Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – kiedy jest stosowane i co powinno się w nim znaleźć?

Zaświadczenie o zatrudnieniu – co to za dokument i kogo obowiązuje?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument, który służy jako potwierdzenie źródła oraz wysokości dochodu. Pracownik może zostać zobowiązany do dostarczenia odpowiedniego formularza przez sąd, instytucję finansową lub placówkę opiekuńczo–wychowawczą. Kiedy osoba zatrudniona nie przedłoży dokumentu w wyznaczonym terminie na wezwanie sądu, wówczas grozi to nałożeniem grzywny.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141) nie reguluje, w jaki sposób należy ubiegać się o zaświadczenie o zatrudnieniu. Nie mówi również wprost o takim obowiązku pracodawcy. Zapis na ten temat znajdziemy jedynie w ustawie o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118), kiedy to zobowiązuje się zatrudniającego do wystawienia dokumentu celem ustalenia wysokości świadczenia. Jednak należy zaznaczyć, że pracodawca musi udostępnić zaświadczenie o wynagrodzeniu na podstawie obowiązku dbania o dobro pracownika. Natomiast odmowa może zostać uznana jako działanie na jego szkodę.

Obowiązek wystawienia zaświadczeń o zarobkach nie został uregulowany również w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy zlecenie. Zleceniobiorca może wystąpić o udostępnienie dokumentu, ale to, czy go otrzyma, zależy od decyzji zleceniodawcy.

Kto może wystawić zaświadczenie o pracy?

Skoro już wiemy, kogo obowiązuje, warto odpowiedzieć na pytanie, kto może wystawić zaświadczenie o pracy.

Czy musi to być pracodawca? Okazuje się, że nie. Takie uprawnienia posiadają również osoby upoważnione, wśród których znajdują się reprezentanci pracodawcy – czyli na przykład dyrektor – główny księgowy, zarząd czy też kierownik. Warto jednak zapoznać się z wymaganiami sądu lub instytucji, która wnosi o przedłożenie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Może się zdarzyć, że wymagane będzie potrzebny nie tylko podpis księgowego, ale również osoby upoważnionej do jego wystawienia.

Kiedy stosuje się zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o wynagrodzeniu może przydać się w różnych sytuacjach. Najczęściej o taki dokument proszą instytucje finansowe, w których pracownik składa wniosek o kredyt lub pożyczkę. Wśród nich znajdują się nie tylko banki, ale również pozabankowe firmy pożyczkowe. Dzięki temu kredytodawca jest w stanie ocenić zdolność kredytową, a przedłożenie dokumentu od pracodawcy zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku. Dotyczy to również sytuacji, kiedy pracownik decyduje się na spłatę zakupów w ratach.

Jednak coraz częściej możemy zastąpić taki dokument wyciągiem z konta bankowego lub specjalnym oświadczeniem. Wiele zależy od zasad wprowadzonych przez daną instytucję. Zdarza się, że o stosowne zaświadczenie o pracy prosi placówka opiekuńczo–wychowawcza, do której pracownik chce zapisać swoje dziecko. Mowa tu przede wszystkim o publicznych przedszkolach i żłobkach, w których jednym z kryterium może być dochód na osobę w rodzinie.

Jak zostało wspomniane na początku, zaświadczenie o zarobkach należy przedłożyć również na wezwanie sądu. Będzie ono potrzebne w postępowaniu sądowym dotyczącym ustalenia prawa i wysokości alimentów, a także podczas rozpraw rozwodowych. To właśnie niedostarczenie dokumentów w takich sytuacjach grozi grzywnami z tytułu zatajenia dowodów.

Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu można znaleźć bez problemu w Internecie na ogólnodostępnych serwisach. Zdarza się również, że zakłady pracy mają własne druki do wypełnienia. Jednak bez względu na to, jaki formularz zostanie wypełniony powinien zawierać kilka podstawowych informacji. Niezbędne będą przede wszystkim dane pracownika takie jak: imię i nazwisko, numer PESEL, a także seria i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Ponadto dokument musi uwzględniać informacje o obecnym zatrudnieniu, czyli data rozpoczęcia pracy, stanowisko, typ umowy. Następnie konieczne jest wskazanie wysokości wynagrodzenia. Może to być wysokość dochodów obliczona na podstawie 3 ostatnich miesięcy. Należy również zaznaczyć, że w zaświadczeniu o pracy powinny się znaleźć dane o ewentualnym obciążeniu komorniczym lub likwidacji miejsca zatrudnienia. Będą one niezbędne w przypadku rozpatrywania wniosku o pożyczkę czy też kredyt. Na końcu dokumentu powinien znaleźć się pieczątka oraz podpis pracodawcy. Bez tych elementów dokument zostanie uznany za nieważny.

Jak otrzymać zaświadczenie o zatrudnieniu?

Kodeks pracy nie uwzględnia informacji na temat sposobu wnioskowania o zaświadczenie o zarobkach. Jednak zdarza się, że pracodawcy ustalają procedurę w regulaminie firmy lub innych wewnętrznych przepisach. W niektórych sytuacjach może być konieczny pisemny wniosek, w innych wystarczy ustna prośba. Jeżeli szczegółowe zasady nie zostały ustalone, wówczas warto złożyć odpowiedni dokument, aby mieć potwierdzenie dopełnienia formalności. Na koniec należy zaznaczyć, że pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na każdy wniosek pracownika.