Nota korygująca – co powinno się w niej znaleźć i kiedy jest wystawiana?

W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy często wystawiają i otrzymują faktury VAT. Zdarza się jednak, że faktura zawiera błędne informacje. W takich przypadkach konieczne jest skorygowanie danych, a jednym z narzędzi służących do tego celu jest nota korygująca. W artykule wyjaśnimy, czym jest ten dokument, jakie elementy powinien zawierać i kiedy można go wystawić. Omówimy także różnice między notą korygującą a fakturą korygującą, co jest szczególnie ważne w kontekście przepisów podatkowych.

Spis treści

• Czym jest nota korygująca?
• Kiedy można wystawić notę korygującą?
• Kto wystawia notę korygującą?
• Nota korygująca – dla kogo oryginał?
• Nota korygująca a faktura korygująca – różnice

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia drobnych błędów na fakturze VAT, takich jak pomyłki w danych sprzedawcy, nabywcy czy innych informacjach, które nie wpływają na wysokość podatku. Co istotne, nota korygująca nie koryguje kwot, takich jak suma wartości sprzedaży netto, VAT czy cena towarów, ale prostuje jedynie błędy formalne w zakresie danych określonych na fakturze.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić notę korygującą w celu naprawienia błędów. Ważne jest, aby odróżniać notę od faktury korygującej, gdyż obydwa dokumenty mają różne zastosowania. Nota korygująca jest stosowana do prostowania drobnych nieścisłości, podczas gdy faktura korygująca jest używana do modyfikacji kluczowych elementów, takich jak sumy wartości sprzedaży netto, ceny, ilości dostarczonych towarów czy wysokość VAT.

Jakie elementy powinna zawierać nota korygująca?

Informacje, jakie muszą znaleźć się w wystawionej nocie korygującej, zostały sprecyzowane w art. 106e ust. 1 pkt 1-24 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wystawiając notę korygującą, trzeba zadbać, aby zawierała ona m.in.:

• sformułowanie „nota korygująca” – jest to niezbędne, aby odróżnić notę korygującą (która jest fakturą) od faktury pierwotnej,
• kolejny numer,
• datę wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numery NIP podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota,
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Dzięki tym informacjom nota korygująca precyzyjnie wskazuje, co i w jaki sposób wymaga poprawy. Pamiętajmy, że nota korygująca nie podlega księgowaniu, ponieważ jej celem jest jedynie korekta drobnych nieścisłości formalnych, a nie zmiana podstawowych elementów rozliczenia VAT.

Noty korygujące można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorcy korzystający ze specjalnych programów do wystawiania faktur mają łatwiej, a to dlatego, że takie narzędzia mają wbudowany szablon not korygujących. W praktyce nie ma konieczności, aby właściciel firmy przy wystawianiu noty korygującej, zaglądał do wspomnianej wyżej ustawy i upewniał się, że nie zapomniał o żadnym elemencie.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Notę korygującą można wystawić, gdy na fakturze pierwotnej pojawiły się błędy w danych, które nie wpływają na wyliczenie podatku. Nota korygująca służy do sprostowania takich danych jak:

• Adres sprzedawcy lub nabywcy towaru lub usługi.
• Numer NIP sprzedawcy lub nabywcy.
• Oznaczenie towaru lub usługi.
• Data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi.
• Sposób płatności.

Oznacza to, że notę korygującą można wystawić w przypadku błędów, które dotyczą informacji formalnych, takich jak pomyłki w adresach, danych identyfikacyjnych czy nazwach towarów.

Czego nie można korygować za pomocą noty korygującej?

Nota korygująca nie może być stosowana do poprawiania błędów, które wpływają na wyliczenie poszczególnych stawek podatku. Jeśli na fakturze pierwotnej wystąpiły błędy dotyczące takich elementów, jak cena jednostkowa towaru, stawki VAT, sumy wartości sprzedaży netto czy ilości dostarczonych towarów, należy wystawić fakturę korygującą.

