT przejmuje rolę dokumentu źródłowego, na podstawie którego można dokonać prawidłowego księgowania. W takim przypadku duplikat rozlicza się w taki sam sposób jak fakturę pierwotną, pod warunkiem że faktura nie została wcześniej ujęta w rejestrze księgowym.

Obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT pozostaje niezmienny i jest powiązany z datą wystawienia duplikatu. Zasada ogólna mówi, że VAT powstaje w momencie wystawienia faktury, jednak w przypadku duplikatu może nastąpić przesunięcie terminu odliczenia podatku VAT. Jeśli duplikat faktury VAT został wystawiony w związku z zaginięciem oryginalnego dokumentu i nabywca nigdy nie otrzymał pierwotnej faktury, to moment odliczenia podatku będzie zgodny z datą powstania duplikatu. Natomiast gdy duplikat stanowi jedynie kopię faktury, która została już wcześniej dostarczona, ale np. uległa zniszczeniu, obowiązek podatkowy i możliwość odliczenia VAT pozostają bez zmian – odnoszą się one do daty wystawienia pierwotnej faktury. W takich przypadkach należy sprawdzić, czy konieczne będzie skorygowanie wcześniejszych deklaracji VAT, a także uwzględnić konsekwencje księgowe, jakie wynikają z ponownego wystawienia dokumentu księgowego.

Faktura duplikat – kiedy nie ma obowiązku wystawienia?

Jeśli faktura pierwotna zaginęła po stronie wystawcy, nie powstaje formalny obowiązek wystawienia duplikatu faktury, ponieważ oryginał faktury wciąż figuruje w dokumentach księgowych przedsiębiorcy. Duplikat faktury wystawia się wyłącznie na wyraźne żądanie nabywcy towarów bądź usług, który nie posiada oryginalnego dokumentu potwierdzającego transakcję handlową. W takiej sytuacji zasady księgowania nie ulegają zmianie, a faktura wystawiona ponownie stanowi jedynie odwzorowanie pierwotnej faktury, bez wpływu na obowiązek podatkowy czy korekty deklaracji VAT.

Co jednak w przypadku, gdy sprzedawca lub usługodawca odmawia wystawienia duplikatu faktury VAT, pomimo wyraźnej prośby nabywcy? Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami podatkowymi wystawienie faktury to obowiązek przedsiębiorcy. Jeśli sprzedawca nie wystawi dokumentu albo odmówi jego wydania nabywcy, narusza przepisy prawa podatkowego i może ponieść konsekwencje księgowe oraz odpowiedzialność skarbową. Taka sytuacja nierzadko prowadzi do uznania działania przedsiębiorcy za wykroczenie skarbowe albo nawet przestępstwo skarbowe, co skutkuje sankcjami na gruncie prawa podatkowego.

Duplikat faktury wzór

Aby duplikat faktury mógł spełniać swoją funkcję jako dokument księgowy oraz potwierdzenie pierwotnej transakcji handlowej, powinien zawierać ściśle określone dane. Jego struktura musi odpowiadać fakturze pierwotnej, jednak z uwzględnieniem elementów wskazujących, że jest to faktura wystawiona ponownie. Prawidłowo sporządzony duplikat faktury umożliwia odliczenia podatku VAT, zaksięgowanie duplikatu oraz rozliczenie zobowiązań podatkowych, a także pełni funkcję dowodu zakupu w przypadku zagubienia bądź zniszczenia dokumentów.

Jakie elementy powinien zawierać duplikat faktury?

• data ponownego wystawienia duplikatu faktury – określa moment wystawienia dokumentu, który został ponownie wygenerowany w związku z koniecznością wystawienia duplikatu,
• dane nabywcy oraz sprzedawcy – powinny obejmować pełną nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP), co zapewnia zgodność dokumentu z wymogami księgowymi,
• faktura pierwotna z oznaczeniem „Duplikat” – duplikat faktury VAT musi zawierać pierwotny numer faktury oraz dopisek „Duplikat”, np. Faktura numer 1/06/2019 – Duplikat, co jednoznacznie wskazuje na ponowne wystawienie dokumentu,
• forma płatności – określa sposób, w jaki dokonano zapłaty za fakturowaną usługę bądź towar (np. przelew bankowy, gotówka, karta płatnicza),
• informacje o terminie płatności i dacie dostawy – element opcjonalny, lecz istotny dla ustalenia zobowiązań księgowych oraz wydłużenia terminu płatności w niektórych sytuacjach wystawienia duplikatu,
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia faktury – w przypadku faktur wystawianych w formie pisemnej dokument powinien zawierać podpis osoby uprawnionej do jego wystawienia.
• pozycje faktury – nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto, wartość netto, stawka VAT, wartość brutto – elementy te muszą odzwierciedlać dane zawarte w fakturze pierwotnej, aby dokument spełniał funkcję dowodu zakupu,
• podsumowanie wartości transakcji wraz z kwotą do zapłaty brutto – duplikat faktury VAT powinien zawierać podsumowanie wszystkich pozycji, w tym wartości netto, wysokości podatku VAT oraz kwoty brutto,
• słowny zapis kwoty do zapłaty – obowiązkowy element, który zabezpiecza dokument przed ewentualnymi błędami w wartości liczbowej faktury.

