Wirtualna kasa fiskalna – co to jest i na czym polega jej działanie?

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek wystawiać paragony fiskalne, muszą być wyposażeni w kasę fiskalną. Starsze rodzaje kas fiskalnych opierają się na tym, że przedsiębiorca ma obowiązek archiwizować kopię paragonu wydrukowanego na specjalnym papierze, nawiniętym na przeznaczonej do tego rolce. Nowsze modele kas fiskalnych mają ścisły związek z zapisem paragonu na nośniku elektronicznym, który także powinien być przechowywany przez przedsiębiorcę. Rozwój technologii i nowoczesnych rozwiązań sprawia, że coraz więcej spraw, także tych biznesowych, przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Czym jest wirtualna kasa fiskalna? Niezbędne informacje na jej temat znajdziesz w naszym artykule.

Czym jest wirtualna kasa fiskalna?

Wirtualna kasa fiskalna to możliwość prowadzenia kasy fiskalnej w przestrzeni wirtualnej. Wirtualna kasa fiskalna to oprogramowanie, które możemy posiadać na dowolnym urządzeniu elektronicznym, czyli: komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie. Oprogramowanie to wprowadziło do użytku Ministerstwo Finansów od 1 czerwca 2020 r. Specjalne oprogramowanie samoistnie łączy się z systemem informatycznym wprowadzonym przez Szefa KAS, czyli Centralnego Repozytorium Kas. Przedsiębiorca nie jest zatem zobligowany do dokonywania dodatkowych formalności, bowiem proces certyfikacji ze strony technicznej, a więc certyfikowanie w Głównym Urzędzie Miar, przeprowadza producent.

Oprogramowanie umożliwia przedsiębiorcy przeprowadzanie następujących czynności:

rejestrowanie sprzedaży,
wystawianie paragonów fiskalnych,
tworzenie raportów dobowych.

W jakich rozporządzeniach znajdę szczegółowe informacje dotyczące użytkowania wirtualnych kas fiskalnych?

Obecnie obsługa wirtualnych kas fiskalnych jest regulowana przez 3 rozporządzenia:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 965).

– zmiany: z dnia 20 października 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 2268),

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 957).

– zmiany: z dnia 1 sierpnia 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 1849)

Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

Do czego służy wirtualna drukarka fiskalna?

Korzystając z kas fiskalnych rejestrujących, mających postać oprogramowania, musimy pamiętać, że nie jest to rozwiązanie obligatoryjne, lecz fakultatywne, co oznacza, że możemy z niego korzystać, ale nie musimy. Rzecz ma się odwrotnie w przypadku sięgania po wirtualną drukarkę fiskalną – jeżeli używamy wirtualnych kas fiskalnych, wtedy jesteśmy zobligowani do drukowania paragonów i rozliczania się z kasy, gdyż te czynności są obowiązkowe.

Jedna wirtualna drukarka fiskalna do obsługi wielu sprzętów

Z pomocą przychodzi wirtualna drukarka fiskalna, czyli aplikacja, która służy do tego, by automatycznie wystawiać paragony fiskalne z poziomu systemu do obsługi sprzedaży typu POS, co ułatwia zadanie, ponieważ ten sam system obsługiwał także tradycyjną drukarkę. Posługiwanie się wirtualną drukarką fiskalną niesie za sobą spore uproszczenie w obsłudze tego typu urządzeń – jedna drukarka fiskalna może posłużyć do obsługi wielu sprzętów, znajdujących się przy licznych stanowiskach sprzedaży, ulokowanych w jednym miejscu.

Czym różni się wirtualna kasa fiskalna od kasy fiskalnej online?

Nierzadko wirtualna kasa fiskalna online mylona jest z kasą fiskalną online. Jak odróżnić od siebie te dwa tak podobnie brzmiące pojęcia? Rozpocznijmy od analizy charakteryzujących je różnic.

