Umowa na zastępstwo – kiedy jest stosowana? Jakie są jej zalety i wady?

Umowa o zastępstwo

Nagła nieobecność w pracy jednej z zatrudnionych osób to dla wielu przedsiębiorców spory kłopot. Nie zawsze można bowiem przekazać dane obowiązki do wykonania innemu pracownikowi, choćby ze względu na ich ilość lub zakres tematyczny. W takich okolicznościach właściciel firmy musi szukać alternatywnego rozwiązania. Jednym z nich jest umowa o pracę na zastępstwo. Co warto o niej wiedzieć? Jakie elementy powinna zawierać i jaka jest jej charakterystyka? Podpowiadamy!

Umowa o zastępstwo – co to?

Najważniejsze w każdej firmie jest to, aby zachowana została ciągłość pracy. Zaległości w realizacji zleceń czy też nie wykonanie niektórych zadań w terminie z uwagi na brak rąk do pracy mogą przynieść opłakane skutki dla całego przedsiębiorstwa. Na szczęście polski ustawodawca przewidział sytuacje, w których w szczególnych przypadkach można zastąpić na jakiś czas danego pracownika inną osobą. Umowa na zastępstwo jest rozwiązaniem korzystnym dla wszystkich stron, a od kilku lat traktuje się ją na gruncie prawa pracy jako jeden z typów umowy o pracę na czas określony, dzięki czemu zyskuje sporą popularność.

Umowy o pracę – podział i charakterystyka

Umowa o pracę tworzy między pracodawcą i pracownikiem tak zwany stosunek pracy. Jest to zobowiązanie się pracownika wobec pracodawcy do osobistego świadczenia pracy na jego rzecz i pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego określonym, a pracodawca jest zobligowany do zapłaty umówionego wynagrodzenia. Mówimy więc o płatnej, określonej w czasie i miejscu, wzajemnej czynności prawnej. Można wyróżnić umowę o pracę na czas próbny, nieokreślony oraz określony. Właśnie w ostatniej z tych grup jednym z podtypów jest umowa o pracę na zastępstwo, o której więcej przeczytacie w dalszej części tekstu.

Umowa o zastępstwo – co zawiera?

Praca na zastępstwo jest dość specyficznym, choć dokładnie uregulowanym rodzajem zawiązania stosunku pracy. Osoba zatrudniona na zastępstwo powinna przede wszystkim zająć dokładnie to samo stanowisko, na którym pracowała osoba, którą zastępuje. Ponadto, musi wykonywać dokładnie ten sam rodzaj pracy. Umowa na czas zastępstwa musi zawierać określenie rodzaju pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy, przysługujące pracownikowi wynagrodzenie z wyszczególnieniem wszystkich składników, a także termin rozpoczęcia pracy. Oczywistym elementem są podpisy obu stron, które potwierdzają tym samym, że składają oświadczenie woli i wiedzą, z czym dokładnie się to wiążę.

Czy można rozwiązać umowę na zastępstwo?

Z reguły umowa na zastępstwo wygasa w terminie określonym w jej treści. Zazwyczaj taki stosunek pracy jest bowiem zawierany na czas nieobecności głównego pracownika. Pracodawca może też określić czas trwania umowy na okres krótszy niż przewidywana nieobecność osoby, którą się zastępuje. Strony mogą ustalić na przykład, że umowa rozwiązuje się w momencie powrotu do pracy zastępowanego pracownika lub w innych – dokładnie określonych – okolicznościach. 

Wypowiedzenie umowy o zastępstwo

Każda ze stron ma prawo do rozwiązania umowy o pracę na zastępstwo przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika. Istnieją trzy opcje: za porozumieniem stron przez cały czas trwania umowy; bez wypowiedzenia z winy jednej ze stron; za wypowiedzeniem przez jedną ze stron. Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo – ile wynosi i jak tego rodzaju kwestie reguluje polski ustawodawca? Jak się okazuje, na umowie na zastępstwo okres wypowiedzenia zależny jest od czasu zatrudnienia. Wynosi kolejno 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc – jeśli osoba była zatrudniona na minimum 6 miesięcy, 3 miesiące – gdy umowa została zawarta na co najmniej 3 lata.

Zalety i wady umowy na zastępstwo

Ogromnym plusem umowy na zastępstwo jest jej elastyczny charakter. Ponadto, stosunek pracy można przedłużać, nie ma bowiem limitu liczby umów na zastępstwo. Obie strony zyskują swego rodzaju swobodę, ponieważ umowę taką można wypowiedzieć przed terminem jej zakończenia. Umowa na zastępstwo a urlop – to także duża zaleta. Na mocy przepisów Kodeksu pracy, pracownik przyjmowany na zastępstwo ma takie same prawa do wszelkiego rodzaju urlopów jak przy standardowej umowie na czas określony.

Minusem jest w tym przypadku taka sama liczba formalności do spełnienia, jak przy innych rodzajach umów o pracę, co może wydłużyć cały proces przyjmowania pracownika na zastępstwo. Poza tym, zatrudniający jest zobligowany do skierowania takiego pracownika na badania oraz na szkolenie BHP. Jako wadę dla pracodawcy można zaliczyć brak jakichkolwiek ulg przy zatrudnieniu na zastępstwo, a więc konieczności opłacenia nie tylko wynagrodzenia, ale także wszystkich składek.

Kiedy warto skorzystać z umowy o zastępstwo?

Przede wszystkim w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie jest w stanie rozdzielić obowiązków danego pracownika na pozostałych i potrzebuje osoby, która przejmie wszystkie zadania. O umowie na zastępstwo mówimy głównie w kontekście długotrwałej i niespodziewanej choroby pracownika, ale także zaawansowanej ciąży, dłuższej niedyspozycyjności i wielu losowych przypadkach.

Nigdy nie wiemy bowiem, jak potoczy się sytuacja, a umowa na zastępstwo pozostawia obu stronom, jak i zastępowanemu pracownikowi wiele opcji. Jest on przede wszystkim uprawniony do powrotu na stanowisko i do zakresu prac, którymi się zajmował. Z całą pewnością umowa o pracę na zastępstwo jest jednym z ciekawszych i atrakcyjnych rozwiązań w przypadku nieobecności pracownika, która pozwala zachować ciągłość pracy.