Raport kasowy – jak poprawnie wypełnić dokumenty kasowe?

Czym jest raport kasowy?

Z raportu NBP „Informacja o kartach płatniczych III kwartał 2018 r.” wynika, że na koniec III kwartału 2018 r. na rynku było ponad 40 mln kart płatniczych. To o 171 tys. kart więcej niż w czerwcu 2018 r. Tendencja wzrostowa jest widoczna nie tylko w Polsce, ale na całym świecie.

Mimo to, wciąż ponad 80 proc. transakcji (globalnie) przeprowadzanych jest w gotówce[1]. Aby udokumentować obrót gotówką w firmach, sporządza się raporty kasowe.

Raport kasowy często jest mylnie utożsamiany z raportem z kasy fiskalnej. Tymczasem to dwa odrębne dokumenty. Raport kasowy sporządza się w celu udokumentowania przeprowadzonych operacji kasowych, w efekcie czego prezentuje on aktualny stan kasy (gotówki znajdującej się w kasie). Każdy raport ujmuje operacje kasowe w określonym czasie, np. w ciągu jednego dnia lub jednego miesiąca.

W wielu miejscach (sklepach, punktach usługowych czy organizacjach pozarządowych) istnieje możliwość płatności gotówką. Takie podmioty korzystają z kas, a wszystkie wykonane operacje dokumentują właśnie poprzez raport kasowy.

Dokumenty kasowe a raport kasowy

Raporty kasowe przygotowuje się na podstawie dokumentów obrazujących przepływ środków pieniężnych. Inaczej mówiąc, raport kasowy to ewidencja:

dowodów zakupu – faktur i rachunków,
dowodów KP (kasa przyjęła) i dowodów KW (kasa wydała),
kopert płacowych (dokumentów, na których odbiorcy wynagrodzenia za pracę lub uposażenia składają czytelne podpisy i daty otrzymania gotówki),
wniosków o wypłatę zaliczek na podróże służbowe,
poleceń wypłaty lub wpłat z tytułu rozliczeń podróży służbowych,
poleceń wypłaty, które zostały zaakceptowane przez osoby upoważnione,
dowodów wpłat na rachunki bankowe,
poleceń wykonania dyspozycji płatniczych.

Zarówno KP, jak i KW muszą zawierać szereg informacji. Wspólne elementy to nazwa wystawcy dowodu i podpis kasjera. Każdy z tych dokumentów musi zawierać odpowiednio:

numer dowodu KP/KW,
datę wpłaty/wypłaty,
tytuł wpłaty/wypłaty,
kwotę wpłaty/wypłaty,
nazwę wpłacającego/nazwę podmiotu, na rzecz którego dokonuje się wypłaty środków
podpis odbiorcy gotówki (w przypadku KW).

Elementy składowe raportu kasowego

Prawidłowo przygotowany raport kasowy zawiera szereg elementów. W dokumencie tym powinny znaleźć się:

dane firmy (wystarcza pieczęć firmowa),
numer raportu kasowego (dozwolona jest m.in. zarówno numeracja ciągła, jak i numeracja wskazująca poszczególne kasy),
oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzany raport kasowy – w tym przypadku decydujące są ustalenia instrukcji kasowej,
wykaz wszystkich operacji – muszą zostać zaprezentowane w porządku chronologicznym i opisane (pozycja, data, treść dokumentu kasowego, dane osób dokonujących wpłat lub wypłat pieniężnych),
numer konta przeciwstawnego,
informacja o obrotach i stanie kasy (poprzednim i obecnym),
informacja o liczbie załączników KP i KW.

Każdy raport kasowy musi zostać podpisany przez kasjera, który go sporządził. Na dokumencie powinny znaleźć się również daty – jego sporządzenia i zatwierdzenia.

Funkcję kasjera powinna pełnić osoba mająca co najmniej podstawowe informacje o gospodarce kasowej. W sytuacji, gdy kasjerem ma zostać osoba, która wcześniej nie miała styczności ze sporządzaniem takich dokumentów, konieczne jest jej przeszkolenie. Jeżeli w firmie pracuje co najmniej dwóch księgowych, to jednemu z nich również może zostać powierzona rola kasjera (w innym przypadku sam musiałby on przygotować raport, a następnie go zaakceptować).

Raport kasowy – wypełnianie

Wypełniając raport kasowy, kasjer powinien obliczyć sumy przychodów i rozchodów. Przygotowanie tego dokumentu obejmuje również umieszczenie informacji o stanie początkowym i końcowym kasy. Obecnie czynności te często wykonywane są automatycznie przez systemy informatyczne. Każdy raport kasowy powinien zostać zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną (pracownika działu księgowości).

Wypełnianie raportu kasowego może skończyć się ujawnieniem błędów. Jeżeli rozchód gotówki z kasy jest nieudokumentowany właściwymi dowodami kasowymi, mówi się o niedoborze kasowym. Obciąża on kasjera, chociaż nie zawsze. Co do zasady to właśnie kasjer odpowiada za stan kasy, gdy podpisał oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej. W niektórych przypadkach może on uchronić się przed konsekwencjami niedoboru kasowego, np. wskazując, że firma nie dopełniła obowiązków wynikających z konieczności zapewnienia odpowiedniej ochrony środków znajdujących się w kasie.

Innym błędem ujawnionym podczas przygotowania raportu kasowego jest nadwyżka kasowa. Ma ona miejsce wówczas, gdy w kasie znajduje się gotówka, która nie została udokumentowana przychodowymi dokumentami (dowodami) kasowymi. Nadwyżka powinna zostać odprowadzona na rachunek dochodów budżetowych.

Raport kasowy powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach. Kopia raportu kasowego powinna pozostać w kasie.

Raport kasowy – księgowanie

Sporządzenie raportu kasowego pozwala skontrolować stan gotówki znajdującej się w kasie z dokumentami (dowodami) kasowymi. Odrębnym zagadnieniem jest księgowanie operacji gospodarczych. Odbywa się ono na koncie „Kasa”.

W przypadku, gdy kasjer przyjmuje do kasy środki lub raport kasowy stwierdza nadwyżki w kasie, księgowanie odbywa się po stronie Wn (Dt). I odwrotnie – wypłatę środków oraz wszelkie niedobory księguje się po stronie Ma (Cr).

Jak często sporządzać i przez ile czasu przechowywać raporty kasowe?

Raporty kasowe należy sporządzać zgodnie z okresem sprecyzowanym w instrukcji kasowej. Dopuszczalne jest sporządzanie raportów kasowych zarówno codziennie, jak i rzadziej. W tym przypadku wiele zależy od potrzeb przedsiębiorstwa. W niektórych firmach raport kasowy sporządza się nawet kilka razy dziennie, gdy ma miejsce zmiana kasjera.

Wszystkie raporty kasowe muszą być archiwizowane. Okres przechowywania takich dokumentów wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

[1] Informacja o kartach płatniczych III kwartał 2018 r., https://www.nbp.pl/systemplatniczy/karty/q_03_2018.pdf (dostęp 20.05.2019).