Kasa fiskalna – kto musi ewidencjonować na nich sprzedaż?

Kasy fiskalne dominują w obrocie detalicznym. Dla wielu przedsiębiorców jest to podstawowe narzędzie służące do rejestrowania sprzedanych towarów oraz wykonanych usług. Ważnym aspektem jest podkreślenie, że owa sprzedaż odbywa się na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Jakie inne kryteria determinują obecność kasy fiskalnej w firmie?

Kiedy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej?

Używanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe w określonych przypadkach. Każdy, kto rozpoczyna działalność gospodarczą, powinien ustalić, czy to urządzenie będzie dla niego obligatoryjne.

Aktem prawnym regulującym te kwestie jest ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podstawowym warunkiem bezpośrednio określającym konieczność posiadania kasy fiskalnej jest obrót towarem lub usługami na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W ciągu dwunastu miesięcy kwota utargu nie może przekraczać 20 000 złotych.

Jeżeli w danym roku rozliczeniowym przedsiębiorca przekroczy ten próg, będzie musiał wyposażyć się w kasę fiskalną i zarejestrować ją. Dla osób dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą limit obliczany jest proporcjonalnie. Przydatną podczas wyliczeń informacją jest fakt, że na próg nie wpływa sprzedaż środków trwałych, wartości niematerialnych ani nieruchomości. Poza limitem kwotowym obowiązuje również procentowa zasada wyznaczająca, czy dany przedsiębiorca musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną. Dotyczy to sprzedaży mieszanej, czyli sytuacji, kiedy firma świadczy usługi zarówno dla osób fizycznych, jak i innych przedsiębiorstw. Jeżeli odsetek klientów indywidualnych przekracza 20% całkowitego rocznego obrotu, a także przekracza próg kwotowy, obecność kasy jest obowiązkowa.

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej, a kto może być zwolniony?

Zwolnieni z konieczności posiadania kasy fiskalnej są przedsiębiorcy, których klienci biznesowi generują ponad 80% rocznego obrotu. W takiej sytuacji nie ma zastosowania reguła progu 20 000 zł. Istotny jest jedynie fakt, że zdecydowana większość dokumentów sprzedażowych to faktury wystawiane innym firmom. Poza kryteriami rocznego obrotu w przepisach funkcjonuje grupa świadczonych usług oraz sprzedawanych towarów, które bez względu na wszystko wymuszają zakup kasy fiskalnej. Zatem ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy sprzedają:

• płynny gaz,
• części do silników, nadwozia samochodowe, a także części przyczep i naczep,
• sprzęt radiowy, telewizyjny i fotograficzny,
• wyroby z metali szlachetnych,
• wyroby tytoniowe,
• perfumy i wody toaletowe.

Z kolei najważniejsze usługi, w przypadku których należy drukować paragon przy okazji każdej wizyty klienta to m.in.:

• przewozy pasażerskie, w tym taksówki,
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów,
• wymiana opon lub kół,
• badania i przeglądy techniczne pojazdów,
• świadczenia medyczne lekarzy i stomatologów,
• konsultacje prawne,
• doradztwo podatkowe,
• prowadzenie usług gastronomicznych,
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne,
• w zakresie wymiany walut.

Równie interesująco wygląda lista działalności, które mogą być zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej bez względu na obroty. Takimi podatnikami są np.:

• notariusze,
• świadczący usługi telekomunikacyjne,
• sprzedający usługi ubezpieczeniowe oraz finansowe,
• osoby prowadzący agencje nieruchomości,
• prowadzący sprzedaż wysyłkową.

Zakup i rejestracja kasy fiskalnej

Jeżeli zgodnie z przepisami przedsiębiorca będzie zobligowany do wyposażenia firmy w kasę fiskalną, najczęściej ma dwa miesiące na zrealizowanie tego obowiązku. Dotyczy to zarówno sytuacji, kiedy obrót przekracza 20 000 zł (lub proporcjonalną kwotę, gdy dopiero otwarto działalność gospodarczą), kiedy przedsiębiorstwo rozpoczęło sprzedaż towarów lub usług objętych nakazem posiadania kasy, a także w przypadku przekroczenia proporcji 80% udziału sprzedaży zwolnionej.

Samo kupno to jednak nie wszystko – równie ważne jest zarejestrowanie urządzenia. Dokładnie chodzi o zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy. Informacje, jakie trzeba w nim zawrzeć, to liczba kas oraz wskazanie miejsca, gdzie będą użytkowane. Rejestracja jest też niezbędna, jeśli przedsiębiorca będzie chciał otrzymać zwrot kosztów poniesionych w związku zakupem kasy lub w celu dokonania odliczenia.

Wreszcie należy dokonać fiskalizacji, czym zajmuje się zazwyczaj sprzedawca lub serwisant, który jednorazowo uaktywnia tryb fiskalny i wpisuje numer NIP przedsiębiorcy do pamięci fiskalnej. Całość potwierdza się wydrukowaniem raportu dobowego, który z kolei trafia do książki kasy. Ponadto w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji należy złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy. Wówczas otrzymuje się numer ewidencyjny, który trzeba przykleić na kasę, a także w książce kasy.