Odwieszenie działalności – jak poprawnie wznowić działalność gospodarczą?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest rozwiązaniem, z którego korzysta wielu przedsiębiorców w Polsce. Motywacje bywają różne: sezonowość branży, przejściowe trudności, brak pracowników czy potrzeba uporządkowania spraw firmowych.

Wznowienie działalności gospodarczej otwiera drogę do ponownego generowania bieżących przychodów, realizowania usług oraz zawierania nowych kontraktów. Cały proces odwieszenia działalności wymaga jednak dopełnienia określonych formalności oraz znajomości skutków podatkowych i ubezpieczeniowych. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Najważniejsze informacje

• Odwieszenie działalności oznacza wznowienie wykonywania działalności gospodarczej po okresie zawieszenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Wniosek o wznowienie działalności gospodarczej można złożyć online w systemie CEIDG lub w formie papierowej w dowolnym urzędzie gminy.

• Wznowienie następuje na podstawie wniosku przedsiębiorcy, a informacja automatycznie trafia do ZUS i właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

• Okres zawieszenia działalności wydłuża okres preferencyjnych składek ZUS, jeśli przedsiębiorca z nich korzystał.

• Po odwieszeniu działalności należy ponownie zgłosić się do obowiązkowych ubezpieczeń, a także powrócić do rozliczania podatku dochodowego i – w przypadku podatnika VAT – podatku VAT.

• Przedsiębiorca musi zgłosić wszelkie zmiany dotyczące danych firmy, kodów PKD czy formy opodatkowania, jeśli nastąpiły one w czasie zawieszenia.

• Błędy w procesie odwieszenia, np. opóźnienie w zgłoszeniu lub nieaktualizowanie danych, mogą skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Czym jest odwieszenie działalności gospodarczej?

Odwieszenie działalności gospodarczej, określane również jako wznowienie działalności, to formalny powrót do prowadzenia firmy po wcześniejszym zawieszeniu jej wykonywania. Przedsiębiorca, który zawiesił działalność, ma prawo w dowolnym momencie – po upływie minimalnego okresu 30 dni – wznowić jej prowadzenie. W okresie zawieszenia nie można osiągać bieżących przychodów z działalności gospodarczej, wykonywać czynności opodatkowanych ani podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.

Ponowne rozpoczęcie działalności wiąże się z licznymi obowiązkami formalnymi – zarówno wobec Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak i urzędów oraz instytucji państwowych. Samo odwieszenie działalności nie wymaga uzasadnienia – przedsiębiorca decyduje o tym samodzielnie. Wyjątkiem są sytuacje, gdy działalność została zawieszona na określony czas – wtedy wznowienie następuje automatycznie z dniem podanym we wniosku o zawieszenie.

Wznowienie działalności – kiedy i kto może skorzystać?

Z możliwości wznowienia działalności gospodarczej mogą skorzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy uprzednio zawiesili jej wykonywanie – zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wspólnicy spółek cywilnych prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą. Warunkiem jest upływ co najmniej 30 dni od daty zawieszenia.

Warto podkreślić, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest prawem przedsiębiorcy, nie zaś obowiązkiem. Okres zawieszenia może trwać do momentu wskazanego przez przedsiębiorcę lub bezterminowo, jeżeli firma nie zatrudnia pracowników. Jeżeli zawieszenie działalności zostało określone na czas oznaczony, działalność zostanie wznowiona automatycznie w dniu wskazanym przy zawieszeniu. Przedsiębiorca ma także prawo wznowić działalność wcześniej, składając odpowiedni wniosek.

Jak złożyć wniosek o wznowienie działalności gospodarczej?

Aby wznowić działalność gospodarczą, należy złożyć wniosek CEIDG-1 o wznowienie działalności. Można to zrobić na dwa sposoby: elektronicznie przez system CEIDG lub osobiście, składając papierowy formularz w dowolnym urzędzie gminy. Wniosek powinien zawierać datę wznowienia oraz, w razie potrzeby, aktualizację danych działalności.

Należy pamiętać, że:

• datą wznowienia może być dzień bieżący lub dowolny dzień w przyszłości, byle nie wcześniejszy niż dzień po zakończeniu okresu zawieszenia;

• we wniosku można zgłosić zmiany dotyczące kodów PKD, adresu działalności, formy opodatkowania czy innych danych, jeśli nastąpiły podczas zawieszenia;

• po złożeniu wniosku informacja jest automatycznie przekazywana do ZUS, urzędu skarbowego oraz GUS, co eliminuje konieczność składania dodatkowych zawiadomień (z wyjątkiem szczególnych przypadków, np. rejestracji nowych pracowników).