Odpowiednio sporządzony duplikat faktury pozwala na prawidłowe ujęcie dokumentu w rejestrze księgowym i deklaracjach VAT oraz umożliwia jego prawidłowe zaksięgowanie w przypadku zaginięcia oryginału faktury. Jest to prymarny dokument w sytuacji konieczności wystawienia duplikatu, który potwierdza zawartą transakcję handlową oraz wpływa na konsekwencje księgowe oraz podatkowe zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.

W jaki sposób dostać duplikat faktury?

Nie istnieją ścisłe regulacje prawne określające procedurę, którą należy zastosować, aby skutecznie uzyskać duplikat faktury od jej wystawcy. W wielu przypadkach wystarczające jest porozumienie ustne pomiędzy stronami transakcji, choć dla zachowania pełnej przejrzystości i zgodności z zasadami księgowości zaleca się, aby wniosek o wystawienie duplikatu faktury został sformułowany w formie pisemnej, na przykład w wiadomości e-mail. Otrzymanie duplikatu faktury VAT powinno zostać uzgodnione wspólnie pomiędzy sprzedawcą towaru lub usług a nabywcą, który z różnych przyczyn utracił oryginalny dokument, a także potrzebuje jego ponownego wystawienia dla: celów księgowych, odliczenia VAT bądź rozliczenia podatku dochodowego.

W kwestii dostarczenia duplikatu faktury pierwotnej strony transakcji mają dowolność w wyborze metody przekazu dokumentu. Może to nastąpić w tradycyjnej formie papierowej, przesłanej pocztą, co nadal jest akceptowalną praktyką w wielu przedsiębiorstwach, szczególnie w przypadku dokumentów archiwizowanych w formie fizycznej. Alternatywnie coraz częściej stosowaną opcją jest przesłanie faktury elektronicznej w formacie PDF, który stanowi pełnoprawny dokument księgowy i może być przekazany za pośrednictwem poczty elektronicznej lub specjalistycznych programów księgowych. Taki sposób dostarczenia duplikatu nie tylko przyspiesza cały proces, ale także minimalizuje ryzyko ponownej utraty dokumentu oraz usprawnia jego księgowanie w systemach finansowo-księgowych.

Duplikat faktury – czym jest i jak go wystawić? Podsumowanie

Duplikat faktury to nic innego jak odbicie lustrzane pierwotnego dokumentu – dowód zakupu, który w wyniku zawirowań codzienności uległ zniszczeniu, zagubieniu bądź po prostu nie dotarł do nabywcy. Czy jednak jego wystawienie to jedynie formalność? W rzeczywistości stanowi nieodzowny element systemu księgowego, wpływając na: termin płatności, możliwość odliczenia VAT oraz konieczność korygowania złożonych wcześniej deklaracji VAT. Każdy przedsiębiorca wie, że wystawienie duplikatu faktury nie jest wyborem, a obowiązkiem – jego brak może pociągnąć za sobą konsekwencje księgowe, a nawet podatkowe. To dlatego duplikat musi wiernie odwzorowywać fakturę pierwotną, zawierać niezbędne dane, takie jak: numer oryginalnego dokumentu, datę wystawienia oraz słowo „ duplikat”, a także być właściwie zaksięgowany zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Wystawić go może podatnik lub upoważniona do tego osoba trzecia, a jego otrzymanie przez nabywcę jest często nieodzowne dla prawidłowego ujęcia transakcji handlowej w ewidencji księgowej. Czy więc można sobie pozwolić na jego brak? W żadnym wypadku – w celu wystawienia duplikatu faktury musimy mieć na względzie, że jest to dokument, który w świecie księgowości nie tylko stanowi zabezpieczenie, ale i gwarancję prawidłowego rozliczenia podatku VAT oraz zachowania porządku w rejestrze transakcji.