Kasa fiskalna – kto musi ewidencjonować na nich sprzedaż?

Kasy fiskalne dominują w obrocie detalicznym. Dla wielu przedsiębiorców jest to podstawowe narzędzie służące do rejestrowania sprzedanych towarów oraz wykonanych usług. Ważnym aspektem jest podkreślenie, że owa sprzedaż odbywa się na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jakie inne kryteria determinują obecność kasy fiskalnej w firmie?

Spis treści:

1. Kiedy kasa fiskalna jest wymagana?
2. Kto musi korzystać z kasy fiskalnej, a kto może być zwolniony?
3. Zakup i rejestracja kasy fiskalnej
4. Kasa fiskalna online – kiedy jest wymagana?
5. Ulgi i zwroty za zakup kasy fiskalnej – co warto wiedzieć?
6. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – podsumowanie

Kiedy kasa fiskalna jest wymagana?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej pojawia się w określonych przypadkach i zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz obrotów firmy. Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą powinien ustalić, czy jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, podstawowym kryterium jest sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej zachodzi, gdy w ciągu roku kwota obrotu z tych transakcji przekroczy 20 000 złotych. Z wyłączeniem usług określonych w rozporządzeniu oraz wyłączeniem towarów dostarczanych wyłącznie na rzecz przedsiębiorstw, przedsiębiorca musi zarejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej, jeśli przekroczy wskazany limit obrotu.

Jeżeli w danym roku rozliczeniowym przedsiębiorca przekroczy ten próg, będzie musiał wyposażyć się w kasę fiskalną i zarejestrować ją. Dla osób dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą limit obliczany jest proporcjonalnie. Przydatną podczas wyliczeń informacją jest fakt, że na próg nie wpływa sprzedaż środków trwałych, wartości niematerialnych ani nieruchomości.

Poza limitem kwotowym obowiązuje również procentowa zasada wyznaczająca, czy dany przedsiębiorca musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną. Dotyczy to sprzedaży mieszanej, czyli sytuacji, kiedy firma świadczy usługi zarówno dla osób fizycznych, jak i innych przedsiębiorstw. Jeżeli odsetek klientów indywidualnych przekracza 20% całkowitego rocznego obrotu, a także przekracza próg kwotowy, obecność kasy jest obowiązkowa

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej, a kto może być zwolniony?

Zwolnieni z konieczności posiadania kasy fiskalnej są przedsiębiorcy, których klienci biznesowi generują ponad 80% rocznego obrotu. W takiej sytuacji nie ma zastosowania reguła progu 20 000 zł. Istotny jest jedynie fakt, że zdecydowana większość dokumentów sprzedażowych to faktury wystawiane innym firmom. Poza kryteriami rocznego obrotu w przepisach funkcjonuje grupa świadczonych usług oraz sprzedawanych towarów, które bez względu na wszystko wymuszają zakup kasy fiskalnej. Zatem ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy sprzedają:

• płynny gaz,
• części do silników, nadwozia samochodowe, a także części przyczep i naczep,
• sprzęt radiowy, telewizyjny i fotograficzny,
• wyroby z metali szlachetnych,
• wyroby tytoniowe,
• perfumy i wody toaletowe.

Z kolei najważniejsze usługi, w przypadku których należy drukować paragon przy okazji każdej wizyty klienta to m.in.:

• przewozy pasażerskie, w tym taksówki,
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów,
• wymiana opon lub kół,
• badania i przeglądy techniczne pojazdów,
• usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów (z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do Rozporządzenia)
• konsultacje prawne,
• doradztwo podatkowe,
• prowadzenie usług gastronomicznych,
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne,
• w zakresie wymiany walut.

Równie interesująco wygląda lista działalności, które mogą być zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej bez względu na obroty. Takimi podatnikami są np.:

• notariusze,
• świadczący usługi telekomunikacyjne,
• sprzedający usługi ubezpieczeniowe oraz finansowe,
• osoby prowadzący agencje nieruchomości,
• prowadzący sprzedaż wysyłkową.

Zakup i rejestracja kasy fiskalnej

Jeżeli zgodnie z przepisami przedsiębiorca będzie zobligowany do wyposażenia firmy w kasę fiskalną, najczęściej ma dwa miesiące na zrealizowanie tego obowiązku. Dotyczy to zarówno sytuacji, kiedy obrót przekracza 20 000 zł (lub proporcjonalną kwotę, gdy dopiero otwarto działalność gospodarczą), kiedy przedsiębiorstwo rozpoczęło sprzedaż towarów lub usług objętych nakazem posiadania kasy, a także w przypadku przekroczenia proporcji 80% udziału sprzedaży zwolnionej.

Samo kupno to jednak nie wszystko – równie ważne jest zarejestrowanie urządzenia. Dokładnie chodzi o zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy. Informacje, jakie trzeba w nim zawrzeć, to liczba kas oraz wskazanie miejsca, gdzie będą użytkowane. Rejestracja jest też niezbędna, jeśli przedsiębiorca będzie chciał otrzymać zwrot kosztów poniesionych w związku zakupem kasy lub w celu dokonania odliczenia.

