Monitoring w miejscu pracy – czy jego montaż jest legalny?

Monitoring w miejscu pracy – czy można?

Monitoring w miejscu pracy od lat budzi wiele kontrowersji. Z jednej strony przedsiębiorcy tłumaczą obecność kamer koniecznością zapewnienia jak najlepszych i bezpiecznych warunków swoim pracownikom, z drugiej jednak pojawiają się głosy o łamaniu podstawowego prawa do prywatności.

Temat ten wraca jak bumerang. Monitoring jest stosowany w zakładach pracy od dawna, a przepisy w tej materii nie były dotychczas jednolite. Jak to zazwyczaj bywa, przy rozpatrywaniu problemu ważny był punkt widzenia. Specjaliści nie kryją, że brak jasnych norm powodował, że pracownikowi trudno było sprzeciwiać się wykonywaniu obowiązków służbowych pod czujnym okiem kamer. Monitoring w zakładzie pracy został jednak uregulowany w związku z RODO, czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Akt ten musiały wprowadzić do krajowego systemu prawnego wszystkie kraje należące do Unii Europejskiej.

Monitoring w zakładzie pracy a RODO

Unijne rozporządzenie spowodowało, że polski prawodawca musiał zmienić między innymi Kodeks Pracy. Monitoring w miejscu pracy jest obecnie dopuszczony tylko w niektórych, jasno określonych, sytuacjach. Kamer można użyć w miejscu pracy, jeśli ma to na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia, kontrolę produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji przedsiębiorcy. W tym ostatnim przypadku chodzi o informacje, których “ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”.

Nielegalny monitoring

Pracodawca nie ma prawa instalować kamer na podstawie innych przesłanek niż powyższe. Nie może więc argumentować konieczności zamontowania monitoringu na przykład chęcią kontrolowania pracowników lub sprawdzania ich wydajności. Ponadto, wszelkie środki techniczne muszą odpowiadać celowi ich stosowania. W praktyce oznacza to więc tyle, że kamery nie powinny znajdować się na każdym kroku. Pracodawca powinien w jak najmniejszym możliwym stopniu ingerować w sferę prywatną oraz komfort pracowników.

Gdzie nie powinno być kamer?

Na terenie każdego zakładu pracy znajdują się miejsca, w których nie można instalować monitoringu. Mowa między innymi o toaletach, pomieszczeniach sanitarnych, na stołówce, w szatni, pomieszczeniach przeznaczonych dla organizacji związkowych. Oczywiście, przepisy wprowadzają wyjątki, ale muszą być one podyktowane szczególnymi okolicznościami. Przykładem może być kwestia konieczności zapewnienia bezpieczeństwa w danym pomieszczeniu, ale w tym przypadku pracodawca powinien skonsultować te kwestie z pracownikami. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na montaż kamer w tych miejscach, ma obowiązek zrobić wszystko, co w jego mocy, aby mimo to zapewnić pracownikom jak najwięcej prywatności.

Jak długo są przechowywane nagrania z monitoringu?

Nie bez znaczenia pozostają także terminy przechowywania nagrań z kamer. Kodeks stanowi, że co do zasady mogą być one gromadzone i zachowane na okres nie dłuższy niż trzy miesiące. Każdy pracodawca ma przy tym możliwość podjęcia decyzji o krótszym terminie. Wyjątek może stanowić przypadek, w którym nagrania przechowywane są do celów dowodowych w toczącym się lub mającym się rozpocząć postępowaniu sądowym. W każdej z wymienionych sytuacji czas liczony jest od chwili zarejestrowania obrazu. Co dzieje się z plikami po tym terminie? Zgodnie z prawem, pracodawca ma obowiązek ich zniszczenia.

Oświadczenie pracodawcy o zainstalowaniu monitoringu

Przedsiębiorca, który chce zamontować kamery musi wydać oświadczenie o monitoringu w miejscu pracy. Spoczywa bowiem na nim obowiązek informacyjny względem swoich pracowników. Zatrudnieni muszą zostać poinformowani o celu zainstalowania monitoringu, zakresie, w jakim kamery rejestrują obraz oraz dźwięk, a także sposobach zastosowania tego rodzaju środków technicznych. Wszelkie informacja powinny zostać przekazane na piśmie. Umieszcza się je między innymi w regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy, a jeśli takie nie istnieją w stosownym obwieszczeniu.

Monitoring a obowiązek informacyjny

Z przepisów jasno wynika, że pracodawca musi poinformować o monitoringu z odpowiednim wyprzedzeniem. Mowa o dwóch tygodniach przed uruchomieniem systemu. Obowiązek informacyjny polega także na odpowiednim oznakowaniu pomieszczeń, w których kamery się znajdują. Można to zrobić za pomocą specjalnych komunikatów czy też tabliczek ze stosowną grafiką. Czy pracownik ma prawo sprzeciwić się nagrywaniu? W przypadku, gdy przedsiębiorca postępuje zgodnie z przepisami i spełnia wszystkie warunki, osoba zatrudniona nie może nie zgodzić się na nagrywanie w miejscu pracy.