Oprogramowanie kontra standardowy system

Pierwszą z nich jest fakt, że każda wirtualna kasa fiskalna jest jednocześnie kasą fiskalną online, jednak kasa fiskalna online nie będzie już wirtualną kasą fiskalną. Podstawową różnicę stanowi bowiem sposób, w jaki korzystamy z obu tych kas. Obie funkcjonują w systemie wirtualnym, a więc istnieją w sieci, lecz tylko wirtualna kasa fiskalna działa w formie oprogramowania, które instalujemy na dowolnie wybranym urządzeniu. Kasa fiskalna z kolei nie jest oprogramowaniem, ale korzystamy z niej poprzez dokonywanie działań w tradycyjnym systemie do obsługi zamówień i sprzedaży (np. POS).

Przegląd techniczny vs. jego brak

Kolejną różnicą dzielącą obie kasy jest dokonywany przegląd techniczny. W przypadku wirtualnej kasy fiskalnej, będącej de facto oprogramowaniem, nie jest dokonywany żaden przegląd sprzętu, na którym obsługujemy kasę, jednak przedsiębiorca na wezwanie uprawnionego organu jest zobligowany udostępnić kasę fiskalną oraz urządzenie na wydane żądanie. Kiedy mowa o kasie fiskalnej online, przegląd techniczny jest dokonywany regularnie, a więc co najmniej raz na dwa lata.

Koszt abonamentowy wypiera koszt jednorazowy

Następną zróżnicowaną kwestią są wytwarzane przez obie kasy wydatki, związane z jej użytkowaniem. Kasa fiskalna online generuje koszt jednorazowy, będący wynikiem wybrania konkretnego modelu sprzętu, zaś w przypadku wirtualnej kasy fiskalnej to, jak rozłożone będą koszta (jednorazowo lub abonamentowo), jest uwarunkowane decyzją podjętą przez przedsiębiorcę.

Wirtualna kasa fiskalna – kto może z niej korzystać?

Biorąc pod uwagę fakt, że w przypadku kas rejestrujących, mających postać oprogramowania, takie rozwiązanie jest dla przedsiębiorców stosunkowo nowe, należy podkreślić, iż obecnie nie wszystkie podmioty mogą z niego korzystać. Warto również nadmienić, że żaden przedsiębiorca nie jest zobligowany do używania takiej formy rozliczeń, stanowi ona jedynie możliwość. Należy odnotować, że w przypadku wspomnianych wcześniej kas fiskalnych online, istnieje lista przedsiębiorców, którzy muszą podejmować wskazane formy rozliczeń.

Rozporządzenia Ministra Finansów określają wybrane grupy podatników

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej? Szczegółową listę osób, trudniących się różnymi typami usług przedstawia Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących, mających postać oprogramowania (które zostało zmienione i uzupełnione dnia 20 października 2023 r. – Dz.U. z 2023 r., poz. 2268). Podatnicy, którzy mogą używać kas rejestrujących, mających postać oprogramowania, związani z następującymi czynnościami:

usługami przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego,
usługami wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
usługami związanymi z przeprowadzkami, świadczonymi na rzecz gospodarstw domowych,
usługami transportu drogowego i kolejowego pasażerskiego różnego typu,
usługami transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi,
usługami transportu morskiego i wodnego śródlądowego różnego typu,
usługami transportu lotniczego różnego typu,
usługami hotelarskimi, noclegowniami i innym związanymi z zakwaterowaniem,
usługami związanymi z przygotowaniem, a także podawaniem żywności oraz napojów,
sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
usługami mycia, czyszczenia samochodów i odnoszącymi się do podobnych usług,
dostawami towarów i świadczeniami usług przez ochotnicze straże pożarne,
dostawami towarów i świadczeniami usług przez koła gospodyń miejskich.

Analizując powyższe przykłady, dochodzimy do wniosku, że na tej liście brakuje jeszcze wielu sektorów związanych z licznymi gałęziami gospodarki. Należą do nich m.in. usługi na polu sprzedażowym podstawowych produktów, określanych mianem „produktów pierwszej potrzeby”.

