Ile kosztuje ubezpieczenie samochodu firmowego i jak je zaksięgować?

Formy własności samochodu w firmie – jakie wyróżniamy?

Przed odpowiedzią na pytanie, ile kosztuje ubezpieczenie samochodu firmowego, warto zwrócić uwagę na dostępne formy własności. Od tego, która z nich dotyczy pojazdu należącego do przedsiębiorstwa, zależy również sposób rozliczania kosztów ubezpieczenia oraz uwzględnienia ich w najważniejszych dokumentach.

Obecnie przedsiębiorcy mają wiele możliwości nabycia pojazdu firmowego, które niekoniecznie wiążą się z jego zakupem. Można wymienić tutaj między innymi leasing, najem na krótki lub długi okres czy też dzierżawa. Ponadto dopuszcza się używania samochodu prywatnego do celów służbowych, przez co część wydatków można uznać za koszty firmy.

Aby prawidłowo zaksięgować opłaty za ubezpieczenie pojazdu firmowego, należy zapoznać się z możliwymi formami własności oraz obowiązującymi na jej ich podstawie zasadami rozliczeń. Warto rozpocząć od klasycznych sytuacji, czyli zakup samochodu oraz używanie go wyłącznie do celów służbowych. Jeżeli przedsiębiorca posiada taki pojazd, wówczas mówi się, że jest to własność firmowa, którą należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych. W takiej sytuacji przedsiębiorca odpowiada za amortyzację auta firmowego w czasie.

Oznacza to rozliczanie samochodu za pomocą odpisów wykonywanych od miesiąca następującego po tym, w którym został on zakupiony. Opłat należy dokonywać do momentu, kiedy łączna wysokość odpisów amortyzacyjnych jest co najmniej równa początkowej wartości pojazdu firmowego.

Samochód prywatny do celów służbowych

Jak już zostało wspomniane, istnieje również możliwość używania samochodu prywatnego w charakterze służbowym. W takiej sytuacji mamy do czynienia z własnością prywatną, której nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Ponadto dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców cieszą się różne formy leasingu. Są to przede wszystkim leasing operacyjny i finansowy.

Pierwszy z nich polega na przeniesieniu praw użytkowania na przedsiębiorcę w zamian za regularne opłacanie wyznaczonych wcześniej rat. Jednak pojazd pozostaje własnością leasingodawcy, a do każdej miesięcznej opłaty dolicza się VAT. W takiej sytuacji samochód nie jest składnikiem majątku firmy. Dlatego też nie ujmuje się go w ewidencji środków trwałych.

Z kolei leasing finansowy zakłada opłacanie comiesięcznych rat, ale na podstawie umowy leasingowej zobowiązuje się przedsiębiorcę do uregulowania podatku VAT przy odbiorze pojazdu, uwzględnienia go w ewidencji środków trwałych oraz wykonywania odpisów amortyzacyjnych. Wraz z uiszczeniem ostatniej opłaty przedsiębiorca staje się właścicielem samochodu.

Dopuszcza się również korzystanie z pojazdu na podstawie umowy najmu, użyczenia lub dzierżawy. W takiej sytuacji nie uwzględnia się samochodu w ewidencji środków trwałych i nie jest on własnością prywatną ani nie należy do firmy.

Jak działa i ile kosztuje ubezpieczenie samochodu firmowego?

Koszt ubezpieczenia samochodu – jak ująć go w KPiR?

Koszt ubezpieczenia samochodu zależy od wielu czynników. Ubezpieczyciel uwzględnia dotychczasową współpracę z przedsiębiorcą, model samochodu podlegającego ubezpieczeniu. Warto zaznaczyć, że w przypadku ubezpieczania kilku pojazdów istnieje możliwość negocjacji ceny.

Jednak bez względu na ostateczną kwotę opłaty przedsiębiorcy zadają często pytanie, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w KPiR?

Najważniejsze informacje na ten temat znajdują się w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992 Nr 21 poz. 86) oraz ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).

