Jednolity plik kontrolny, czyli JPK dla mikroprzedsiębiorców

Wprowadzenie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) to kolejny etap uszczelniania systemu podatkowego w Polsce. Takie pliki ułatwiają znacznie pracę organom podatkowym, pozwalają na automatyczną weryfikację informacji podatkowych uzyskanych od przedsiębiorców, a do tego ułatwiają czynności kontrolne prowadzone przez fiskusa. JPK jest o tyle korzystny dla firm, że pozwala prowadzić kontrolę w formie elektronicznej, bez potrzeby wysyłania inspektorów do siedziby przedsiębiorstwa, co znacząco redukuje obciążenia administracyjne. Dzięki temu podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni, mogą szybciej weryfikować swoje rozliczenia, a sam system podatkowy staje się bardziej transparentny i zautomatyzowany.

Według danych Krajowej Administracji Skarbowej w 2018 roku polscy przedsiębiorcy przesyłali co miesiąc 1,6 mln plików JPK. Niestety, wykryto w nich aż 1,26 mln pomyłek, co świadczy o tym, że Jednolity Plik Kontrolny sprawia trudności wielu firmom, szczególnie małym, które mogą mieć problem z poprawnym wygenerowaniem pliku JPK w formacie XML i jego przesłaniem do urzędu skarbowego. Część błędów wynikała z nieprawidłowego uzupełniania danych dotyczących faktur sprzedaży oraz ewidencji przychodów, co może skutkować koniecznością składania korekt i dodatkowych wyjaśnień przed organami podatkowymi. Warto zatem dokładnie poznać zasady działania JPK dla mikroprzedsiębiorców, by uniknąć pomyłek i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

JPK – co to jest? Jakie zawiera informacje?

Na początek warto wyjaśnić, czym dokładnie jest Jednolity Plik Kontrolny i jakie informacje zawiera, a w szczególności skupić się na jednej z jego najważniejszych struktur – JPK_VAT, ponieważ to właśnie ona ma ważne znaczenie dla przedsiębiorców zobowiązanych do rozliczenia VAT. JPK_VAT to zestaw danych dotyczących sprzedaży oraz zakupów, które są ujęte w ewidencji podatku VAT za konkretny okres rozliczeniowy, zazwyczaj obejmujący jeden miesiąc. Plik JPK_VAT posiada określoną strukturę i jest przesyłany w formacie XML, co pozwala na jego łatwe przetwarzanie przez system podatkowy Krajowej Administracji Skarbowej.

Struktura pliku JPK_VAT składa się z wielu precyzyjnie zdefiniowanych sekcji, które obejmują następujące elementy:

• nagłówek – zawiera informacje podstawowe, w tym datę wystawienia pliku oraz okres, którego dotyczy,
• podmiot – zawiera dane identyfikacyjne podatnika VAT, takie jak nazwa kontrahenta i numer NIP,
• SprzedazWiersz – ewidencja faktur sprzedaży, uwzględniająca kwotę przychodu oraz inne dane dotyczące operacji gospodarczych,
• SprzedazCtrl – podsumowanie ewidencji sprzedaży, przedstawiające zbiorcze wartości transakcji w danym okresie,
• ZakupWiersz – szczegółowe informacje dotyczące ewidencji zakupów VAT,
• ZakupCtrl – podsumowanie ewidencji zakupu, obejmujące kwotę podatku naliczonego.

Oprócz JPK_VAT istnieją także inne struktury Jednolitych Plików Kontrolnych, które mają zastosowanie w różnych obszarach księgowości i podatków. Wśród nich znajdują się JPK_EWP (ewidencja przychodów), JPK_FA (dotyczący faktur sprzedaży), JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_MAG (gospodarka magazynowa), JPK_WB (wyciąg bankowy) oraz JPK_PKiPR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów). Plik JPK_VAT obowiązkowo przesyłany jest drogą elektroniczną do urzędu skarbowego, natomiast pozostałe struktury JPK przedsiębiorcy są zobowiązani przechowywać w wersji elektronicznej na nośnikach danych, aby móc je udostępnić na żądanie organów podatkowych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a JPK

Jeśli ktoś zakłada jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawia się, od kiedy Jednolity Plik Kontrolny (JPK) będzie go obowiązywał, powinien wiedzieć, że JPK należy składać już po pierwszym miesiącu prowadzenia firmy, pod warunkiem że przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i zobowiązany do składania deklaracji podatkowych.

Należy tutaj uwzględnić kilka istotnych kwestii. Plik JPK_VAT muszą składać wszyscy podatnicy VAT, którzy co miesiąc przesyłają do urzędu skarbowego obowiązkowe deklaracje VAT, takie jak VAT-7. Z kolei przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie mają obowiązku przesyłania JPK_VAT. Dotyczy to głównie tych, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi zwolnione z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, a także tych, których roczny obrót firmy nie przekracza 200 000 zł i korzystają ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 tej ustawy.

