Biała lista podatników VAT – co to? Jakie zmiany wprowadza dla biznesu?

Biała lista podatników VAT – co to?

Biała lista podatników VAT ma na celu ułatwić dostęp do najważniejszych informacji na temat podmiotów obecnych na polskim rynku.

Bez wątpienia wprowadzenie nowej bazy niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Wśród nich można wymienić przede wszystkim oszczędność czasu. Wcześniej sprawdzenie rzetelności kontrahenta wymagało sprawdzenia aż trzech baz. Wśród nich znajdowały się następujące wykazy: podatników zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych.

Aktualnie aby otrzymać niezbędne informacje na temat kontrahenta, wystarczy sprawdzić jedno miejsce, czyli centralny rejestr podatników. Warto podkreślić, że znajduje się on na stronie internetowej, co umożliwia dostęp do niezbędnych danych w każdym miejscu i czasie.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie centralnego rejestru podatników jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Aby zapoznać się z informacjami wprowadzonymi do bazy, należy przejść na platformę Ministerstwa Finansów lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wszystkie informacje są ogólnodostępne. Oznacza to, że skorzystanie z rejestru nie wymaga zakładania konta. Warto również sprawdzić, jakie dane znajdują się na temat własnego przedsiębiorstwa. W razie błędów można zgłosić je do szefa KAS. Informacje pobierane są automatycznie z innych rejestrów publicznych, dlatego czasami pojawiają się nieścisłości.

Co zawiera biała lista podatników VAT?

Dane, które pojawią się po wyszukaniu interesującego podatnika, to: nazwa firmy lub imię i nazwisko, numer identyfikujący podatnika, REGON, PESEL, KRS, adres siedziby lub adres miejsca prowadzenia działalności w przypadku osób fizycznych, dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i ich numery PESEL lub numery identyfikacji podatkowej, dane identyfikujące wspólników lub ich firm, daty rejestracji, odmowy lub wykreślenia z bazy oraz przywrócenia, podstawę prawną rejestracji wyżej wspomnianych czynności oraz numery rachunków rozliczeniowych.

Na podstawie wyżej wymienionych informacji można nie tylko zweryfikować wiarygodność kontrahentów, ale również: sprawdzić, czy dany podmiot posiada status czynnego podatnika VAT, znaleźć informacje na temat ewentualnych wykreśleń lub odmowy rejestracji, zapoznać się z ich uzasadnieniem, a także potwierdzić numer konta bankowego używanego przez firmę podczas transakcji służbowych.

Przejdź na wyższy poziom zarządzania finansami. Zamów terminal płatniczy od Polskich ePłatności i ciesz się prostymi transakcjami.

Jakie zmiany wprowadza biała lista podatników?

Jak już zostało wspomniane, podstawową zmianą, jaką wprowadza biała lista podatników VAT, jest udostępnienie jednej bazy zastępującej trzema różnymi. Aby przejrzeć centralny rejestr podatników, należy przejść na odpowiednią stronę internetową, czyli CEIDG lub platformę Rzecznika Finansów. Następnie trzeba wpisać dane identyfikujące kontrahenta. W tym przypadku również pojawiły się pewne zmiany. Dotychczas wymagane było podanie numeru NIP. Aktualnie metoda search dostępna na stronie CEIDG umożliwia znalezienie kontrahenta przez podanie jednej z następujących informacji: NIP, fragment nazwy, REGON lub numer konta bankowego. Następnie należy podać dzień, którego mają dotyczyć informacje.

Przykładowo wpisując pierwsze słowo znajdujące się w nazwie firmy lub jego fragment, przedsiębiorca otrzyma w odpowiedzi wszystkie dane z rejestru na temat kontrahenta oraz unikalny identyfikator. Natomiast druga metoda, czyli check, wymaga wpisania numeru NIP i REGON, numer konta bankowego, a także datę. Odpowiedź na takie zapytanie zawiera informacje o przypisaniu danego rachunku do konkretnego podmiotu oraz unikalny identyfikator. Z kolei na stronie Ministerstwa Finansów należy uzupełnić takie dane jak: NIP, fragment nazwy, REGON, numer konta oraz dzień. W odpowiedzi można otrzymać wszystkie informacje dotyczące danego podmiotu, unikalny identyfikator i możliwość wydrukowania.

Ważną zmianą jest również wprowadzenie obowiązku udostępnienia aktualnego numeru konta firmowego oraz jego aktualizacji w przypadku nieścisłości. Jeżeli przedsiębiorca nie dopilnuje tego obowiązku, wówczas grożą mu sankcje karne.

Jak przygotować się do nowych zasad? Od kiedy zostaną wprowadzone?

Biała lista podatników – od kiedy obowiązuje?

Jak już wspomnieliśmy, biała lista podatników VAT jest dostępna już od 1 września 2019 roku. Jednak konsekwencje związane z niedopilnowaniem obowiązków będą wyciągane dopiero po 31 grudnia 2019 roku. Do tej pory każdy przedsiębiorca musi uzupełnić numer rachunku bankowego lub go zaktualizować. W innym przypadku od 1 stycznia 2020 roku zostaną wprowadzone sankcje karne. Dlatego też po tym czasie zaleca się każdorazowe sprawdzanie zgodności numeru konta wpisanego na białej liści podatników VAT oraz tego uwzględnionego na fakturze.

W razie różnic należy wyjaśnić tę sprawę z kontrahentem oraz szefem KAS. Szczególną uwagę na te informacje powinien zwrócić przedsiębiorca wykonujący transakcje powyżej 15 000 zł. Następnie zaleca się również sprawdzenie, czy numer konta podany w urzędzie skarbowym lub przez system CEIDG są prawidłowe. Jeżeli tak nie jest, wówczas kontrahenci są narażeni na sankcje.

Biała lista podatników VAT utrudnieniem dla przedsiębiorców?

Biała lista podatników VAT problemy, czyli co może sprawić kłopot? Utrudnieniem dla przedsiębiorców może być obowiązek kontrolowania informacji na temat numeru rachunku bankowego. Jeżeli tego nie dopilnują, wówczas grożą im odpowiednie sankcje. Warto zaznaczyć, że każdy przedsiębiorca wykonujący transakcje na ponad 15 000 zł miesięcznie ma obowiązek sprawdzić, że numer konta kontrahenta jest wpisany w rejestrze w dniu wykonania transakcji. W innym przypadku nabywca nie będzie mógł uwzględnić tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, a podatkiem VAT z tego tytułu zostaną obciążone obie strony.

Jednak istnieje możliwość uniknięcia sankcji pod warunkiem zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego przelewu na inne konto. Aby skorzystać z tej możliwości, należy dopilnować terminu trzech dni. Jeżeli rachunek znajdujący się w systemie jest nieprawidłowy, wówczas przedsiębiorca ma obowiązek zaktualizować lub uzupełnić numer konta bankowego przez zgłoszenie aktualizacyjne. Podmioty zarejestrowane w KRS powinny złożyć do urzędu skarbowego formularz NIP-8 i NIP-2. Z kolei osoby prowadzące własną działalność gospodarczą muszą zrobić to przez CEIDG.