Przykładem może być sytuacja, gdy przedsiębiorca otrzymał fakturę zawierającą pomyłki w cenie towaru lub kwocie VAT. W takim przypadku nota korygująca nie będzie odpowiednim dokumentem do wprowadzenia korekty – konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Kto może wystawić notę korygującą?

Prawo do wystawienia noty korygującej ma wyłącznie nabywca towaru lub usługi. Nota korygująca wystawiana jest przez odbiorcę faktury, jeśli ten zauważy na niej błędy formalne.

Jednak, mimo że nabywca towaru lub usługi wystawia notę, jej ważność wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej. Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT, sprzedawca musi zaakceptować notę korygującą, co najczęściej odbywa się poprzez podpisanie otrzymanego dokumentu.

Akceptacja noty korygującej

Ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób sprzedawca powinien zaakceptować notę korygującą. W praktyce często przyjmuje się, że sprzedawca podpisuje notę i odsyła jeden egzemplarz do wystawcy. Może to być również potwierdzenie drogą elektroniczną, np. mailowe potwierdzenie, że sprzedawca otrzymał i zaakceptował korektę. Ważne jest, aby nabywca miał dowód, że sprzedawca zaakceptował notę, ponieważ brak tej akceptacji może prowadzić do problemów w ewentualnych kontrolach skarbowych.

W jakiej formie wystawiać noty korygujące?

Współcześnie przedsiębiorcy mogą zarówno przesyłać, jak i przyjmować faktury drogą elektroniczną. Tak zwane e-faktury są w obiegu już od kilku lat i dlatego korygowanie faktur również może odbywać się drogą elektroniczną.

Wystawiając notę korygującą w formie elektronicznej, nabywca powinien pamiętać o jej przesłaniu sprzedawcy towaru lub usługi. Jednocześnie w mailu warto przypomnieć sprzedawcy, że jest on zobowiązany do zaakceptowania treści otrzymanej noty korygującej. Może to zrobić, potwierdzając zapoznanie się z treścią noty i zatwierdzając ją.

Nota korygująca – dla kogo oryginał?

Niektórzy przedsiębiorcy nie korzystają z faktur elektronicznych, a noty korygujące wystawiają formie w tradycyjnej, czyli papierowej. W takiej sytuacji nota korygująca powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach, a następnie dostarczona do odbiorcy. Co do zasady nie jest konieczne umieszczanie na przygotowanych dokumentach oznaczeń w postaci „oryginał” i „kopia”. Gdy jednak wystawca noty korygującej zdecyduje się na takie rozwiązanie, pojawia się pytanie, dla kogo jest oryginał przygotowanego dokumentu.

Odbiorca noty, czyli wystawca faktury pierwotnej, powinien podpisać oba otrzymane dokumenty. Oryginał noty pozostaje u niego, zaś kopię powinien odesłać wystawcy.

Nota korygująca a faktura korygująca – różnice

Choć nota korygująca i faktura korygująca służą do wprowadzania korekt na fakturach VAT, są to dwa różne dokumenty. Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę i służy do poprawiania drobnych błędów formalnych, które nie wpływają na wyliczenia podatku. Natomiast faktura korygująca jest dokumentem, który służy do korygowania błędów w kwotach, takich jak ceny, ilości towarów czy stawki podatku, i jest wystawiana przez sprzedawcę.

Nota korygująca – podsumowanie

Nota korygująca to ważny dokument służący do prostowania błędów formalnych na fakturze VAT. Nabywca towarów lub usług, który otrzymał fakturę z pomyłkami, może wystawić notę korygującą, aby poprawić dane takie jak adres, numer NIP czy inne informacje, które nie wpływają na wysokość podatku. W przypadku błędów w cenie, stawkach podatku lub ilości towarów konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Ważne jest, aby została zaakceptowana przez wystawcę faktury, co zapewnia jej ważność i zgodność z przepisami prawa.