Od 1 lipca 2016 roku obowiązek składania plików JPK_VAT dotyczył jedynie dużych firm, natomiast od 1 stycznia 2017 roku objął także średnie i małe przedsiębiorstwa. Z kolei od 1 stycznia 2018 roku wymóg przesyłania JPK dotyczy również mikroprzedsiębiorców, czyli najmniejszych podmiotów gospodarczych. Warto zaznaczyć, że zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o Prawie przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku (Dz. U. 2018 poz. 646), mikroprzedsiębiorcą jest podmiot, który w ciągu ostatnich dwóch lat spełniał łącznie dwa warunki: zatrudniał mniej niż 10 pracowników (bądź żadnego) oraz jego roczny obrót netto nie przekroczył 2 mln euro. Większość osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą spełnia te kryteria.

Kiedy i jak składać JPK_VAT?

Bez względu na to, czy mikroprzedsiębiorca rozlicza się z podatku VAT miesięcznie czy kwartalnie, Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT musi być składany co miesiąc, niezależnie od terminu składania deklaracji VAT. Ostateczny termin przesłania pliku to 25. dzień miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego, chyba że przypada on na dzień wolny od pracy – wówczas przesunięty jest na pierwszy dzień roboczy. Dla przykładu, plik JPK_VAT za marzec należy przesłać do urzędu skarbowego do 25 kwietnia. Przesyłanie pliku odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, co oznacza konieczność użycia programów komputerowych kompatybilnych z systemem Ministerstwa Finansów, a w wielu przypadkach wymaga także kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub wykorzystania profilu zaufanego ePUAP.

Wygenerowanie pliku JPK na żądanie

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) może być wymagany do przesłania na żądanie organów podatkowych. Dzieje się tak zazwyczaj w sytuacji, gdy prowadzone jest postępowanie podatkowe, przeprowadzana jest kontrola skarbowa lub realizowane są czynności sprawdzające. W takich przypadkach konieczne jest wygenerowanie odpowiedniej struktury pliku JPK, takiej jak JPK_FA czy JPK_KR, które zawierają szczegółowe informacje o ewidencji faktur sprzedaży, księgach podatkowych oraz operacjach gospodarczych.

Wezwanie do przekazania pliku JPK od urzędu skarbowego określa termin dostarczenia dokumentu w formie elektronicznej, zazwyczaj w przeciągu trzech dni roboczych od momentu doręczenia wezwania. Plik musi być przesłany w formacie XML, co umożliwia jego łatwe przetwarzanie i analizę przez Ministerstwo Finansów oraz organy podatkowe. Warto pamiętać, że do jego przesyłania przedsiębiorcy zobowiązani są korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie danych.

Co grozi za niezłożenie plików JPK?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany do składania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) powinien pamiętać, że obowiązek ten dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT i musi być realizowany co miesiąc. Niezłożenie pliku JPK w wymaganym terminie może skutkować sankcjami karno-skarbowymi, które są przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W przypadku, gdy uszczuplenie należności podatkowej nie przekracza kwoty 10 tys. zł, naruszenie uznawane jest za wykroczenie skarbowe. Wówczas przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1/10 do dwudziestokrotnej wartości minimalnego wynagrodzenia, co oznacza kwoty od 210 zł do 42 tys. zł. Natomiast jeśli kwota przekracza 10 tys. zł, wówczas jest to już traktowane jako przestępstwo skarbowe, za które grozi kara grzywny od 10 do 720 stawek dziennych – przy czym wartość jednej stawki dziennej wynosi od 70 zł do 28 tys. zł. W skrajnych przypadkach kara może wynieść nawet 20,1 mln zł.

Ze względu na dotkliwość sankcji oraz możliwość naliczenia wysokich kar finansowych, terminowe składanie plików JPK VAT do urzędu skarbowego jest niezwykle istotne. Warto pamiętać, że przedsiębiorcy zobowiązani do ich przesyłania mogą korzystać z programów komputerowych oraz bezpłatnej aplikacji e-Mikrofirma, co znacząco ułatwia proces rozliczenia VAT i minimalizuje ryzyko błędów.

Jednolity plik kontrolny, czyli JPK dla mikroprzedsiębiorców. Podsumowanie

Jednolity Plik Kontrolny to prymarne narzędzie, które usprawnia kontrolę podatkową oraz umożliwia automatyczną weryfikację ewidencji faktur sprzedaży i operacji gospodarczych. Przedsiębiorcy zobowiązani do jego składania powinni pamiętać, że każda struktura JPK zawiera informacje dotyczące podatników VAT oraz transakcji za dany okres, a jej poprawne wygenerowanie w formie elektronicznej wymaga użycia programów komputerowych. Warto zwrócić uwagę na konieczność przeprowadzania regularnej weryfikacji danych przed wysłaniem pliku JPK do urzędu skarbowego, aby uniknąć błędów w ewidencji przychodów i księgach rachunkowych. Dzięki bezpłatnej aplikacji e-Mikrofirma oraz profilowi zaufanemu przedsiębiorcy mogą skutecznie zarządzać plikami JPK, dbając o ich łatwe przetwarzanie i zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów. Rzetelne prowadzenie dokumentacji oraz terminowe rozliczenie VAT pozwala uniknąć sankcji, a ponadto usprawnia proces przesyłania danych do organów podatkowych, które mogą żądać ich udostępnienia w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów bądź innych transakcji wymagających analizy przez fiskusa.