Preautoryzacja w hotelach – do czego służy?

Preautoryzacja to termin, który doskonale znają osoby pracujące w branży turystycznej. Prowadząc hotel lub np. wypożyczalnię samochodów, zamrożenie środków na koncie klienta jest niekiedy konieczne. W tym celu służy preautoryzacja. Dowiedz się więcej na temat płatności MO/TO i terminalach płatniczych dla branży hotelarskiej. Dla właścicieli obiektów noclegowych ważne jest, aby rozumieć, że preautoryzacja karty płatniczej stanowi skuteczne zabezpieczenie środków, które nie wymaga fizycznej obecności karty klienta w momencie dokonywania rezerwacji.

Czym jest preautoryzacja karty kredytowej i jak działa to zabezpieczenie?

Rezerwujesz pobyt w hotelu na wymarzone w wakacje. W trakcie wypełniania formularza jesteś proszony o podanie danych swojej karty. Mówimy wtedy o preautoryzacji. Na czym ona polega?

Firmy, które korzystają z preautoryzacji, otrzymują sposób na zamrożenie środków na koncie klienta. Dzięki temu zabezpieczają się na wypadek rezygnacji klienta z usługi. Jest to gwarancja dla przedsiębiorstwa, że otrzyma zapłatę, jeśli minął termin bezpłatnej anulacji. Preautoryzacja karty kredytowej zapewnia czasową blokadę środków na rachunku posiadacza karty, co daje gwarancję otrzymania zapłaty w przypadku przekroczenia terminu bezkosztowej anulacji rezerwacji. Procedura ta może być wykonana na podstawie udostępnionych danych karty, bez konieczności jej fizycznej obecności, co jest szczególnie istotne przy rezerwacjach dokonywanych online bądź telefonicznie.

Preautoryzacja karty płatniczej w różnych branżach – gdzie się z nią spotkasz?

Nietrudno się domyślić, w jakich branżach preautoryzacja jest wykorzystywana najczęściej. Klienci nierzadko spotykają się z nią podczas rezerwacji różnych usług. Jakich branż to dotyczy?

Preautoryzacja najczęściej kojarzy się z branżą hotelarską. Nic dziwnego. Jest ona mocno narażona na zmianę decyzji klienta przed datą rezerwacji. Z tego powodu wykorzystuje ona m.in.: terminale z funkcją MO/TO.

Jednak hotele to nie jedyna branża, gdzie preautoryzacja jest konieczna. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku wypożyczenia samochodu. Dzięki tej funkcji wypożyczalnia może określić odpowiedzialność kierowcy w razie wypadku. Preautoryzacja polega również na zablokowaniu środków na poczet późniejszych płatności w wypożyczalniach samochodów, gdzie kwota jest zwalniana po zwróceniu samochodu w nienaruszonym stanie. Biura podróży także stosują tę metodę dla usług rezerwowanych z wyprzedzeniem, a firmy, które organizują imprezy okolicznościowe, mogą wymagać preautoryzacji karty płatniczej jako gwarancji przy rezerwacji terminów.

Bezpieczeństwo transakcji – na czym polega preautoryzacja karty w praktyce?

Preautoryzacja karty to proces, który daje zarówno przedsiębiorcom, jak i klientom poczucie bezpieczeństwa transakcji. Dzięki temu hotelarz ma pewność, że otrzyma zapłatę w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, a klient nie musi obawiać się nadużyć ze strony usługodawcy. Proces ten jest szczególnie istotny przy rezerwacjach dokonywanych przez internet, gdzie brak jest fizycznego kontaktu między stronami. Terminal płatniczy w telefonie lub mobilny terminal płatniczy pozwala na elastyczne przeprowadzenie tego procesu, nawet gdy klient nie jest fizycznie obecny. W praktyce czym polega preautoryzacja karty? Jest to tymczasowa blokada środków na koncie klienta wykonywana na podstawie udostępnionych danych karty kredytowej albo karty płatniczej, która pozostaje aktywna do czasu faktycznej zapłaty lub wygaśnięcia preautoryzacji. Po zakończeniu świadczenia usługi, wymagany jest dokument z terminala potwierdzający unieważnienie preautoryzacji, co pozwala na odblokowanie środków na rachunku klienta.

