Zatrudnienie pracownika – poradnik krok po kroku

Zatrudnienie pracownika

W art. 3 Kodeksu pracy pojęcie zatrudnienia pracy zostało zdefiniowane pojęcie jako:

“Podmiot wykonujący czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną

§1

Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

§2

Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie”.

Pracodawca, który ma już za sobą etap rekrutacji, w którym udało się wyłonić idealnego kandydata na pracownika powinien zacząć od weryfikacji danych swojego przyszłego podwładnego.

Każdy pracodawca ma prawo zażądać podania m.in. takich informacji jak: imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, dotychczasowe miejsca zatrudnienia, a po podpisaniu umowy dodatkowo dane dzieci pracownika oraz PESEL. Dane podane przez pracownika muszą być danymi prawdziwymi, możliwymi do zweryfikowania odpowiednimi dokumentami. Zatrudnienie pracownika, po sprawdzeniu jego danych, może przejść do etapu podpisania z nim umowy. Należy też zdecydować, czy będzie to umowa cywilnoprawna czy też umowa o pracę. Bardzo istotną informacją jest, że umowa musi być koniecznie spisana w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zostaje przekazany pracownikowi. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta na piśmie, takie zachowanie uznawane jest za wykroczenie i grozi karą grzywny przewidzianą w Kodeksie pracy. Są to kwoty od 1 do 30 tys. zł.

Jak zatrudnić pracownika i co jest ważne przed dopuszczeniem go do pracy?

Wiele osób zatrudniających osoby po raz pierwszy w swojej firmie zastanawia się, jak zatrudnić pracownika i o czym należy pamiętać, zanim taka osoba rozpocznie swój pierwszy dzień w nowej pracy.

Mając na uwadze dobro i bezpieczeństwo pracownika, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków panujących w zakładzie pracy. Zanim pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień w pracy, pracodawca ma obowiązek wysłać go na badania lekarskie. Regulacja ta zapisana jest w Kodeksie pracy i jasno określa, że pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby, która nie ma aktualnego orzeczenia lekarskiego. W takim dokumencie powinno zostać zawarte, że dany pracownik nie ma przeciwwskazań do pracy na konkretnym stanowisku. Należy pamiętać, że to pracodawca powinien ponieść koszt badania lekarskiego i powinno się ono odbyć w godzinach pracy.

Kolejnym elementem o którym nie można zapomnieć, jest szkolenie BHP. Wyróżniamy tutaj szkolenie wstępne i dotyczące stanowiska pracy. Szkolenie wstępne to instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Szkolenie BHP musi zostać przeprowadzone przez osobę do tego wykwalifikowaną z odpowiednimi uprawnieniami; można też takie szkolenie wykonać online.

Zatrudnianie pracowników  – kiedy należy zgłosić do ZUS?

W terminie 7 dni (licząc od dnia podpisania umowy z nowo zatrudnionym pracownikiem) pracodawca powinien zgłosić zatrudnienie pracownika do ubezpieczeń społecznych, a także do ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy to umów, które gwarantują takie ubezpieczenie pracownikowi. W art. 36 ust. 4 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych znajdziemy informację o obowiązku zgłoszenia tego faktu przez pracodawcę. Takie zgłoszenie należy wypełnić na formularzu ZUS ZUA, który jest dostępny m.in. na stronie internetowej ZUS. Zgłoszenie takie obejmuje ubezpieczenie:

• emerytalne
• chorobowe
• rentowe
• wypadkowe
• zdrowotne

Zatrudnienie pracownika krok po kroku

Nie zawsze sam pracodawca czy też dział kadr ma czas i możliwości, aby przeprowadzić cały proces rekrutacji, a potem formalności związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Obecnie na rynku działa wiele firm, które zajmują się przeprowadzaniem procesu rekrutacyjnego w sposób outsourcingowy. Wiele przedsiębiorstw wspomaga proces zatrudnienia poprzez korzystanie z zewnętrznej firmy, która zajmie się nie tylko czasochłonną rekrutacją, ale również wesprze w technicznych aspektach zatrudnienia i krok po kroku pomoże w ustaleniu i sformalizowaniu umowy z nowym pracownikiem.

Zatrudnienie pracownika dokumenty

Pracodawca przyjmując do pracy nowego pracownika ma po swojej stronie wiele obowiązków związanych z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji pracowniczej takiej jak:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika
• informacja o warunkach zatrudnienia
• zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy
• oświadczenie pracownika dla celów podatkowych
• umowa o pracę,