Duplikat faktury – czym jest i jak go wystawić?

Duplikat faktury – kiedy go wystawić?

Duplikat faktury to kopia pierwszej, wystawionej w momencie powstania sprzedaży faktury, traktowanej jako pisemny dowód transakcji handlowej.

W jakiej sytuacji przedsiębiorca może wystawić duplikat FV?

Nabywca towaru lub usługobiorca może poprosić o kopię faktury w przypadku jej zniszczenia lub zagubienia. Wtedy przedsiębiorca może odtworzyć fakturę na podstawie programów do rozliczeń online według historii wystawianych dokumentów lub poprzez odwzorowanie faktury pierwotnej – jeśli oczywiście jedna ze stron taką posiada.

Jak wystawić duplikat faktury?

Jeśli korzystamy z programów do obsługi płatności i generowania faktur, wystawienie duplikatu FV nie stanowi problemu. Większość systemów do księgowości internetowej posiada opcję pobrania duplikatu już wystawionej faktury. Zazwyczaj pojawia się opcja edycji FV, wystawienia podobnej, wystawienia korekty oraz właśnie duplikatu.

Fakturę duplikat możemy oczywiście wystawić ręcznie. Wielu przedsiębiorców korzysta z przygotowanego wcześniej schematu FV np. w Excelu lub w arkuszu Google. Jak sama nazwa wskazuje, duplikat powinien odzwierciedlać fakturę pierwotną. Należy pamiętać jednak o dwóch, bardzo ważnych różnicach. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać słowo “Duplikat”, a także aktualną datę wystawienia. Takie wymagania określa ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.

Faktura duplikat – kto może ją wystawić?

W przypadku wystawienia duplikatu faktury nie ma większych obostrzeń. Tak samo jak FV pierwotną, duplikat może wystawić przedsiębiorca, uprawniony sprzedawca/pracownik, współpracujące biuro rachunkowe czy księgowość. Warto spojrzeć, co dokładnie mówi ustawa o podatku od towarów i usług w kontekście zagubionej FV oraz wystawiania jej duplikatu. Szczegółowe informacje znajdziemy w Art. 106l:

“W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie 1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę: a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika, b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy […]”

Jak zaksięgować fakturę duplikat?

Faktura pierwotna jest zawsze dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Jak zatem zaksięgować duplikat faktury? Jak najbardziej istnieje taka możliwość. Wystawienie duplikatu faktury z powodu zaginięcia faktury pierwotnej będzie stanowić podstawę do zaksięgowania. Gdy założymy, że FV nie dotarła do nabywcy z powodu zaginięcia, wtedy to duplikat będzie rozliczany tak jak FV pierwotna.

Pojawiający się obowiązek podatku VAT będzie również tożsamy z datą wystawienia duplikatu. VAT zawsze powstaje w momencie wystawienia faktury. W opisywanym przypadku nastąpi przesunięcie daty odliczenia podatku VAT. Będzie ona zgodna z datą powstania duplikatu. Jeżeli natomiast duplikat zostaje jedynie podpięty pod wcześniej otrzymaną FV, która zaginęła, to obowiązek VAT-u powstaje w momencie daty wystawienia faktury pierwotnej.

Faktura duplikat – kiedy nie ma obowiązku wystawienia?

Jeśli faktura pierwotna zaginęła po stronie wystawcy, nie powstaje obowiązek wystawienia duplikatu. Duplikat faktury przedsiębiorca wystawia na życzenie nabywcy towarów lub usług. W takiej sytuacji księgowanie pozostaje bez zmian.

A jeśli usługodawca, czy też sprzedawca nie chce wystawić duplikatu faktury? Należy pamiętać, że wystawienie fv to obowiązek. Jeśli przedsiębiorca tego nie uczyni lub nie wyda jej nabywcy, popełnia przestępstwo skarbowe.

Duplikat faktury wzór

Duplikat faktury powinien zawierać następujące dane:

• datę ponownego wystawienia FV,
• numer FV z dopiskiem DUPLIKAT np. Faktura numer 1/06/2019 – Duplikat,
• datę dostawy i termin płatności – opcjonalnie,
• sposób zapłaty,
• dane sprzedawcy i dane nabywcy,
• pozycje faktury – nazwę towaru i usługi, ilość, jednostkę, nr PKWiU (opcjonalnie), cenę jednostkową netto, wartość netto, stawkę VAT procentową,
• podsumowanie wraz z całościową kwotą do zapłaty brutto,
• słowny zapis kwoty do zapłaty,
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktury VAT,

W jaki sposób dostać duplikat faktury?

Nie ma specjalnych przepisów określających sposób, według którego należy działać, by otrzymać od wystawcy duplikat faktury. Może to być porozumienie ustne. Również metoda dostarczenia duplikatu faktury pierwotnej powinna zostać ustalona wspólnie między sprzedawcą towarów lub usług a nabywcą, który prosi o fakturę. Może to być oczywiście droga tradycyjna, czyli faktura papierowa przesłana pocztą lub forma elektroniczna, najlepiej dokument w formacie PDF wysłany jako załącznik e-mail lub poprzez odpowiedni program księgowy.