Diety zagraniczne – kiedy są przyznawane? Jak obliczyć wysokość diety zagranicznej?

Diety zagraniczne – co to takiego?

Wyjaśnienie, czym są diety zagraniczne, można znaleźć w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Jedną z najpopularniejszych form zatrudnienia, które podlegają przepisom zawartym w tym rozporządzeniu, jest umowa o pracę.

Podpisując taki dokument, pracownik często udziela zgody na świadczenie pracy oraz reprezentowanie przedsiębiorstwa poza miejscem pracy. Warto zaznaczyć, że dieta może obejmować również terytorium Polski. Dlatego też z punktu widzenia pracodawcy będzie istotne konkretne ustalenie lokalizacji biura, gdzie osoba zatrudniona wykonuje swoje obowiązki. Jednak przejdźmy do sedna sprawy, czym jest dieta w kontekście Kodeksu pracy? Zapewnia ona pracownikowi prawo do zwrócenia kosztów podróży ustalanych zgodnie rozporządzeniem ministra. Zapis o tym brzmi następująco:

Art. 77. § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Komu przysługuje dieta zagraniczna?

Warto odpowiedzieć na pytanie, komu tak naprawdę przysługuje prawo do diety zagranicznej. Okazuje się bowiem, że nie wszyscy mogą korzystać z takiej rekompensaty. Różnią się również warunki, na jakich dokonuje się ustalenia i wypłaty należności. Jak można przeczytać w powyżej wymienionym artykule 77 Kodeksu pracy, zwrot kosztów za podróż służbową należy się każdemu pracownikowi, któremu przyjdzie wykonać polecenie poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba firmy. Stawki ustalone przez ministra dotyczą jednak wyłącznie osób pracujących w ramach państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. Tak więc stawki ustalone przez ministra obowiązują jedynie, potocznie mówiąc, w budżetówce. Jakie przepisy obowiązują pozostałych pracowników?

Dieta zagraniczna przysługuje również pracownikom przyjętym u innych pracodawców niż wyżej wymienieni. Jednak w takiej sytuacji warunki ustalane są w układzie zbiorowym pracy lub obowiązującym regulaminie. Zdarza się również, że informacje dotyczące podróży służbowych uwzględniane są w indywidualnych umowach o pracę podpisywanych przez pracowników. Jednak pozwala się na to jedynie pracodawcom, którzy nie podlegają obowiązkowi stworzenia regulaminu wynagrodzenia lub układu zbiorowego.

Wysokość diety zagranicznej

Wysokość diety zagranicznej zależy od pewnych warunków. Należą do nich rodzaj pracodawcy oraz dokument zawierający postanowienia na temat określania kosztów. Kiedy miejscem pracy jest państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, wówczas informacje na temat wysokości diet zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. W dokumencie uwzględnione zostały państwo, waluta, kwota diety oraz kwota limitu na nocleg. Ponadto wysokość diety zagranicznej zależy od ustalonych w rozporządzeniu warunków zwrotu kosztów przejazdów, noclegów oraz pozostałych wydatków.

Z kolei w przypadku pozostałych pracodawców warunki wypłacania diety zagranicznej są ustalane w układzie zbiorowym, regulaminie lub umowie o pracę. Natomiast kodeks pracy reguluje jedynie minimalną stawkę za dobę, która nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży na obszarze kraju uwzględniona w rozporządzeniu ministra. Jednak kiedy postanowienia na ten temat nie zostały zawarte w żadnym z dokumentów do tego uprawnionych, wówczas pracownik powinien otrzymać dietę zagraniczną na takich samych zasadach jak zatrudnieni w “budżetówce”.

Jak obliczyć wysokość diet zagranicznych?

Jeżeli chodzi o samodzielne obliczanie wysokości diet zagranicznych, warto skorzystać z dostępnych w sieci kalkulatorów. Należy w nich uwzględnić:

datę i godzinę przekroczenia granicy kraju docelowego oraz polskiej w drodze powrotnej,
państwo, do którego podróżuje pracownik,
koszt bezpłatnego wyżywienia,
środki otrzymane na wyżywienie od pracodawcy,
koszt przejazdu, czyli cenę biletu lub liczbę przejechanych kilometrów,
koszt noclegu,
dojazdy do punktów strategicznych, takich jak dworzec autobusowy czy port lotniczy oraz komunikację miejską w państwie, do którego podróżuje pracownik,
ewentualne pobyty w szpitalu oraz inne udokumentowane wydatki.

Warto wspomnieć, że uwzględniany kurs waluty, według którego ustalony będzie koszt wyjazdu, powinien odpowiadać terminowi delegacji.

Jakie stawki obowiązują? Za każdą dobę oraz w przypadku trwania podróży powyżej 12 godzin przysługuje 100% stawki dobowej. Jeżeli czas podróży wynosił do 8 godzin, wówczas można otrzymać 1/3 diety. Za delegację trwającą od 8 do 12 godzin należy się dieta w wysokości 1/2 obowiązującej stawki za dobę.

Dieta delegacja zagraniczna – jak się rozliczyć?

Przed wyjazdem pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na pokrycie kosztów podróży. Jest to ważne przy rozliczeniu, ponieważ powinno ono być przygotowane w walucie odpowiadającej tej, w której była ona otrzymana. Rozliczenia podróży należy dokonać w terminie 14 dni od jej zakończenia. Jakie dokumenty będą potrzebne? Podczas podróży trzeba pamiętać o zatrzymywaniu rachunków, ponieważ stanowią one załącznik do rozliczenia. Jeżeli pracownik takowego nie posiada, wówczas wymagane jest pisemne oświadczenie o płatności wraz z wyjaśnieniem. W trakcie tworzenia dokumentacji warto korzystać z dostępnych wzorów, aby zawierała ona wszystkie niezbędne informacje.