Jak segregować dokumenty w domu?

Dom to prawdziwy spichlerz, w którym znajdują się nie tylko zawekowane słoje i ubrania po starszym rodzeństwie, ale także wiele cennych dokumentów. Domowe archiwum gromadzi całe teczki i segregatory ważnych mniej lub bardziej pism, świadectw, faktur lub innych tzw. „papierów”.

Przecież każda zwykła sprawa urzędowa lub transakcja jest sformalizowana, czego skutkiem jest właśnie dokument będący świadectwem i dowodem na ich zaistnienie. Wiele z dokumentów jest zbędnych i ich archiwizowanie jest niepotrzebne, natomiast spora ich część może się przydać w najmniej oczekiwanym momencie.

Dlaczego należy przechowywać dokumenty w domu?

Robienie ze swojego domu lub mieszkania prywatnego archiwum jest koniecznością. Każdy nawet z pozoru niepotrzebny świstek papieru może okazać się potrzebny. Tak jak zostało to wspomnienie wyżej – są one dowodem. Oby nie dowodem w sprawie sądowej, ale jednak zdarza się, że chociażby w sytuacjach urzędowych potrzebujemy właśnie takiego papierowego świadectwa. Wtedy nawet sklepowe paragony mogą okazać się cenne.

Warto także pamiętać o tym, że na dokumentach znajdują się przecież dane osobowe, numery konta lub inne wrażliwe informacje o stanie zdrowia lub o podejmowaniu różnorakich aktywności. Wiedza zawarta w tych pismach może dotrzeć do ludzi nieżyczliwych lub do takich, którzy postarają się wykorzystać nasze dane dla własnych korzyści.

Możemy także wymienić wiele dokumentów, które same w sobie są niezwykle ważne i wyrzucenie ich byłoby nieodpowiedzialne lub mogłoby narazić na nieprzyjemności prawne. Może być bowiem wiele sytuacji, w których ich okazanie okaże się konieczne. Wyniki badań, rachunki, umowy o pracę, świadectwa pracy i ukończenia szkoły, akty urodzenia, książeczki zdrowia, faktury lub inne tzw. cenne papiery powinny być uporządkowane i przechowywane. Jak? O tym w dalszej części artykułu.

Sposoby na segregowanie dokumentów w domu

Aby nie utonąć w papierach i stworzyć przejrzyste i uporządkowane domowe archiwum, należy wykonać kilka prostych kroków. Nie warto pozwalać na to, by w mieszkaniu obecne były piętrzące się stosy dokumentów. Nie dość, że dostęp do nich jest wtedy utrudniony, to negatywnie wpływają na estetykę mieszkania i co najgorsze, wiele ważnych pism może nam zginać.

Jeśli z dokumentami ma być porządek, to musimy zaopatrzyć się w pewne akcesoria. Z pewnością przydadzą się nam teczki, koszulki na dokumenty, foldery z przegródkami, pudełka, naklejki, kolorowe flamastry, karteczki samoprzylepne, zszywacz i oczywiście segregatory.

Najlepsze segregacja dokumentów odbywa się wtedy, kiedy podzielimy nasze papiery na konkretne kategorie np. zakupy (faktury, paragony, gwarancje), praca (umowy o pracę, świadectwa pracy, dokumenty służbowe), edukacja (dyplomy), zdrowie (książeczki zdrowia, karty szczepień, wyniki badań), finanse (dokumenty bankowe i urzędowe).

Jeśli ustalimy kategorie, to kolejnym krokiem jest posortowanie dokumentów. Niestety w trakcie tego etapu musimy spojrzeć na każdy dokument, żeby przypisać go do danej grupy.

Podczas segregowania, warto też ułożyć dokumenty chronologicznie. Z pewnością sprawi to, że dostęp do nich będzie łatwiejszy, a szukanie jakiegokolwiek pisma nie zajmie zbyt dużo czasu.

Samo umieszczenie dokumentów w koszulkach, poukładanie ich w segregatorach lub ułożenie w formie teczek jest już tylko finalizacją porządków. Natomiast w trakcie tego etapu dobrze jest podpisać każde pudełko lub segregator z dokumentami. Do tego posłużą nam naklejki lub kolorowe kartki samoprzylepne.

O porządek w dokumentach warto jest dbać na bieżąco

Tytułowa maksyma nie pozostawia wątpliwości. Gdy w trakcie codziennej krzątaniny choć trochę naruszymy porządek w dokumentacji, to od tej pory chaos może opanować ją falowo. Jeden źle przypięty dokument, może ośmielić nas w tym, że kolejne również będą odkładane bez ładu. Można stwierdzić, że jest to reakcja łańcuchowa. Warto jednak pamiętać, że odkładając dany papier gdziekolwiek z powodu pośpiechu, sprawiamy, że poszukiwanie go później może zająć nam jeszcze więcej czasu.