Faktura zaliczkowa i końcowa – wszystko co powinieneś wiedzieć

Praktyka rynkowa pokazuje, że wykonawca często rozlicza się z zamawiającym dwuetapowo – poprzez otrzymanie części zapłaty jako zaliczki na poczet przyszłych prac. Natomiast przepisy wskazują, że obowiązek podatkowy dotyczy także części ostatecznego dochodu, której otrzymanie także należy udokumentować osobną fakturą.

Spis treści

• Czym jest faktura zaliczkowa?
• Kiedy mówimy o obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej? Przykłady
• Faktura końcowa a faktura zaliczkowa
• Faktura końcowa – wzór
• Jak wystawić fakturę zaliczkową?
• Faktura zaliczkowa a VAT – kiedy nie trzeba jej wystawiać?

Czym jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa stanowi oficjalne udokumentowanie otrzymania dochodu podlegającego opodatkowaniu. Jednak w przeciwieństwie do zwykłej faktury obejmuje jedynie część ostatecznego dochodu.

Taka forma rozliczania się z otrzymanego dochodu stanowi odpowiedź na przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, a właściwie art. 19a ust. 8, który stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania części zapłaty, a nie jedynie jej całej kwoty. Faktura zaliczkowa to jednak tylko powszechna nazwa, gdyż oprócz zaliczek dotyczy także m.in. zadatków, rat, przedpłat i innych form częściowego rozliczenia się z zamawiającym.

Wystawienie faktury zaliczkowej powinno obejmować następujące informacje:

• zapis daty wystawienia faktury,
• numer faktury,
• określenie wystawiającego oraz adresata faktury – imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy miejsca zamieszkania lub siedziby,
• numery identyfikacji podatkowej wystawiającego i adresata faktury,
• datę otrzymania zapłaty (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury),
• kwotę zapłaty,
• kwotę podatku do zapłacenia,
• dane dotyczące zamówienia, m.in. określenie towaru lub wykonania usługi, ich cenę jednostkową netto, ilość towaru, stawki i kwoty podatku, wartość zamówienia netto i brutto.

Kwotę podatku, którą należy umieścić na fakturze, oblicza się według następującego wzoru:

Kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki × stawka podatku) : (100 + stawka podatku).

Kiedy mówimy o obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej? Przykłady

Faktura zaliczkowa wystawiana jest w momencie, gdy przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę (przedpłatę) na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług. Obowiązek wystawienia takiej faktury powstaje, kiedy płatność zaliczkowa jest uiszczona przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Warto jednak zauważyć, że istnieją określone przypadki, w których wystawienie faktury zaliczkowej nie jest wymagane, mimo otrzymania zaliczki. Przykłady sytuacji, w których faktura zaliczkowa jest wymagana:

Zaliczka na poczet zakupu towarów lub usług

Klasycznym przykładem jest sprzedaż towaru, który ma być dostarczony w przyszłości, np. samochodu, maszyn czy urządzeń. Załóżmy, że klient kupuje maszynę o wartości 50 000 zł, ale przed dostarczeniem dokonuje zaliczki w wysokości 20 000 zł. W takiej sytuacji sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę zaliczkową na 20 000 zł. Gdy transakcja zostanie zakończona i maszyna zostanie dostarczona, sprzedawca wystawia fakturę końcową, uwzględniającą wpłaconą już zaliczkę.

Umowy o świadczenie usług budowlanych

W branży budowlanej często zdarza się, że wykonawca otrzymuje przedpłatę na poczet prac budowlanych, które mają zostać wykonane w przyszłości. Jeśli np. przedsiębiorstwo budowlane zawiera umowę na wybudowanie budynku i otrzymuje 100 000 zł zaliczki na rozpoczęcie prac, musi wystawić fakturę zaliczkową na tę kwotę, nawet jeśli roboty jeszcze się nie rozpoczęły.

Zamówienia produkcyjne z długim terminem realizacji

W produkcji często mamy do czynienia z zamówieniami indywidualnymi o długim okresie realizacji. Przykładem może być produkcja specjalistycznych maszyn przemysłowych na zamówienie, gdzie klient dokonuje zaliczki na poczet realizacji projektu. Jeśli np. klient zamówi maszynę za 500 000 zł, ale na początek płaci zaliczkę w wysokości 100 000 zł, producent jest zobowiązany wystawić fakturę zaliczkową.

