Księgowość w firmie - jak ją prowadzić?

Jak prowadzić księgowość? Jakie są rodzaje ewidencji księgowej i na jaką formę opodatkowania się zdecydować? Czy warto prowadzić księgi samodzielnie, czy z pomocą biura rachunkowego? Poznaj odpowiedzi na te pytania w naszym artykule. Dowiedz się, co zrobić, aby wszystko było prawidłowo rozliczone i zaksięgowane.

Jakie są rodzaje ewidencji księgowej?

Jak prowadzić księgowość ? Aby się o tym dowiedzieć, warto zacząć od tego, jakie jej formy wyróżniamy. Polscy przedsiębiorcy mają do wyboru dwie opcje:

księgowość uproszczona
pełna księgowość

Na czym one polegają i kto może z nich skorzystać?

Księgowość uproszczona

To taki sposób ewidencji finansowej, który charakteryzuje się mniejszą ilością formalności. Ma ona na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej, a jednocześnie zapewnienie poprawnego rozliczenia podatkowego. Nie każda firma może jednak z niej skorzystać.

Z księgowości uproszczonej może skorzystać m.in.:

jednoosobowa działalność gospodarcza;
spółka cywilna osoby fizycznej;
spółka jawna osoby fizycznej;
spółka partnerska.

Warunek jest jeden: w poprzednim roku podatkowym przychody podmiotu nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro.

Formy opodatkowania

Podatnicy, którzy mogą skorzystać z uproszczonej księgowości, mają do wyboru 3 formy opodatkowania:

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – jest uproszczoną formą księgowości, która pozwala rejestrować przychody i koszty dla celów podatku dochodowego.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – ujmuje się w niej tylko przychody z działalności gospodarczej. Stawka ryczałtu uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności.
Karta Podatkowa – jest ona dostępna tylko dla przedsiębiorców, którzy wybrali tę formę opodatkowania do końca 2021 roku. W jej przypadku nie ma konieczności prowadzenia księgowości, ponieważ stawkę podatku na dany rok ustala naczelnik urzędu skarbowego.

Pełna księgowość

Samodzielne prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych jest bardziej skomplikowane. Ten rodzaj księgowości w firmie jest wybierany m.in. przez:

spółki z o.o.;
spółki akcyjne;
spółki komandytowe;
spółki komandytowo-akcyjne;
a także pozostałych przedsiębiorców i spółki osób fizycznych, których przychód netto za poprzedni rok wyniósł 2 mln euro.

W oparciu o pełną księgowość sporządza się bilans oraz rachunek zysków i strat czy roczne sprawozdanie finansowe. Pozwala to na analizę stanu firmy. Z drugiej strony procedura jest złożona i wymaga obsługi biura rachunkowego.

Nie ulega wątpliwości, że terminal płatniczy w ogromnym stopniu ułatwia prowadzenie księgowości w firmie, zarówno oferującej towary jak i usługi.

>VAT – czy musisz się rejestrować?

Z prowadzeniem księgowości firmy przychodzi często pytanie o VAT. Czy warto się zarejestrować?

O ile wartość Twojej sprzedaży nie przekroczyła 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym, nie musisz rejestrować się jako podatnik VAT. Mimo to wiele osób decyduje się na to z uwagi na możliwość uniknięcia płacenia pełnego podatku.

Kiedy warto zarejestrować się jako podatnik VAT? Przede wszystkim wtedy, kiedy ponosisz koszty związane z działalnością gospodarczą. Możesz wtedy odliczyć podatek VAT od produktów oraz usług, które nabywasz w celu prowadzenia firmy.

Samodzielne prowadzenie księgowości czy usługi biura rachunkowego?

Dla wielu przedsiębiorców dylematem jest, czy zdecydować się samodzielne prowadzenie księgowości, czy powierzyć ją biuru rachunkowemu. Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety. Przyjrzyjmy się im z bliska.

Samodzielne prowadzenie księgowości

Samodzielna księgowość, w której nie korzystamy z pomocy biura rachunkowego, to rozwiązanie, z którego najczęściej korzystają małe, jednoosobowe firmy. Dzięki niej mamy pełną kontrolę nad procesami oraz dostęp do danych finansowych, na podstawie których możemy szybko podejmować decyzje.

A co z wadami? Prowadzenie księgowości, zwłaszcza pełnej, wymaga poświęcenia dużej ilości czasu. Mógłby on być wykorzystany na rozwijanie działalności. Ponadto, bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia łatwo jest popełnić błędy, które mogą prowadzić do konsekwencji prawnych i finansowych.

Prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe

Z uwagi na to, że samodzielna księgowość wymaga czasu oraz doświadczenia, przedsiębiorcy często decydują się na korzystanie z usług biura rachunkowego. To właśnie ono jest odpowiedzialne za prawidłowość rozliczeń, podatek dochodowy oraz pozostałe składki. Zmniejsza to ryzyko błędu oraz zdejmuje z nas ciężar prowadzenia ksiąg.

Wybór między samodzielną księgowością a korzystaniem z usług biura rachunkowego zależy od wielu czynników. Mimo że w przypadku zatrudnienia prywatnej księgowej, musimy liczyć się z dodatkową opłatą, odciążamy się od formalności. Dzięki temu możemy skupić się na rozwoju firmy zamiast na liczeniu podatków.

Jak wygląda księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jednoosobowe działalności gospodarcze najczęściej korzystają z księgowości uproszczonej. Pisaliśmy już wcześniej o rodzajach opodatkowania, z jakich można skorzystać w jej przypadku. Przyjrzymy się zatem temu, z jakimi obowiązkami jest ona związana.

Do obowiązków księgowości firmy jednoosobowej należy:

ewidencja VAT (jeśli jest się zarejestrowanym podatnikiem VAT);
ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych (powyżej 3,5 tys. zł);
ewidencja wyposażenia (powyżej 1,5 tys. zł);
ewidencja przebiegu pojazdu.

Pamiętajmy również, że jeśli samodzielnie prowadzimy uproszczoną księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej, mamy także obowiązek wyliczenia podatku za dany miesiąc, rozliczenia PIT czy ZUS. Ponadto to my reprezentujemy firmę przed organami państwowymi w razie kontroli.

Jak wygląda księgowość w spółce z o.o.?

Spółki z o.o. mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Z tego powodu wymagają większej ilości formalności. Muszą one nie tylko prowadzić księgi rachunkowe, ale także sporządzać rachunki zysków i strat.

Coroczny bilans jest podsumowaniem całorocznej działalności firmy. Daje on doskonały wgląd w sytuację finansową. Trafia on następnie do urzędu skarbowego oraz jest dostępny w KRS.

Oprócz rachunku zysków i strat, spółki z o.o. są zobowiązane również do zestawiania aktywów i pasywów. Pokazuje ono majątek firmy oraz skąd pochodzą jej finanse. Aktywa to nie tylko pieniądze, ale także sprzęt komputerowy, wyposażenie czy samochody firmowe. Natomiast pasywa to np. leasing czy kredyt, za pomocą którego są kupowane aktywa.

Tak jak inne podmioty, spółka z o.o. musi odprowadzać podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) oraz inne wymagane podatki i składki. Spółka może też być zarejestrowanym podatnikiem VAT. Ponadto wszelkie transakcje muszą znaleźć odzwierciedlenie w księgach. Dotyczy to również wypłat środków dla wspólników.