Osoba współpracująca – kim jest i jak rozliczać ZUS w przypadku takiej osoby?

Osoba współpracująca – kto to?

Bardzo często dochodzi do sytuacji, w której przedsiębiorca otrzymuje wsparcie ze strony swojej rodziny. Nieraz wspólna praca nad danym projektem biznesowym owocuje tym, że koniec końców powstaje firma rodzinna. Okazuje się jednak, że na gruncie polskiego prawa, nawet bezinteresowna pomoc krewnych powoduje ściśle określone skutki prawne. O co dokładnie chodzi? Jak rozwiązać te kwestie?

Z pewnością wielu spotkało się choć raz w życiu z określeniem “osoba współpracująca”. Jak się okazuje, jest to zarówno pojęcie używane w potocznej mowie, jak i pewnego rodzaju podmiot regulowany przez polskie przepisy. Osoba współpracująca definicja tego tworu prawnego opisana została w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej brzmieniem to rodzice, dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, małżonek, a także ojczym czy macocha, którzy pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności. Co ciekawe, za osobę współpracującą nie uznaje się rodzeństwa ani członka rodziny, którego zatrudniono w celu przygotowania go do zawodu!

Osoba współpracująca nieodpłatnie

W tej materii mało ważne jest dla kontrolerów z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to, czy jeden z wymienionych wyżej członków rodziny wykonuje swoje zadania odpłatnie czy też nie. Nawet jeśli nie ma on podpisanej żadnej umowy oraz deklaruje pracę za darmo przez ZUS uznawany jest za osobę współpracującą. Oznacza to, że nawet nieodpłatna pomoc w prowadzeniu działalności gospodarczej pociąga za sobą konieczność opłacenia składek. Jaką podstawę obliczeń należy przyjąć? Czy istnieją jakiekolwiek wyjątki od tej zasady?

Osoba współpracująca a ZUS

Członka rodziny, który zamierza pomagać przy prowadzeniu przedsiębiorstwa należy więc zarejestrować w ZUS. Osoba współpracująca ZUS jest zgłaszana do opłaty ubezpieczenia społecznego z kodem ZUS 05 11. Jeśli nie mamy pewności co do wyboru odpowiedniego formularza, o szczegóły warto zapytać w najbliższym oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przy obliczaniu wymiaru składek dla osoby współpracującej bierze się pod uwagę liczne kryteria. Wysokość opłat może się różnić w zależności od rodzaju zawartej umowy.

Osoba współpracująca a wysokość składek

Jeśli mówimy o umowie o pracę, wówczas składki opłaca się w wymiarze takim, jaki obowiązuje przedsiębiorców. Inaczej jest przy umowach cywilnoprawnych. Podpisując z członkiem rodziny umowę zlecenie należy liczyć się z tym, że wysokość składek będzie zależeć od wielkości wynagrodzenia. Przy umowach o dzieło natomiast istnieje wiele różnych reguł, a przepisy w tym obszarze są mało precyzyjne. Przyjęło się jednak, na bazie interpretacji samego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, że płatnik jest zobligowany do uiszczania składki w wymiarze jak za przedsiębiorcę. Sprawa wygląda dokładnie tak samo w przypadku osób wykonujących pracę nieodpłatnie i bez żadnej umowy.

Umowa o dzieło ze współmałżonkiem?

Jedno z najważniejszych uregulowań dotyczących osoby współpracującej głosi, że w przeciwieństwie do samego przedsiębiorcy, nie może być ona objęta preferencyjnymi składkami ZUS. Przypomnijmy, że właściciele firm mogą korzystać z prawa do niższych opłat przez pierwsze pełne dwa lat prowadzenia biznesu. Czy można zatrudnić małżonka na umowie o dzieło? Nic nie stoi temu na przeszkodzie, ale należy pamiętać, że wówczas – o ile pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym – jest osobą współpracującą, za którą należy uiścić składki w pełnym wymiarze.

Nieodpłatne zatrudnienie małżonka jako osoby współpracującej

Co do zasady, składki w całości opłaca przedsiębiorca. Nie ma tutaj znaczenia typ umowy. Osoba współpracująca nie jest zobligowana do ponoszenia jakichkolwiek kosztów z tytułu swojego zatrudnienia. Bardzo często przy nieodpłatnej pracy mówimy o umowach ustnych, które nie potrzebują potwierdzenia na piśmie. Jako, że do porozumienia co do obowiązków zawodowych dochodzi w gronie rodzinnym, można mówić o sporym zaufaniu umawiających się stron. W pewnym momencie pojawia się pytanie o to, czy w przypadku darmowej pomocy powstaje przychód podatkowy z nieodpłatnych świadczeń? Przepisy wskazują jasno, że tak, z tym jednak zastrzeżeniem, że jest on zwolniony z daniny. Przedsiębiorca nie musi wykazywać go jednak w księdze przychodów i rozchodów.

Osoba współpracująca a koszty firmy

Warto dodać, że od 1 stycznia 2019 roku wynagrodzenie osoby współpracującej to taki sam koszt uzyskania przychodu, jak każda inna pensja w danej firmie. Przedsiębiorca może więc swobodnie na tej podstawie optymalizować podatki. Wcześniej nie było takiej możliwości, co znacznie ograniczało korzyści płynące z tego rozwiązania. Z jednej bowiem strony mieliśmy spory wydatek związany z obowiązkowymi składkami, z drugiej właściciel przedsiębiorstwa nie mógł uwzględniać tych kwot w rachunkowości swojej firmy. Z wynagrodzeniem dla osoby współpracujących wiąże się także obowiązek podatkowy, co określają szczegółowe przepisy ustawowe.

Co istotne, składki nie dotyczą osób współpracujących, które są zatrudnione w innej firmie. Mowa zarówno o umowie o pracę, kontraktu, jak i zlecenie. W takim przypadku konieczne jest opłacenie wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego, którego wysokość wynosi tyle samo dla wszystkich podmiotów. Jeśli osoba jest “oskładkowana” tylko w części, wtedy przedsiębiorca musi dokonać płatności pozostałych składek. Jak na razie jedyną umową cywilnoprawną, która przewiduje obowiązkowy ZUS jest zlecenie. Przy umowach o dzieło z kolei składki są kwestią dobrowolną. Warto o tym pamiętać analizując zbieg ubezpieczeń i świadczeń.