Zalety wynikające z użytkowania wirtualnej kasy fiskalnej

Główną zaletą korzystania z kasy wirtualnej jest wymiana dawnych, niekorzystnych i mało praktycznych rozwiązań na nowe, bardziej aktualne, idące z „duchem czasu”. Zastosowanie nowoczesnych technologii ponadto umożliwia łatwość prowadzenia rejestracji każdej płatności oraz przeprowadzania rozliczeń podatkowych.

Tańsze rozwiązanie przyciąga nowych przedsiębiorców

Wirtualne kasy fiskalne z dnia na dzień stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, ponieważ nie wiążą się z poniesieniem jednorazowego, wysokiego wydatku za zakup kasy, jak ma to w przypadku używania kasy fiskalnej online. Ten aspekt budzi coraz szersze zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Wyjątkowo kusząca okazuje się być regularna opłata abonamentowa, oscylująca w granicach od 30 zł do 100 zł za miesiąc. Przedsiębiorca nie musi wówczas martwić się o opłaty rzędu kilku tysięcy złotych.

Możliwość pracy na własnym mobilnym urządzeniu gwarantuje niezastąpioną wygodę

Dodatkowym bezkompromisowym atutem korzystania z wirtualnej kasy fiskalnej jest możliwość jej wygodnego, mobilnego użytkowania. Oprogramowanie instalowane na urządzeniach, które mamy pod ręką, sprawia że (za wyjątkiem wyposażenia się w wirtualną drukarkę fiskalną), nie potrzebujemy zaopatrywać się w dodatkowy sprzęt. Reasumując – wirtualna kasa fiskalna gwarantuje coraz szersze możliwości, otwierając przedsiębiorcom nowe drogi rozwoju i pozwalając na rozwijanie „biznesowych skrzydeł”.

Wady wiążące się z użytkowaniem wirtualnej kasy fiskalnej

Niewątpliwie irytującą kwestią jest dotychczasowa, niezmienna konieczność wystawiania drukowanych paragonów. Ta powinność ze strony przedsiębiorcy wymaga obsługi wirtualnej drukarki fiskalnej oraz posiadania drukarki fiskalnej, a więc realnego sprzętu.

Podatnik samodzielnie rości zastrzeżenia do producenta oprogramowania

Instalując oprogramowania kasy wirtualnej, musimy również liczyć się z tym, że każde nasze posunięcie będzie podlegało kontroli Urzędu Skarbowego i nie byłoby w tym niczego niepokojącego, gdyby to podatnik sam nie musiał na własną rękę odpowiadać przed fiskusem za prawidłowość wszystkich danych. Częstotliwości awaryjności opisywanego oprogramowania zaś jeszcze dokładnie nie poznano i określana jest zaledwie na podstawie dotychczasowych doświadczeń. Jeżeli występują jakiekolwiek nieprawidłowości, wówczas to podatnika obliguje się do dochodzenia roszczeń od producenta oprogramowania.

Brak skonkretyzowanych informacji o przeglądach

Wątpliwości budzi również brak skonkretyzowanych informacji, dotyczących przeglądów dokonywanych w trakcie użytkowania wirtualnej kasy fiskalnej. W przypadku użytkowania kasy fiskalnej online takie przeglądy dokonywane są regularnie – raz na dwa lata i zapewniają gwarancję stabilnej pracy na danym urządzeniu. Wybierając wirtualne kasy fiskalne, musimy liczyć się z tym, że takiego wsparcia niestety nie otrzymamy.

Środowisko pracy oraz zabezpieczenie możliwości sprzętowych budzi wątpliwości

Korzystanie z wirtualnej kasy fiskalnej nie zostało również odpowiednio zabezpieczone w kwestii ochrony danych i środowiska pracy, ponieważ szacuje się je na niskie i całkowicie uzależnione od możliwości sprzętowych oraz software’owych.

Źródła:

Dz.U. 2020 poz. 965 z późn. zm.
Dz.U. 2020 poz. 957 z późn. zm.
https://www.podatki.gov.pl/vat/kasy-rejestrujace/informacje-kasy-wirtualne/