Jednolity plik kontrolny, czyli JPK dla mikroprzedsiębiorców

Wprowadzenie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) to kolejny etap uszczelniania systemu podatkowego w Polsce. Takie pliki ułatwiają znacznie pracę organom podatkowym, pozwalają na automatyczną weryfikację informacji podatkowych uzyskanych od przedsiębiorców, a do tego ułatwiają czynności kontrolne prowadzone przez fiskusa. JPK jest o tyle korzystny dla firm, że pozwala prowadzić kontrolę w formie elektronicznej, bez potrzeby wysyłania inspektorów do siedziby przedsiębiorstwa.

Według danych Krajowej Administracji Skarbowej w 2018 roku polscy przedsiębiorcy przesyłali co miesiąc 1,6 mln plików. Niestety, wykryto w nich aż 1,26 mln pomyłek. Świadczy to o tym, że Jednolity Plik Kontrolny sprawia kłopot wielu firmom, szczególnie małym (źródło: https://gospodarka.dziennik.pl/podatki/artykuly/591545,fiskus-jpk-centralny-rejestr-faktur.html). Warto zatem nieco przybliżyć zasady działania JPK dla mikroprzedsiębiorców.

JPK – co to jest?

Na początek warto wyjaśnić, czym jest Jednolity Plik Kontrolny, a przede wszystkim jedna z jego struktur – JPK_VAT, bo o nią głównie chodzi. To nic innego, jak zestaw danych o sprzedaży i zakupach, które są ujmowane w ewidencji podatku VAT za dany miesiąc. Plik JPK_VAT ma ściśle określoną strukturę i przesyłany jest w formacie xml. Struktura takiego pliku składa się z szeregu tabeli, do których należą:

nagłówek,
podmiot – zawiera dane identyfikujące podatnika,
SprzedazWiersz – szczegółowe dane o każdej sprzedaży,
SprzedazCtrl – podsumowanie ewidencji sprzedaży,
ZakupWiersz – szczegółowa ewidencja zakupu VAT,
ZakupCtrl – podsumowanie ewidencji zakupu.

Należy dodać, że oprócz JPK_VAT w użyciu są również inne struktury Jednolitych Plików Kontrolnych – JPK_EWP (ewidencja przychodów), JPK_FA (dotyczy wystawianych faktur), JPK_KR (księgi rachunkowe), JPG_MAG (gospodarka magazynowa), JPK_WB (wyciąg bankowy) i JPK_PKiPR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów). Plik JPK_VAT wysyła się drogą elektroniczną do KAS, natomiast pozostałe struktury JPK należy przechowywać w formie elektronicznej na nośnikach danych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a JPK

Jeśli ktoś zakłada jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawia się, od kiedy Jednolity Plik Kontrolny będzie go obowiązywał, powinien wiedzieć, że JPK należy składać już po pierwszym miesiącu prowadzenia firmy.

Należy tutaj wziąć pod uwagę kilka warunków. Plik JPK_VAT składają podatnicy, którzy są płatnikami podatku VAT i składają do urzędu skarbowego deklaracje VAT (np. VAT-7). Natomiast nie składa się pliku JPK_VAT, gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z podatku VAT. Dotyczy to głównie sytuacji, gdy sprzedaje się towary lub świadczy usługi zwolnione z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług lub gdy roczny obrót firmy jest mniejszy niż 200 000 zł i korzysta się ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 wspomnianej ustawy).

Od 1 lipca 2016 roku plik JPK składają duże firmy, od 1 stycznia 2017 roku – średnie i małe, a od 1 stycznia 2018 roku ten obowiązek dotyczy również Jednolity plik kontrolny, czyli JPK dla mikroprzedsiębiorców. Warto zatem wyjaśnić, kogo Ministerstwo Finansów uważa za mikroprzedsiębiorców, co wymaga sięgnięcia do Ustawy o Prawie przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku (Dz. U. 2018 poz. 646). Według art. 7 ust. 1 za mikroprzedsiębiorcę uważa się takiego przedsiębiorcę, który w ciągu ostatnich 2 lat spełniał łącznie dwa następujące warunki: Zatrudniał mniej niż 10 pracowników lub żadnego oraz jego roczny obrót netto nie przekroczył 2 mln euro. Takie warunki spełnia większość osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Kiedy i jak składać JPK_VAT?

Bez względu na to, czy mikroprzedsiębiorca rozlicza się z podatku VAT miesięcznie czy kwartalnie, Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT należy składać co miesiąc. Termin to maksymalnie 25 dzień miesiąca po zakończeniu poprzedniego miesiąca lub pierwszy dzień roboczy, gdy 25 dnia przypada święto, sobota lub niedziela. Zatem na przykład za marzec 2018 roku należy przesłać plik JPK do 25 kwietnia 2018 roku – podobnie w pozostałe miesiące. Plik JPK_VAT przesyłany jest tylko drogą elektroniczną.

JPK na żądanie

Plik JPK składa się także na żądanie organów podatkowych. Dzieje się to najczęściej wtedy, gdy prowadzone jest postępowanie podatkowe, realizowana jest kontrola skarbowa lub przeprowadzane są czynności sprawdzające. W takich przypadkach potrzebne są pozostałe struktury JPK, które zostały wymienione wyżej (np. JPK_FA itd.). W wezwaniu od organu podatkowego znajduje się termin przekazania JPK na żądanie – zwykle są to 3 dni od dostarczenia wezwania.

Co grozi za niezłożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Na koniec należy jeszcze przypomnieć, że składanie co miesiąc pliku JPK jest obligatoryjne dla płatników VAT. Jeśli przedsiębiorca nie wywiąże się z tego obowiązku, naraża się na sankcje karno-skarbowe.

Co dokładnie grozi za niezłożenie JPK? Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Jeśli uszczuplenie należności podatkowej nie przekracza kwoty 10 tys. zł, postępowanie przedsiębiorcy zostaje uznane za wykroczenie. Grozi wtedy grzywna w wysokości od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia (od 210 zł do nawet 42 tys. zł). Jeśli natomiast uszczuplenie należności podatkowej przekracza 10 tys. zł, wtedy dochodzi do przestępstwa skarbowego. Za to grozi grzywna w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych (stawka dzienna wynosi od 70 zł do 28 tys. zł). W praktyce podatnik może wtedy zapłacić od 700 zł do nawet 20,1 mln zł.

Sankcje za niezłożenie pliku JPK mogą być bardzo dotkliwe pod względem finansowym, warto zatem zwracać szczególną uwagę na przygotowanie tego rodzaju dokumentów finansowych. Samo sporządzenie JPK nie jest skomplikowane, dlatego nawet mikroprzedsiębiorca bez sztabu księgowych jest w stanie sobie z tym poradzić.