Fiskalizacja i zgłoszenie kasy fiskalnej – na czym polega? Co grozi za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia?

Fiskalizacja kasy – na czym polega?

Zgodnie z ustawą z dnia 15 marca 2019 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach (Dz.U. 2019 poz. 675), przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż towarów lub usług są zobowiązani do ewidencji za pomocą kas rejestrujących. Można je nabyć w firmach informatycznych lub sklepach z elektroniką. Jednak po zakupie odpowiedniego urządzenia należy dopilnować fiskalizacji kasy. Jest to czynność gwarantująca jej prawidłowe działanie. Bez tego nie będzie możliwe wydrukowanie raportu sprzedaży okresowej. Fiskalizacja kasy musi zostać przeprowadzona przez serwisanta, który specjalizuje się w obsłudze konkretnej marki urządzenia. Polega to na przygotowaniu kasy i zmiany trybu do fiskalnego. Po dokonaniu tej procedury rozpoczyna się naliczanie terminu 7 dni. W tym czasie zarówno serwisant, jak i przedsiębiorca muszą zgłosić fakt korzystania z kasy fiskalnej.

Jak to zrobić?

Rejestracja kasy fiskalnej – gdzie to zrobić?

Rejestracja kasy fiskalnej to obowiązek podatnika oraz serwisanta. Warto wiedzieć, że czynności tej można dokonać nie tylko osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym, ale także listownie lub elektronicznie. Wszystko zależy od preferencji przedsiębiorcy. Bez względu na to, którą drogę rejestracji urządzenia wybierze sprzedawca, usługa ta jest bezpłatna, a przedsiębiorca ponosi jedynie koszt kasy fiskalnej oraz fiskalizacji. Jednak należy pamiętać, że serwisant zajmujący się jego fiskalizacją pobierze odpowiednią opłatę. Wszystkie formalności powinny zostać dopełnione jak najszybciej. Oczywiście maksymalny termin wynosi 7 dni. Jednak przed rejestracją nie można rozpocząć ewidencji sprzedaży, a co za tym idzie właściwego prowadzenia działalności.

Jeżeli podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, wówczas rejestracja kasy fiskalnej może zostać przeprowadzona w urzędzie skarbowym odpowiadającym jego miejscu zamieszkania. Natomiast w przypadku firmy, za którą stoi osoba prawna lub jednostka organizacyjna, zgłoszenie kasy fiskalnej odbywa się w urzędzie skarbowym właściwym dla jej siedziby. Zdarzają się również sytuacje, kiedy przedsiębiorstwo nie posiada siedziby w Polsce, ale na jej terenie jest ono prowadzone. W takiej sytuacji formalności należy załatwić w placówce odpowiedniej dla stałego miejsca prowadzenia firmy. Jeśli przedsiębiorstwo posiada kapitał zagraniczny lub  rejestruje wielomilionowe przychody ze sprzedaży, wówczas warto skorzystać z urzędów skarbowych dla największych podmiotów.

Zgłoszenie kasy fiskalnej – krok po kroku

Jak przebiega zgłoszenie kasy fiskalnej krok po kroku? Pierwszym krokiem jest zawiadomienie odpowiedniego oddziału urzędu skarbowego o planowanym wprowadzeniu jednej lub kilku kas fiskalnych. Należy pamiętać o podaniu liczby urządzeń oraz adresów miejsc, w których będą się one znajdować. Można również ustanowić pełnomocnictwa, jeżeli przedsiębiorca nie będzie mógł dopełnić wszelkich formalności. Wymaga to jednak dodatkowej opłaty. Drugim krokiem jest fiskalizacja kasy, o której wspominaliśmy na początku. Po jej dokonaniu przedsiębiorca ma 7 dni na zarejestrowanie urządzenia. W tym celu należy zgłosić odpowiednie dane do urzędu skarbowego, co umożliwi otrzymanie numeru ewidencyjnego. Jest on niezbędny do prowadzenia ewidencji sprzedaży! Wszystkie niezbędne informacje potrzebne do wypełnienia wniosku można znaleźć w książce serwisowej kasy fiskalnej.

Następnie urząd skarbowy rozpatrzy zgłoszenie w ciągu 30 dni. W efekcie przedsiębiorca otrzyma zawiadomienie o przyznanym mu numerze ewidencyjnym. Należy jednak pamiętać, że termin 30 dni zostanie zachowany, jeśli serwisant również dopełni formalności w ciągu 7 dni od fiskalizacji kasy.

Konsekwencje zgłoszenia kasy fiskalnej po terminie

Zgłoszenie kasy fiskalnej po terminie oraz rozpoczęcie sprzedaży bez jej ewidencji grozi odpowiednimi sankcjami. Informacje na ten temat można znaleźć w ustawie z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (Dz. U. 1999 Nr 83 poz. 930). Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi księgi ewidencji sprzedaży, wówczas musi liczyć się z karą grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych. Brak wystawienia paragonu lub faktury potwierdzającej dokonaną sprzedaż wiąże się z grzywną w wysokości 180 stawek dziennych. Aby nie mieć problemów z urzędem skarbowym, warto zadbać o dopełnienie wszystkich formalności w terminie.

Ile kosztuje kasa fiskalna?

Na koniec warto wspomnieć o tym, ile kosztuje kasa fiskalna. Cena zależy od wielu czynników. Wpływ na nią ma między innymi producent, który stoi za dystrybucją urządzenia. Podczas zakupu należy pamiętać również o sprawdzeniu opłat związanych z fiskalizacją, ewentualnym szkoleniem czy też zgłoszeniem kasy fiskalnej.  Na rynku można znaleźć zarówno tańsze, jak i droższe urządzenia. Ceny zaczynają się od około 800 zł, a kończą nawet na kilku tysiącach złotych. Jak widać, trudno precyzyjnie określić koszt kasy fiskalnej. Wiele zależy od wymagań oraz oczekiwań przedsiębiorcy.