Czym są płatności MO/TO?

Jest to skrót od Mail Order/Telephone Order. Pozwalają one na obciążenie karty bez jej fizycznej obecności. Zamiast tego wystarczy podanie informacji, jakie się na niej znajdują.

Dzięki transakcjom MO/TO możliwe jest zablokowanie środków na koncie na poczet przyszłej płatności. W tym celu konieczny będzie terminal z odpowiednią usługą. W płatnościach MO/TO preautoryzacja karty płatniczej jest dokonywana bez fizycznej obecności karty, wyłącznie na podstawie udostępnionych danych karty przez telefon albo e-mail. Terminal płatniczy z funkcją MO/TO umożliwia przeprowadzenie takiej operacji, gwarantując bezpieczeństwo obu stron transakcji przy jednoczesnym zabezpieczeniu środków do późniejszego terminu dokonania zapłaty.

Terminale płatnicze w hotelach – dlaczego są istotne?

Hotel bez terminala płatniczego? Brzmi jak scenariusz niemożliwy – z kilku powodów. Po pierwsze jest to niezgodne z prawem. Przedsiębiorcy, którzy rejestrują sprzedaż przy pomocy kas, muszą umożliwiać płatności bezgotówkowe.

To jednak nie wszystko.

Warto postawić się w roli klienta. Wyjeżdżając na wakacje, wiele osób unika brania ze sobą dużej ilości gotówki. W ten sposób zabezpieczają się przed jej zgubieniem albo kradzieżą. Z tego powodu większość klientów preferuje płatności kartą. Terminale płatnicze w hotelach nie tylko umożliwiają standardowe płatności za pomocą karty kredytowej czy karty płatniczej, ale także obsługują preautoryzację, która jest nieodzowna dla zabezpieczenia interesów obiektów noclegowych. Nowoczesne terminale oferują również funkcje takie jak konwersja walut czy obsługa kart zbliżeniowych, co znacznie poprawia doświadczenia gości, szczególnie tych zagranicznych, którzy mogą dokonywać płatności w walucie swojej karty.

Jak sprawdzić, ile kosztuje terminal płatniczy dla hotelu?

Prowadząc obiekt hotelarski, warto zapoznać się z różnymi ofertami dotyczącymi terminali płatniczych. Koszt zależy od wielu czynników, takich jak: rodzaj wybranego urządzenia, oferta agenta rozliczeniowego, czy przewidywany wolumen transakcji. Dobrą wiadomością jest możliwość skorzystania z programu Polska Bezgotówkowa, umożliwiającego otrzymanie terminala płatniczego za darmo wraz z brakiem opłat przez pierwsze 12 miesięcy. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić ile kosztuje terminal płatniczy w różnych ofertach i wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb konkretnego hotelu. Przy wyborze terminala dla branży hotelarskiej szczególną uwagę należy zwrócić na urządzenia obsługujące preautoryzację karty kredytowej oraz umożliwiające przeprowadzanie transakcji bez fizycznej obecności karty. Program Polska Bezgotówkowa jest wyjątkowo korzystny dla nowych przedsiębiorców, gdyż oferuje terminal płatniczy za darmo oraz brak prowizji przez pierwszy rok, co znacząco obniża początkowe koszty prowadzenia działalności.

Nowoczesne technologie w branży hotelarskiej – Softpos jako alternatywa

Dla mniejszych obiektów noclegowych lub hoteli butikowych ciekawym rozwiązaniem może być Softpos, czyli aplikacja zamieniająca smartfon w terminal płatniczy. To innowacyjne rozwiązanie eliminuje potrzebę zakupu dodatkowego sprzętu, pozwalając na akceptację płatności bezpośrednio przez telefon. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku mniejszych pensjonatów, gospodarstw agroturystycznych czy wynajmu krótkoterminowego, gdzie tradycyjny terminal mógłby być zbyt kosztowny w utrzymaniu. Terminal płatniczy w telefonie to ekonomiczna alternatywa, która również potrafi obsługiwać preautoryzację karty płatniczej, czyniąc go idealnym narzędziem dla mniejszych obiektów noclegowych czy mobilnych usługodawców. Warto wiedzieć, że współczesne rozwiązania Softpos oferują te same funkcjonalności, co klasyczne terminale, umożliwiając przeprowadzenie zabezpieczenia środków na koncie klienta bez konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt.