Wreszcie należy dokonać fiskalizacji, czym zajmuje się zazwyczaj sprzedawca lub serwisant, który jednorazowo uaktywnia tryb fiskalny i wpisuje numer NIP przedsiębiorcy do pamięci fiskalnej. Całość potwierdza się wydrukowaniem raportu dobowego, który z kolei trafia do książki kasy. Ponadto w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji należy złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy. Wówczas otrzymuje się numer ewidencyjny, który trzeba przykleić na kasę, a także w książce kasy.

Kasa fiskalna online – kiedy jest wymagana?

Nowoczesne kasy fiskalne, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność automatycznie (np. w automatach vendingowych czy parkomatach), również muszą być połączone z CRK i przekazywać dane o transakcjach w czasie rzeczywistym.

Branże objęte obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online to między innymi:

• branża gastronomiczna,
• branża hotelarska,
• stacje paliw,
• warsztaty samochodowe i wulkanizacyjne,
• usługi fryzjerskie i kosmetyczne.

Przedsiębiorcy zobowiązani do wymiany kasy na kasę online powinni dostosować swoje urządzenia zgodnie z wyznaczonymi terminami przez przepisy. Kasa fiskalna online różni się od tradycyjnej tym, że automatycznie przekazuje dane o transakcjach do urzędu skarbowego, co znacząco przyspiesza proces raportowania i ewidencjonowania sprzedaży.

Kasa fiskalna a sprzedaż online – czy sprzedaż internetowa wymaga ewidencji na kasie?

Sprzedaż internetowa w Polsce podlega przepisom dotyczącym rejestracji transakcji za pomocą kasy fiskalnej, choć istnieją pewne wyjątki. Kasa fiskalna jest obowiązkowa, jeżeli sprzedaż skierowana jest do osób fizycznych, a nie przedsiębiorców. Jednak w przypadku sprzedaży wysyłkowej przedsiębiorcy często mogą skorzystać ze zwolnienia, pod warunkiem, że każda transakcja zostanie udokumentowana fakturą i zapłatą na rachunek bankowy sprzedawcy.

Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi sprzedaż internetową i wystawia paragony lub obsługuje klientów stacjonarnie, kasa fiskalna jest obowiązkowa. Warto dokładnie sprawdzić, czy dany rodzaj sprzedaży wymaga ewidencji na kasie, czy można skorzystać ze zwolnienia, aby uniknąć ewentualnych sankcji.

Ulgi i zwroty za zakup kasy fiskalnej – co warto wiedzieć?

Zakup kasy fiskalnej, szczególnie dla małych firm lub przedsiębiorców dopiero rozpoczynających działalność, może wiązać się ze znacznym wydatkiem. Dlatego też ustawodawca przewidział możliwość uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej, aby częściowo zrekompensować te koszty. Każdy przedsiębiorca, który zobowiązany jest do posiadania kasy fiskalnej, może ubiegać się o zwrot części wydatków związanych z jej zakupem.

Ulga przysługuje w wysokości 90% ceny zakupu kasy (nie więcej niż 700 zł) i może zostać rozliczona zarówno w podatku dochodowym, jak i VAT. Aby skorzystać z tej ulgi, należy spełnić kilka kryteriów:

1. Przedsiębiorca musi być zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej.
2. Kasę fiskalną należy zarejestrować w urzędzie skarbowym.
3. Fiskalizacja kasy musi zostać przeprowadzona przez uprawnionego serwisanta.

Aby otrzymać zwrot, przedsiębiorca powinien złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego wraz z załączonymi dokumentami: kopią faktury zakupu kas fiskalnych, dowodem fiskalizacji urządzenia oraz raportem dobowym z pierwszego dnia użytkowania kasy. Zwrot kosztów przysługuje zarówno płatnikom VAT, jak i osobom zwolnionym z tego obowiązku.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – podsumowanie

Większość przedsiębiorców sprzedających towary lub świadczących usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym podlega obowiązkowi ewidencjonowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Kluczowy próg, który wymusza instalację urządzenia, to roczny obrót przekraczający 20 000 zł z takich transakcji.

Istnieją branże, gdzie kasa jest obowiązkowa bez względu na wysokość obrotów. Dotyczy to między innymi sprzedaży wyrobów tytoniowych, perfum czy płynnego gazu, a także usług przewozu pasażerskiego, porad prawnych oraz napraw samochodowych. Natomiast niektóre sektory, takie jak usługi finansowe, obrót nieruchomościami czy telekomunikacja, mogą korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku niezależnie od wielkości sprzedaży.

Po przekroczeniu progu lub rozpoczęciu działalności wymagającej kasy, przedsiębiorca ma dwa miesiące na jej wdrożenie. Sam zakup to jednak dopiero początek – konieczna jest rejestracja w urzędzie skarbowym oraz fiskalizacja. Nowoczesne kasy fiskalne, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność, również wymagają rejestracji i fiskalizacji. Równie istotne jest właściwe przechowywanie dokumentacji, w tym kopii paragonów.

Przestrzeganie tych wymogów nie tylko chroni przed karami, ale też usprawnia prowadzenie biznesu i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.