Serwis terminala płatniczego – jak serwisować terminal, aby uniknąć awarii?

Terminal płatniczy to niewielkie urządzenie, za pomocą których pracownicy punktów handlowo-usługowych mogą przyjmować płatności za oferowane produkty czy usługi.

Niestety, jak wszystkie urządzenia, nie są one niezawodne. Właściciele punktów, którzy umożliwiają swoim klientom bezgotówkowe opłacenie rachunku, mogą jednak uniknąć awarii terminala. W jaki sposób?

Jak uniknąć awarii terminala płatniczego?

Ryzyko wystąpienia awarii terminala płatniczego można zminimalizować, stosując się do zaleceń dostawcy tego urządzenia. Mogą one dotyczyć: przeszkolenia pracowników, którzy będą odpowiedzialni za obsługę terminala, zakupu właściwych materiałów eksploatacyjnych i regularnego serwisu.

Terminal powinien być obsługiwany przez przeszkolony personel

Awaria terminala może zostać wywołana brakiem umiejętności pracownika obsługującego to urządzenie. Pracownicy, którzy będą przyjmować płatności bezgotówkowe, muszą zostać odpowiednio przygotowani, aby nie spowodować przypadkowego uszkodzenia terminala.

Jest to niezbędne również z uwagi na bezpieczeństwo realizacji przeprowadzanych transakcji bezgotówkowych.

Przedsiębiorca powinien kupować odpowiednie materiały eksploatacyjne

Naprawa terminala może okazać się niezbędna wówczas, gdy przedsiębiorca będzie korzystał z niewłaściwych materiałów eksploatacyjnych. Aby uzyskać poprawny wydruk z urządzenia, potrzebny jest papier termoczuły (termiczny). Znaczenie mają też wymiary papieru – muszą być dostosowane do konkretnego modelu urządzenia. Przykładowo przedsiębiorcy, którzy podpisali umowę z Polskimi ePłatnościami, powinni nabywać rolki o wymiarach :

• 57 mm szerokości i 15 m długości dla terminali płatniczych Ingenico,
• 57 mm szerokości i 30 m długości dla terminali płatniczych Verifone, model Vx 510,
• 57 mm szerokości i 15 m długości dla terminali płatniczych Verifone, model Vx 670.

Próba włożenia papieru o nieprawidłowych wymiarach do terminala może zakończyć się jego uszkodzeniem. Gdy awaria terminala wykluczy go z użytku, punkt może stracić potencjalnych klientów, którzy coraz częściej nawet nie noszą przy sobie gotówki.

Systematyczny serwis terminala płatniczego

Regularny serwis terminali płatniczych jest niezbędny, aby używane przez przedsiębiorcę urządzenia działały sprawnie przez cały okres eksploatacji. Jak serwisować terminal płatniczy? W tym przypadku najlepiej zdać się na specjalistę – samodzielne serwisowanie urządzenia nie jest najlepszym pomysłem. Serwis terminali płatniczych pozwala zauważyć ewentualne problemy i szybko je usunąć.

Jak serwisować terminal płatniczy?

Przedsiębiorcy, którzy dostrzegają korzyści płynące z umożliwienia klientom uregulowania rachunku np. kartą płatniczą czy smartfonem, najczęściej wybierają dostawcę terminala płatniczego, kierując się wysokością prowizji i ceną urządzenia. Tymczasem awaria terminala może (choć nie musi), wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Polskie ePłatności uczestniczą w Programie Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego Polska Bezgotówkowa. W jego ramach przedsiębiorcy mogą liczyć m.in. na:

• umowę na okres 12 miesięcy – z możliwością jej przedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania bez naliczania dodatkowych kosztów,
• brak kosztów przez okres trwania umowy – przedsiębiorca nie ponosi kosztów dzierżawy i nie płaci prowizji od transakcji,
• instalację oraz profesjonalny serwis terminali – serwis terminala płatniczego przeprowadzają fachowcy.

Właściciele punktów handlowo-usługowych, którzy zdecydują się na terminal płatniczy od Polskich ePłatności, mogą liczyć na kompleksowe wsparcie. Wraz z urządzeniem przedsiębiorca otrzymuje:

• instalację, deinstalację czy wymianę terminala płatniczego,
• parametryzację terminala POS,
• sprawdzenie poprawności działania terminala,
• kompleksową pomoc w zakresie integracji terminala z już wykorzystywanymi urządzeniami fiskalnymi,
• serwis terminala płatniczego polegający na sprawdzeniu poprawności jego funkcjonowania.

Ponieważ awaria terminala płatniczego może mieć odzwierciedlenie w spadku obrotów uzyskiwanych przez przedsiębiorcę, sprawny serwis ma kluczowe znaczenie. Jak można przeczytać w zasadach Programu Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego Polska Bezgotówkowa, agenci rozliczeniowi zapewniają interwencję serwisową terminala w terminie 2 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia.

Na czym polega naprawa terminala?

Terminale płatnicze nie są niezawodne – nie można wykluczyć ich usterki. Jak wówczas postępować? Jak przebiega naprawa terminala? Gdzie naprawić terminal?

Odpowiedzi na te pytania w dużym stopniu zależą od rodzaju awarii. Niedziałające urządzenie nie zawsze oznacza konieczność fizycznej interwencji pracownika serwisu. Kiedy naprawa terminala może nie być konieczna, a wystarczy np. jego restart? Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy:

• terminal się zawiesi i brak będzie jakiejkolwiek odpowiedzi ze strony urządzenia po naciśnięciu dowolnego klawisza,
• terminal będzie miał problem z połączeniem się z siecią,
• nie będzie możliwe zamknięcie dnia.

Aby zresetować urządzenie, wystarczy wyjąć kabel zasilający z gniazda terminala czy sieci zasilającej, a po 30 sekundach podłączyć je ponownie. To w wielu przypadkach wystarcza, aby terminal zacząć poprawnie działać.

Gdy wystąpią inne problemy techniczne, np. terminal wyświetli komunikat „brak połączenia”, przedsiębiorca powinien sprawdzić połączenie z siecią. Jeżeli restart połączenia z siecią nie pomoże, pomoc można uzyskać na infolinii. Polskie ePłatności utrzymują Centrum Obsługi Akceptanta.

Przyczyny awarii terminala płatniczego nie ograniczają się do wyżej wymienionych przykładów. Od czasu do czasu zdarzają się rozległe awarie systemów organizacji płatniczych. Tylko w ostatnich latach awarie, które dotknęły Visę i Mastercard skutecznie uniemożliwiły konsumentom opłacenie rachunków w sklepach czy punktach usługowych. W tej sytuacji naprawa terminala jest zbędna – trzeba po prostu poczekać, aż usterka zostanie usunięta. Jeżeli powodem problemów z przyjmowaniem płatności okaże się właśnie taka awaria, przedsiębiorca zostanie o niej poinformowany po kontakcie z pracownikami Centrum Obsługi Akceptanta.

Rzadziej zdarzają się usterki terminali, które wymagają interwencji fachowca, w tym np. ingerencji w urządzenie. Ponieważ nie można ich wykluczyć w trakcie korzystania z urządzenia, w takich sytuacjach również nieocenione okazuje się wsparcie fachowców.