Odliczenie VAT od samochodów osobowych w firmie

Niestety, koszty zakupu auta oraz jego eksploatacji, poczynając od stale rosnących cen paliwa, przez koszty naprawy, a na cenach części zamiennych kończąc, potrafią być dużym obciążeniem dla budżetu firmy. Ponadto nie zamykają się w jednorazowym wydatku – przedsiębiorcy ponoszą je regularnie każdego miesiąca. Dlatego ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje możliwość odliczenia podatku VAT od kosztów poniesionych na zakup oraz utrzymanie auta. Jednak zakres tego odliczenia zależy od kilku czynników, z których najważniejszym jest przeznaczenie auta oraz wpisanie go do ewidencji środków trwałych w firmie.

Odliczenie VAT od samochodu osobowego firmowego i osobistego

Samochód osobowy może być wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych. Częściej jednak zakres jego eksploatacji dzieli się między na użytek prywatny i biznesowy. Czy wpływa to w istotny sposób na zasady odliczania podatku VAT od kosztów eksploatacji auta? Niestety tak, i to z niekorzyścią dla samochodów wykorzystywanych także na cele prywatne. W tym przypadku podatnicy mogą skorzystać jedynie z częściowego odliczenia podatku VAT, które wynosi 50% jego wysokości. Wbrew pozorom nie jest to aż tak niekorzystne dla podatników, jak się wydaje na pierwszy rzut oka. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się odliczyć jedynie 50% wysokości podatku VAT od kosztów eksploatacji firmowego auta są zwolnieni z obowiązku prowadzenia dla niego ewidencji, a także rejestrowania go w urzędzie skarbowym.

Całościowe odliczenie podatku VAT

Całościowe odliczenie VAT od paliwa i innych kosztów eksploatacji auta, jak sama nazwa wskazuje, polega na odliczeniu 100% wysokości podatku. Aby skorzystać z tej opcji, przedsiębiorca musi spełniać kilka warunków:

• po pierwsze, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej;
• po drugie, samochód musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego za pośrednictwem odpowiedniego formularza (VAT-26)
• po trzecie, przedsiębiorca musi rozliczać przejechane trasy oraz stany liczników do tzw. kilometrówki dla celów VAT;
• po czwarte, przedsiębiorca ma obowiązek sporządzić regulamin zawierający zasady użytkowania pojazdu oraz zapoznać z nim swoich pracowników.

Jak odliczyć VAT od samochodu osobowego? Przedsiębiorca ma możliwość wyboru między dwiema opcjami:

• rozliczeniem częściowym, jeśli jego auto nie jest wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych;
• rozliczeniem całościowym, jeśli samochód służy jedynie do prowadzenia działalności gospodarczej, a przedsiębiorca dopełnił niezbędnych warunków formalnych.

Nie tylko VAT – rozliczanie kosztów samochodu osobowego w podatku dochodowym

Na gruncie ustaw o podatku dochodowym występuje możliwość dokonywania tzw. odpisów amortyzacyjnych, które polegają na odliczaniu kosztów uzyskania przychodu od jego wartości. Takim kosztem są m.in. wydatki poczynione na zakup samochodu osobowego, a także na jego eksploatację.

Do 2018 r. zasady rozliczania wydatków na utrzymanie auta były uzależnione od tego, czy był to samochód firmowy, czy też prywatny, ale wykorzystywany w celach służbowych. W pierwszym przypadku podatnik miał prawo odliczyć całą kwotę wydatków. Natomiast w drugim koszty limitowane były tzw. kilometrówką, a przedsiębiorca miał dodatkowo obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która obejmowała m.in. opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Po nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która weszła w życie 1 stycznia, pojawiły się limity wydatków na paliwo i na inne koszty eksploatacji pojazdu. Przy tym bez znaczenia pozostaje kwestia, czy samochód firmowy wykorzystywany jest jedynie do prowadzenia działalności gospodarczej, czy też ma różne zastosowanie. W obu przypadkach przedsiębiorca może rozliczyć jedynie 75% poniesionych wydatków. Natomiast właściciele samochodów prywatnych wykorzystywanych na cele firmowe nie muszą już prowadzić tzw. kilometrówki w celach związanych z kwestiami podatkowymi. Z jednej strony stanowi to duże ułatwienie formalne, które usprawnia proces rozliczania się z fiskusem. Z drugiej jednak, przedsiębiorca będzie mógł odliczyć jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów.

Czy można odliczyć koszty ubezpieczenia samochodu osobowego?

Jeśli mowa o kosztach amortyzacji, warto także wliczyć w nie także cenę wartość ubezpieczenia samochodu osobowego wykorzystywanego w celach firmowych. W tym przypadku funkcjonuje jednak istotne rozróżnienie pomiędzy obowiązkowym ubezpieczeniem OC oraz fakultatywnym ubezpieczeniem AC. Koszt ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych można odliczyć w pełnej kwocie, natomiast ubezpieczenie autocasco – proporcjonalnie do wartości samochodu. Jeśli jednak wartość auta przekracza 150 000 zł, nadwyżka nie będzie mogła być uznana za koszt uzyskania przychodu.

Sprzedaż auta a obowiązek zapłaty podatku VAT

Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i zamierza sprzedać samochód firmowy, powinien liczyć się z tym, że taka czynność także podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w wysokości 23%. Na zwolnienie od obowiązku zapłaty jednorazowego podatku mogą liczyć jedynie ci podatnicy, którzy nie korzystali z odliczeń przy jego zakupie, a samo auto było wykorzystywane jedynie do celów niepodlegających opodatkowaniu.