Lista obecności pracownika: co powinna zawierać? Jak ją prowadzić?

Lista obecności: podstawa prawna

Najważniejsze informacje dotyczące praw i obowiązków pracownika oraz pracodawcy można znaleźć w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Uwzględnia ona w art. 149 obligatoryjne prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Poprawnie wypełniony dokument umożliwia obliczenie wysokości wynagrodzenia oraz przysługujących mu dodatkowych świadczeń.

Jednak szczegóły na temat ewidencjonowania zawiera rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Określa ono formę, zakres oraz warunki prowadzenia rejestru czasu, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki. Od 1 stycznia 2019 roku składa się ona nie tylko z karty ewidencji pracy, ale również wniosków o udzielenie zwolnienia, zgód oraz innych dokumentów. Natomiast lista obecności nie została bezpośrednio wskazana w żadnym z powyższych aktów prawnych jako obligatoryjny formularz. Mimo to w przedsiębiorstwach wprowadza się wewnętrzne regulaminy, które definiują najważniejsze prawa i obowiązki, a także zasady organizacji pracy. Powinien znaleźć się w nich zapis określający formę dokumentowania przybycia i obecności pracownika do miejsca zatrudnienia, a także jego nieobecności w danym dniu. Szczegółowy dotyczące działania listy obecności określa pracodawca.

Lista obecności pracowników – jak ją prowadzić?

Jak już zostało wspomniane, lista obecności pracowników nie ma określonej formy. Prawo daje pracodawcy w tej kwestii swobodę. Może mieć ona zarówno formę papierową, jak i elektroniczną.

W przypadku mniejszych przedsiębiorstw umożliwia się również ustne potwierdzenie rozpoczęcia pracy. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie listy obecności w formie papierowej, wówczas można skorzystać z formularzy dostępnych w internecie. Dzięki temu dopełnienie wszelkich formalności zajmuje mniej czasu zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. Zdarza się, że większe zakłady pracy posiadają własne wzory dokumentów pracowniczych, wśród których znajduje się również lista obecności pracownika. Oczywiście nie wyklucza się możliwości samodzielnego stworzenia odpowiedniego formularza w formie tabeli lub arkusza Excel. W tym przypadku wymagany jest własnoręczny podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w miejscu dostępnym dla każdej osoby zatrudnionej. Następnie przedstawiciel pracodawcy sprawdza, czy informacje zawarte w dokumencie zgadzają się ze stanem faktycznym. Jeżeli wszystko się zgadza, osoba upoważniona potwierdza informacje dotyczące danego dnia własnym podpisem.

Niektórzy pracodawcy decydują się na wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak systemy informatyczne. Umożliwiają one zastąpienie tradycyjnych podpisów przez aplikacje mobilne do skanowania kodów QR, programy służące do liczenia czasu pracy. Dzięki temu na listę obecności mogą wpisać się również osoby wykonujące swoje obowiązki zdalnie. Dodatkowo pracodawca otrzymuje wgląd do dokumentu w dowolnym miejscu i czasie, korzystając z zapisu dostępnego “w chmurze”. Jednak ostateczna decyzja o wyborze sposobie prowadzenia listy obecności zależy od przedsiębiorcy.

Co powinna zawierać lista obecności w pracy?

Lista obecności w pracy może być zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Jednak bez względu na wybór należy pamiętać o uwzględnieniu kilku najważniejszych informacji pozwalających na ustalenie, w jakich dniach i jak długo pracownik przebywał w miejscu pracy.

Wśród nich znajdują się przede wszystkim dane pracownika takie jak: imię i nazwisko. Ułatwi to identyfikację osoby, której dotyczy lista, a także uniknięcie błędów podczas podpisywania dokumentów przez zatrudnionych. Drugim elementem, o którym należy pamiętać, są rubryki przeznaczone na podpis pracownika oraz kierownika lub upoważnionego do tego przedstawiciela firmy. Jest to niezbędne do potwierdzenia zgodności listy obecności ze stanem faktycznym. Trzecim elementem są dane kierownika nadzorującego pracę osoby, której dotyczy lista obecności. Aby dokument odpowiednio spełniał swoje zadania, należy pamiętać o wpisaniu okresu, przez jaki będzie on obowiązywał. Najczęściej pracodawcy decydują się na zastosowanie miesięcznego terminu.

Lista obecności pracownika: jak wypełnić?

Skoro już wiemy, co powinna zawierać lista obecności w pracy, warto również wspomnieć o sposobie jej wypełniania. Jak już zostało wspomniane, w przypadku wersji papierowej podpisy muszą być złożone własnoręcznie przez pracodawcę oraz pracownika. Z kolei pozostałe rubryki powinny zostać wypełnione przed udostępnieniem listy osobom zatrudnionym. W niektórych sytuacjach warto pomyśleć o uwzględnieniu kolejnego pola, które umożliwi zsumowanie liczby dni i godzin przepracowanych w danym okresie. Nic więc dziwnego, że  lista obecności uznawana jest za narzędzie ułatwiające pracodawcy ustalenie wysokości wynagrodzenia podstawowego, a także dodatku przysługującego za godziny nadliczbowe.