Organizacja wydarzeń, konferencji lub szkoleń

Firmy zajmujące się organizacją wydarzeń, konferencji czy szkoleń często pobierają zaliczki, aby zabezpieczyć rezerwację miejsc czy innych zasobów. Załóżmy, że organizator szkolenia otrzymuje od uczestnika zaliczkę w wysokości 500 zł na poczet kursu, który odbędzie się za dwa miesiące. W tym przypadku również musi wystawić fakturę zaliczkową.

Kiedy faktura zaliczkowa nie jest wymagana?

Są sytuacje, kiedy zaliczka nie obliguje do wystawienia faktury zaliczkowej:

• Przy transakcjach zwolnionych z VAT, np. przy sprzedaży detalicznej, gdzie konsument nie wymaga faktury.
• Kiedy wartość jednorazowej zaliczki nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro (można wówczas wystawić paragon uproszczony).

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej pojawia się w momencie, gdy otrzymana zaliczka obejmuje całość lub część wynagrodzenia przed realizacją transakcji. Jest to istotny element z punktu widzenia rozliczeń podatkowych, szczególnie w kontekście podatku VAT, który nalicza się już w momencie otrzymania zaliczki.

Faktura końcowa a faktura zaliczkowa

Jeśli faktura zaliczkowa obejmuje całą kwotę dochodu z zamówienia, wystawiającego nie obowiązuje wystawienie faktury końcowej. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy faktura zaliczkowa rzeczywiście pokrywa jedynie kwotę zaliczki. Wówczas po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru wystawiający ma obowiązek wystawić dodatkową fakturę końcową, która opiewa na pozostałą część zapłaty. Powinna obejmować te same informacje, które zostały zawarte w fakturze zaliczkowej, z tą różnicą, że:

• wartość wydanych towarów lub wykonanej usługi powinna zostać pomniejszona o wartość zaliczki;
• kwota podatku powinna zostać pomniejszona o kwotę podatku zapłaconego na podstawie faktury zaliczkowej.

Ponadto na fakturze końcowej powinny znaleźć się informacje o wszystkich wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych. Podobnie ostatnia z faktur zaliczkowych powinna zawierać informacje o wszystkich pozostałych fakturach wystawionych wcześniej (jeśli takie istniały).

Faktura końcowa – wzór

Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, jakie elementy powinna zawierać faktura końcowa, jednak pomimo tego wystawiający mogą mieć problem ze sformułowaniem jej treści. Dlatego warto posiłkować się udostępnionymi w Internecie wzorami takich dokumentów.

Ze względu na mnogość danych, jakie według ustawy powinny być zamieszczone na fakturze, warto posłużyć się formą tabeli, dzięki której dokument zachowa przejrzystość. Przed skorzystaniem z udostępnionych w Internecie wzorów upewnij się jednak, że obejmują wszystkie wymogi ustawowe. Korzystaj jedynie z takich szablonów, które zostały udostępnione w ciągu ostatniego roku. W ten sposób unikniesz wystawiania dokumentów podlegających kontroli ze strony Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie nieaktualnych przepisów.

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Kwestię terminu wystawienia faktury zaliczkowej regulują dwa przepisy ustawy o podatku od towarów lub usług – art. 106a ust. 2 oraz art. 106i ust 7 pkt. 2. Zgodnie z ich brzmieniem fakturę należy wystawić:

• nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zaliczki (lub innej formy częściowego wynagrodzenia);
• nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zapłacono część lub całą kwotę wynagrodzenia.

W przypadku, gdy wystawiający otrzymał zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym zrealizował usługę, nie musi wystawiać osobnej faktury zaliczkowej oraz osobnej faktury końcowej. Obowiązek podatkowy powstaje wówczas w tym samym miesiącu i wystarczy, że wykonawca udokumentuje dochód na jednej fakturze, która obejmie całą kwotę ze zlecenia.

Faktura zaliczkowa a VAT – kiedy nie trzeba jej wystawiać?

Mimo że ustawa o podatku od towarów i usług formułuje generalną zasadę mówiącą, że obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania części wynagrodzenia, zawiera także wyjątki od tej reguły. Dotyczą one ściśle określonej grupy świadczeń, do których należą:

• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• świadczenia usług polegających na uzdatnianiu i dostarczaniu wody za pośrednictwem wodociągów,
• świadczenia usług leasingu, dzierżawy, najmu lub innych o podobnych charakterze,
• świadczenia usług polegających na ochronie osób lub mienia,
• świadczenia usług o charakterze obsługi prawnej lub biurowej,
• świadczenia usług polegających na dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Wszystkie te czynności zostały wyłączone spod obowiązku podatkowego i nie wymagają dokumentowania ich realizacji fakturą zaliczkową.