Pieczątka firmowa – co powinno się na niej znaleźć? Jakie wymogi musi spełnić?

Czym jest pieczątka firmowa?

Pieczątka firmowa to niewielki automat samotuszujący, który pełni funkcję informacyjną i służy do identyfikacji przedsiębiorstwa czy też osoby pracującej na konkretnym stanowisku. W niektórych przypadkach można ją wykorzystać również jako faksymile lub pieczątkę imienną. Dzięki zastosowaniu gumki polimerowej przedsiębiorca zyskuje gwarancję precyzyjnego odbicia. Istnieje również możliwość dostosowania koloru tuszu do własnych potrzeb. Zazwyczaj do wyboru mamy czarny, czerwony, niebieski czy też zielony.

Warto zaznaczyć, że jej wielkość zależy od liczby danych do umieszczenia. W zależności od preferencji może posiadać miejsce nawet na 6 linijek tekstu. Obecnie niektóre firmy wykorzystują pieczątki do udostępniania kodów QR zawierających link do strony przedsiębiorstwa lub innych istotnych informacji.

Jak widać, opisywany automat posiada wiele zastosowań. Jednak należy odpowiedzieć na podstawowe pytanie, czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa czy dobrowolna? Analizując obowiązujące przepisy prawa, można stwierdzić, że nie istnieje żaden zapis o tym, aby wyrobienie pieczęci było koniecznością. To, czy przedsiębiorca skorzysta z tego sposobu uwiarygodnienia dokumentów lub innego, zależy wyłącznie od niego.

Pieczątka firmowa – obowiązek?

Jak zostało wspomniane, żadna ustawa nie informuje o tym, aby pieczątka firmy była obligatoryjna. Jednak istnieją odrębne przepisy dotyczące przedstawicieli niektórych zawodów, gdzie znajduje się zapis o wymaganiu posiadania pieczątki. Są to: pracownicy służby zdrowia, instruktorzy jazdy czy też pracownicy jednostek administracyjnych.

Mimo to zdarza się, że podczas załatwiania formalności w Urzędzie Skarbowym lub banku okazuje się ona niezbędna w przypadku każdej firmy. W niektórych sytuacjach dokumenty urzędowe wymagają zatwierdzenia nie tylko podpisem, ale również pieczątką. Przedsiębiorca ma możliwość odmówienia, powołując się na brak odpowiednich zapisów w prawie na temat obowiązku dysponowania pieczęci firmowej. W takim przypadku urzędnik może poprosić o złożenie oświadczenia o nieposiadaniu tego urządzenia i zastosowaniu innego sposobu uwiarygodnienia dokumentów.

Jednak banki mają prawo wprowadzić indywidualne zasady w regulaminie, do których przedsiębiorstwa muszą się dostosować, a oświadczenie może nie przynieść odpowiednich rezultatów.

Jak widać, pieczęć firmowa okazuje się czasami niezbędna. Dlatego też warto zastanowić się nad jej wyrobieniem.

Pieczęć firmowa – jakie wymogi musi spełnić?

Co powinno być na pieczątce? Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na wyrobienie pieczątki firmowej, wówczas należy zwrócić uwagę na przepisy dotyczące obrotu prawnego i gospodarczego w ustawie z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców (Dz. U. 2018 poz. 646). Mówią one o obowiązku uwzględnienia w dokumentach wszystkich niezbędnych danych, które pozwolą na ich uwiarygodnienie oraz identyfikację podmiotu.

W zależności od formy prawnej może się różnić zakres obligatoryjnych elementów. Niektóre z nich muszą pojawić się zarówno w przypadku spółki cywilnej, jak i handlowej. Są to: pełna nazwa firmy, imię i nazwisko osoby posługującej się pieczątką firmową, numer NIP oraz adres siedziby. Jeżeli przedsiębiorstwo jest spółką cywilną, wówczas należy dodać również informacje o kapitale zakładowym, numerze KRS i sądzie rejestrowym. Wynika to z zapisów w ustawie z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 Nr 94 poz. 1037).

Co na pieczątce?

Natomiast bardzo często rezygnuje się z umieszczenia imienia i nazwiska osoby reprezentującej. Aby ułatwić ewentualne skontaktowanie się z przedsiębiorstwem, często uwzględnia się również dane teleadresowe, na przykład: adres e-mail, numer telefonu czy adres strony internetowej. Obok tych informacji pojawia się również logo firmy. Jest to element opcjonalny, a umieszczenie go w pieczątce będzie zależeć nie tylko od preferencji przedsiębiorcy, ale również celów, do jakich będzie ona używana.

Warto podkreślić, że numer REGON był obowiązkowy na podstawie zapisów w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz.U. 1995 nr 88 poz. 439). Jednak został on uchylony, a tym samym REGON nie musi pojawiać wśród danych niezbędnych do uwiarygodnienia dokumentu Jak widać, kwestia pieczątka firmowa wymogi różni się w zależności od tego, na jaką formę prawną zdecydował się przedsiębiorca.

Jakie zasady powinna spełniać pieczątka firmy jednoosobowej?

Pieczątka w firmie jednoosobowej

Pieczątka firmy jednoosobowej jest tak samo dobrowolna jak w przypadku spółek cywilnych czy handlowych. Jednak można zauważyć, że w takiej sytuacji zobowiązuje się przedsiębiorcę do uwzględnienia tylko niektórych z wyżej wymienionych danych.

Co powinno być na pieczątce firmy jednoosobowej?

Wśród elementów, które pozwolą na uwiarygodnienie dokumentu, znajdują się: pełna nazwa firmy, numer NIP oraz adres siedziby. Jeżeli przedsiębiorstwo funkcjonuje pod imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, wówczas należy wpisać te dane w rubrykę, gdzie powinna znaleźć się nazwa firmy. Dodatkowo pieczątka firmy może zawierać numer telefonu lub inne informacje umożliwiające szybkie nawiązanie kontaktu.

Podsumowując, warto jeszcze raz wrócić do kwestii pieczątka firmowa wymogi. Jeżeli chodzi o wygląd urządzenia, można zdecydować się na dowolny kolor oraz wielkość. Jednocześnie należy uważać, aby nie przesadzić z liczbą wierszy. Gdy będzie ich za dużo, następujące po sobie informacje zleją się w całość. Dodatkowo przedsiębiorca powinien zrezygnować z czerwonego tuszu, ponieważ jest to kolor często używany przez urzędników. Na koniec warto zadać pytanie: czy zainwestować w pieczątki firmowe? Średni koszt produkcji jednego urządzenia wynosi około 30 zł. W zamian przedsiębiorca może zyskać przede wszystkim czas, który należałoby poświęcić na wyjaśnienia związane z brakiem pieczęci.