Zalety terminali w hotelach

Wykorzystanie terminali płatniczych w hotelach wiąże się z licznymi zaletami. Pisaliśmy już o preautoryzacji, która umożliwia płatności bez fizycznej obecności karty. To jednak nie wszystkie korzyści:

Płatności w obcej walucie

Przyjmowanie transakcji w obcej walucie nikogo nie dziwi w hotelu. Jest to bowiem miejsce, do którego często przyjeżdżają osoby z zagranicy. Aby ułatwić im płatność, warto zaopatrzyć się w terminal z usługą DCC (z. ang. Dynamic Currency Conversion).

Dzięki DCC obcokrajowiec może zapłacić za pobyt w hotelu w swojej walucie. Terminal samodzielnie rozpozna zagraniczną kartę i zaproponuje kurs. Klient może zdecydować, w jakiej walucie karty woli zapłacić.

Taka usługa przydaje się jednak nie tylko w hotelach. Można się z nią spotkać także w sklepach czy na stacjach benzynowych. Zapotrzebowanie na nią jest coraz większe.

Terminale płatnicze PeP przyjmują płatności aż w 35 walutach, których kursy są codziennie aktualizowane. Dla gości zagranicznych możliwość dokonania płatności w walucie swojej karty kredytowej jest znaczącym udogodnieniem. Funkcja ta nie tylko ułatwia rozliczenia, ale również zwiększa transparentność transakcji, gdyż klient od razu widzi dokładną kwotę, jaka zostanie pobrana z jego konta, bez konieczności przeliczania waluty obcej na złotówki. Mobilny terminal płatniczy czy terminal w telefonie również oferują tę funkcjonalność, dzięki czemu nawet mniejsze obiekty mogą zapewnić komfort płatności międzynarodowym gościom.

Wyjście naprzeciw potrzebom klienta

Coraz więcej Polaków woli płacić kartą za usługi. Nie inaczej jest w hotelach. Jak się okazuje, płatności bezgotówkowe przynoszą korzyści obu stronom.

Po pierwsze, klienci nie są ograniczeni do ilości gotówki, którą posiadają przy sobie. Jeśli zaistnieje konieczność dokupienia kolejnej usługi, mogą za nią zapłacić kartą. Szukanie bankomatu nie jest wtedy konieczne. Terminale płatnicze w hotelach zwiększają komfort gości, którzy mogą dokonywać płatności bez konieczności noszenia gotówki. Elastyczność w płatnościach oznacza również możliwość dodatkowych zakupów usług hotelowych, takich jak: SPA, restauracja czy przedłużenie pobytu, bez martwienia się o dostępność środków w formie gotówkowej. Z perspektywy hotelu, terminal płatniczy umożliwia szybsze i bardziej efektywne rozliczenia, a funkcja preautoryzacji karty kredytowej zabezpiecza biznes na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Bezpieczeństwo

Co więcej, dzięki płatnościom bezgotówkowym wzrasta bezpieczeństwo. Maleje bowiem ryzyko utraty środków, kradzieży lub oszustwa. Osoby na recepcji nie muszą przeliczać drobnych czy wydawać reszty. Dzięki temu ryzyko pomyłki jest ograniczone.

Decydując się na terminal płatniczy, zabezpieczasz się również na wypadek anulacji rezerwacji po terminie – za sprawą preautoryzacji karty płatniczej. Preautoryzacja karty w hotelach to nie tylko zabezpieczenie środków na czas od rezerwacji do zakończenia świadczenia usługi, ale także ochrona przed nieuczciwymi klientami. W przypadku przekroczenia terminu bezkosztowej anulacji, hotel ma gwarancję otrzymania zapłaty za zarezerwowany pokój, nawet jeśli gość nie pojawi się. Mechanizm ten działa również w wypożyczalniach samochodów czy firmach, które organizują imprezy okolicznościowe, gdzie unieważnienie preautoryzacji następuje dopiero po prawidłowym zwróceniu sprzętu bądź zakończeniu imprezy.