Formalności w CEIDG, ZUS i urzędzie skarbowym

Po złożeniu wniosku o odwieszenie działalności gospodarczej centralna ewidencja przekazuje informację automatycznie do wszystkich kluczowych instytucji. Przedsiębiorca nie musi osobno informować urzędu skarbowego ani ZUS, chyba że w okresie zawieszenia nastąpiły zmiany wymagające aktualizacji zgłoszenia lub pojawiła się konieczność zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń.

Warto zweryfikować, czy zgłoszone wcześniej dane – takie jak adres prowadzenia firmy, dane kontaktowe czy zakres działalności – są nadal aktualne. W przypadku jakichkolwiek zmian należy je od razu uwzględnić w aktualizacji wpisu w CEIDG.

W przypadku preferencyjnych składek ZUS, okres ich obowiązywania zostaje wydłużony o czas zawieszenia działalności. Po odwieszeniu firmy konieczne jest ponowne zgłoszenie siebie oraz pracowników do odpowiednich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe po wznowieniu działalności

Wznowienie działalności gospodarczej skutkuje powrotem wszystkich obowiązków podatkowych oraz ubezpieczeniowych. Od daty wskazanej we wniosku przedsiębiorca:

• ponownie rozlicza podatek dochodowy zgodnie z wybraną formą opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt);

• powraca do rozliczeń VAT, jeśli przed zawieszeniem był podatnikiem VAT, oraz wykonuje czynności opodatkowane;

• musi prowadzić ewidencję przychodów i kosztów oraz wystawiać faktury za usługi lub towary;

• zgłasza siebie i pracowników do ZUS (przy nowych kodach ubezpieczenia należy to zrobić w ciągu 7 dni od wznowienia działalności);

• ponownie opłaca składki zdrowotne, społeczne i na Fundusz Pracy, z uwzględnieniem ewentualnego wydłużenia okresu preferencyjnych składek.

W okresie zawieszenia nie wolno osiągać bieżących przychodów, a rozliczanie kosztów stałych jest możliwe tylko wtedy, gdy wydatki były niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Zmiany, które warto zgłosić przy odwieszeniu firmy

Podczas zawieszenia działalności mogą wystąpić zmiany wymagające aktualizacji danych. Przy wznowieniu działalności przedsiębiorca powinien:

• zgłosić nowe kody PKD, jeśli rozszerzył zakres działalności;

• zaktualizować adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności;

• poinformować urząd skarbowy o zmianie formy opodatkowania, jeśli nastąpiła ona w trakcie zawieszenia;

• zgłosić zmiany w zakresie danych kontaktowych;

• w przypadku zatrudniania pracowników – ponownie zgłosić ich do ZUS;

• złożyć korekty w zeznaniach podatkowych, jeśli wykryto błędy z okresu przed zawieszeniem działalności.

Wszystkie zmiany należy uwzględnić już na etapie składania wniosku o wznowienie lub niezwłocznie po tym fakcie.

Odwieszenie działalności a środki trwałe i koszty stałe

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie prowadzi amortyzacji środków trwałych; amortyzację należy wznowić z dniem odwieszenia działalności. Koszty stałe ponoszone w czasie zawieszenia, takie jak czynsz za lokal czy opłaty za energię elektryczną, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów po odwieszeniu działalności, o ile są niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może rozliczyć te wydatki w zeznaniu rocznym, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania.

Najczęstsze błędy przy wznowieniu działalności gospodarczej

Do najczęstszych błędów podczas odwieszania działalności należą:

• złożenie wniosku przed upływem minimalnego okresu zawieszenia (30 dni);

• niezgłoszenie zmian danych firmy w systemie CEIDG;

• opóźnienie w zgłoszeniu siebie lub pracowników do ZUS;

• prowadzenie działalności gospodarczej przed jej formalnym odwieszeniem;

• nieuwzględnienie zmian w przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych;

• brak aktualizacji wpisu w urzędzie skarbowym, zwłaszcza przy zmianie formy opodatkowania;

• pominięcie rozliczenia kosztów stałych lub amortyzacji środków trwałych.

Każdy z tych błędów może prowadzić do problemów podczas kontroli podatkowej lub komplikacji w rozliczeniach z ZUS.