WZ, czyli czym jest wydanie zewnętrzne?

Dokument WZ co to?

Prowadzenie działalności zajmującej się sprzedażą towarów wymaga odpowiedniej organizacji. Ma to na celu ułatwienie zarządzania produktami lub materiałami znajdującymi się w magazynie, a także prowadzenie ewidencji obecnego stanu oraz obrotu magazynowego.

W tym celu wprowadza się odpowiednią dokumentację. O jej formie decyduje kierownik lub właściciel firmy. Dostępne rozwiązania można podzielić ze względu na kierunek przepływu towarów. Pierwsza grupa dokumentów dotyczy przychodu materiałów.

Wśród nich znajdują się: PZ (przyjęcie wewnętrzne) stosowany w przypadku odbioru dostawy przykładowo z oddziału firmy, ZW (zwrot wewnętrzny) informujący o zwrocie nadwyżki lub niewłaściwego materiału oraz MM (przesunięcie międzymagazynowe) dotyczący transportu towarów między magazynami należącymi do tej samej firmy. Druga grupa obejmuje dokumenty potwierdzające rozchód materiałów. Na tej podstawie można wyróżnić trzy podstawowe formularze: RW (rozchód wewnętrzny) stosowany podczas przekazania materiałów na potrzeby wewnętrzne firmy, MM (przesunięcie międzymagazynowe) dotyczący wydania towarów do innego magazynu należącego do przedsiębiorstwa oraz tytułowe WZ.

Co to jest WZ?

Wydanie na zewnątrz to dokument dotyczący obrotu magazynowego, który polega na przekazaniu materiałów z magazynu oraz przeznaczenie ich na sprzedaż. Zdarza się również, że jest stosowany podczas nieodpłatnego wydawania towarów. Jednak najczęściej dotyczy transakcji realizowanych między kontrahentami. W takich sytuacjach WZ poprzedza dostarczenie faktury lub paragonu. Nie można zapominać, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić odpowiedni rachunek najpóźniej w ciągu 7 dni od sporządzenia WZ.

Informacje na ten temat można znaleźć w art.87.§3. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2019 poz. 900). Jednocześnie należy zaznaczyć, że przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzenia WZ w przypadku każdej sprzedaży.

Jak wypełnić WZ?

Prawidłowo wypełniony dokument WZ powinien zawierać podstawowe informacje na temat dokonanej transakcji, które ułatwią kontrolę nad stanem magazynowym. Warto zaznaczyć, że może on dotyczyć nie tylko towarów, ale również wyposażenia firmy, narzędzi lub innych przedmiotów wydanych na zewnątrz. Natomiast wśród odbiorców WZ znajdują się zarówno kontrahenci, jak i pracownicy przedsiębiorstwa lub inne podmioty gospodarcze, osoby trzecie.

Zdarza się, że dokument WZ wystawiane są przez pracowników nieposiadających uprawnień do fakturowania transakcji. Następnie odpowiednie osoby wypisują na tej podstawie faktury VAT. Dlatego też warto pamiętać o uwzględnieniu takich danych jak:

1. kolejny numer dokumentu,
2. data wystawienia dokumentu – czyli wydania towaru,
3. informacje dotyczące wydanego przedmiotu – nazwa i cena,
4. ilość i cena jednostkowa przekazanego towaru,
5. dane adresowe i NIP wystawcy dokumentu WZ,
6. adres i NIP odbiorcy towaru,
7. a także podpis osoby uprawnionej do sporządzenia dokumentu.

Jeśli przedsiębiorca uwzględni powyższe elementy, wówczas nabywca może uznać WZ w szczególnych sytuacjach za dowód księgowy. Ponadto tak wypełniony dokument można dostarczyć kontrahentowi w formie papierowej pocztą tradycyjną, osobiście podczas odbioru towaru lub mailowo w wersji elektronicznej.

Czy dokument WZ może być dokumentem księgowym?

Zgodnie z zapisami w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475), dowodem księgowym może być nie tylko faktura, ale również inny dokument potwierdzający dokonanie transakcji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Jednak musi zawierać: dane identyfikujące obie strony, czyli wystawcę i odbiorcę, datę wystawienia dokumentu czy też termin wykonania operacji gospodarczej, opis przedmiotu transakcji, jego wartość oraz ilość (jeśli to możliwe), a także podpisy osób uprawnionych.

Wydanie na zewnątrz

WZ (wydanie na zewnątrz) zawiera wszystkie powyższe elementy. Jednak to dokument magazynowy, który z perspektywy wystawcy nie może być podstawą ewidencji w Księdze Przychodu i Rozchodu.

W tym przypadku niezbędne jest zafakturowanie transakcji, która wraz z momentem wystawienia faktury VAT trafi do KPiR. Jednocześnie warto wspomnieć o jednym wyjątku, kiedy dokument WZ zostanie potraktowany jako dokument księgowy. Zgodnie z zapisami w rozporządzeniu Ministra Finansów (Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475), zakup materiałów oraz towarów handlowych należy wpisać do KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu. Dopuszcza się możliwość uwzględnienia ich w ewidencji najpóźniej w momencie dokonania na nim obrotu, czyli przetransportowania do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W takiej sytuacji WZ uznaje się za dokument księgowy. Po otrzymaniu faktury należy dodać ją do formularza wydania na zewnątrz jako załącznik do dowodu zakupu, a ewentualne różnice wprowadzić do ewidencji w formie korekty.