Protokół zniszczenia towaru, czyli jak udokumentować zniszczenie lub utracenie towaru?

Protokół zniszczenia towaru – co to?

Upadek z półki, zalanie lokalu, niewłaściwy transport, kradzież, przeterminowanie – jest wiele sytuacji, w których może dojść do utraty bądź zniszczenia towaru. Nie da się przewidzieć każdego scenariusza.

W przypadku, w którym dojdzie do uszkodzenia mienia należącego do przedsiębiorstwa, trzeba trzymać się odpowiednich procedur. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ dla urzędników dane dobro dalej istnieje i jest widoczne w dokumentach, jeżeli przedsiębiorca nie zgłosi, że przedmiot nie nadaje się już do użytku i sprzedaży.

Protokół zniszczenia towaru to dowód na to, że firma poniosła stratę. Jego sporządzenie może pozwolić odzyskać część utraconych pieniędzy. W jaki sposób?

Dzięki protokołowi zniszczenia towaru wartość uszkodzonych lub straconych dóbr można wpisać do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jednak to przedsiębiorca ponosi winę za utratę danego dobra, przedmiot ten nie może stać się kosztem podatkowym.

Mowa tutaj o stracie wynikającej z rażącej niedbałości. Co więcej, w takiej sytuacji firma nie tylko traci prawo do wliczenia sobie uszkodzenia w koszty. Może istnieć konieczność skorygowania odliczonego wcześniej podatku VAT.

Kiedy sporządzany jest protokół zniszczenia towaru?

Protokół uszkodzenia bądź zniszczenia mienia trzeba sporządzić w każdej sytuacji, w której towar stracił swoje pierwotne właściwości i nie nadaje się do sprzedaży. Jak wspominaliśmy na wstępie, przyczyn może być wiele.

Protokół zniszczenia towaru powinien więc powstać zarówno wtedy, gdy dojdzie do uszkodzenia mechanicznego, jak i wtedy, gdy zostanie skradziony lub zgubiony. Dokument należy też spisać w sytuacji, w której minie termin przydatności do użytku danego produktu.

Co powinien zawierać protokół zniszczenia?

Przed przystąpieniem do sporządzania protokołu strat, należy w pierwszej kolejności dojść przyczyny uszkodzenia, ustalić, w jakich okolicznościach doszło do zepsucia przedmiotu. Z tego powodu warto zachowywać wszelkie dokumenty, które pokażą, co się wydarzyło. Będzie to szczególnie pomocne w sytuacji, w której do uszkodzenia nie doszło z winy przedsiębiorcy. Każda sprawa będzie rozpatrywana indywidualnie i wszelkie notatki mogą mieć znaczenie przy rozstrzyganiu, czy należy dokonać korekty VAT, czy też nie.

Załącznikiem do dokumentu potwierdzającego zniszczenie może być np. protokół policyjny, gdy doszło do kradzieży czy aktu wandalizmu. W przypadku zalania czy pożaru dobrze jest dołączyć dokumentację od ubezpieczyciela i rzeczoznawcy. Podstawą do tego, żeby firma mogła sobie wpisać stratę w koszty, może być też notatka od firmy kurierskiej potwierdzająca zgubienie bądź uszkodzenie towaru.

Część dóbr podlega obowiązkowej utylizacji. Mogą to być leki, baterie, sprzęt elektroniczny, akumulatory oraz inny towar, który staje się odpadem. W takiej sytuacji koniecznie trzeba zachować dokument potwierdzający odbiór przedmiotów przez firmę utylizacyjną.

Sam protokół zniszczenia towaru powinien zawierać:

• numer dokumentu,
• datę sporządzenia protokołu,
• dane osoby sporządzającej protokół oraz ewentualnie stanowisko, jakie zajmuje w przedsiębiorstwie,
• datę zniszczenia lub straty danego towaru;
• przyczynę zniszczenia lub utraty dóbr;
• nazwę towaru,
• ilość lub liczbę sztuk towaru,
• wartość jednostkową towaru, który został zniszczony lub utracony,
• łączną wartość zniszczonych towarów,
• dodatkowe informacje o tym, jakie było przeznaczenie przedmiotów,
• podpis osoby, która sporządziła protokół.

W przypadku podawania wartości straconego mienia należy pamiętać o kwestiach podatkowych. Podatnicy VAT powinni w tym miejscu protokołu wpisać kwotę netto. Jeśli firma nie jest płatnikiem VAT, właściwą kwotą będzie wartość brutto.

Protokół zniszczenia towaru a księgowanie

Protokół zniszczenia towaru, a także załączone do niego dokumenty, stają się podstawą do wprowadzenia zmian w księdze przychodów i rozchodów. Jakie modyfikacje trzeba wprowadzić w sytuacji, w której szkoda powstała niezależnie od podatnika i istnieje możliwość wpisania uszkodzonego mienia w koszty?

W księdze przychodów i rozchodów powinno się wprowadzić modyfikacje w dwóch miejscach. Pierwszym z nich jest kolumna 10., czyli „Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”. Tutaj podaje się łączną wartość straty ze znakiem minus, co pozwala na wyksięgowanie.

Następnie należy przejść do kolumny 13., czyli tej dotyczącej pozostałych wydatków. W tym miejscu KPiR podaje się dokładnie tę samą kwotę, jaką wpisało się w kolumnie 10., ale z plusem.

Protokół zniszczenia towaru to istotny dokument, m.in. ze względów podatkowych. Pozwala udowodnić, że przedsiębiorca zachował należytą staranność i przysługuje mu prawo do korzyści finansowej pod postacią wpisania straty w koszty.