Samochód firmowy – koszty

W przypadku samochodu firmowego można wyróżnić dwie metody rozliczania kosztów: kasową i memoriałową. Pierwsza z nich zakłada wskazanie kosztów w KPiR w dniu ich powstania. Oznacza to, że podczas odliczania kosztów uwzględnia się datę podpisania dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie pojazdu firmowego. Z kolei metoda memoriałowa zakłada rozliczenie opłat związanych z polisą ubezpieczeniową proporcjonalnie do okresu, przez który obowiązuje.

Jeżeli umowa została podpisana na rok, z czego 2 miesiące dotyczą bieżącego roku, a pozostałe 10 miesięcy przyszłego roku, wówczas należy podzielić wartość ubezpieczenia przez 12 miesięcy. Następnie otrzymaną kwotę miesięczną powinno się pomnożyć przez liczbę miesięcy przypadającą na dany rok. Jednocześnie należy pamiętać, że podstawą do uwzględnienia tego wydatku w księdze KPiR może być polisa ubezpieczeniowa lub inny dokument zawierający informacje o stronach operacji gospodarczej oraz jej przedmiotu, dacie wystawienia pisma i wykonaniu transakcji, a także podpisy.

Samochód prywatny w KPiR

Natomiast w przypadku samochodu prywatnego, który jest wykorzystywany w celach firmowych, istnieją inne zasady rozliczenia. W takiej sytuacji należy wziąć pod uwagę kilometrówki, czyli odległość przejechaną w ciągu miesiąca w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi. Następnie przedsiębiorca powinien pomnożyć je przez wyznaczoną stawkę za 1 km. Jeżeli pojemność skokowa silnika wynosi maksymalnie 900 cm3, wówczas koszt 1 km wynosi 0,5214 zł. Z kolei dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 jest to 0,8358 zł. Kwota uzyskana na podstawie tych wyliczeń jest jednocześnie maksymalnym kosztem, jaki może zostać odliczony od kosztów firmowych danego miesiąca. Kiedy ubezpieczenie za samochód firmowy przekracza tę wartość, wówczas pozostałą kwotę przenosi się na kolejny okres rozliczeniowy.

Dodatkowe ubezpieczenie samochodu firmowego a rozliczenie kosztów w KPiR

Jakie ubezpieczenie samochodu firmowego można uwzględnić w KPiR? Na początku należy zaznaczyć, że wiele zależy od rodzaju pojazdu, jaki przedsiębiorca chce ubezpieczyć. Jeżeli jest to ciężarówka, wówczas opłaty związane z polisą ubezpieczeniową można odliczyć w całości od kosztów przychodu bez względu na to, czy są to opłaty obowiązkowe czy dobrowolne. Jednak w przypadku samochodu osobowego obowiązują pewne limity, których należy bezwzględnie przestrzegać. Zanim przedsiębiorca zapozna się z wszystkimi zasadami, powinien określić, jakim pojazdem dysponuje. Auta nazywane potocznie osobówkami to pojazdy, które nie przekraczają dopuszczalnej masy całkowitej 3,5 tony oraz są przeznaczone do transportu maksymalnie 9 osób, wliczając kierowcę.

Zgodnie z art. 16 ustawy o CIT oraz art. 23 ustawy o PIT, przedsiębiorcy mogą odliczyć dobrowolne ubezpieczenie pojazdu firmowego w całości pod warunkiem, że wartość auta nie przekracza 150 000 zł. Wyjątek stanowią auta elektryczne obarczone limitem 225 000 zł. Jednocześnie należy podkreślić, że ograniczenie to obowiązuje wyłącznie dodatkowe ubezpieczenie samochodu firmowego AC, czyli autocasco oraz GAP składka od utraty wartości wskutek zniszczenia. Jeżeli wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, wówczas należy wykonać odpowiednie obliczenia, które pozwolą na wyznaczenie maksymalnej kwoty możliwej do uwzględnienia w kosztach firmy. W takim przypadku należy podzielić 150 000 zł przez wartość pojazdu, a następnie pomnożyć otrzymany wynik przez wartość polisy ubezpieczeniowej. Wykonując te dwa proste obliczenia, przedsiębiorca dowie się, jakie ubezpieczenie samochodu firmowego może uwzględnić w KPiR. Na koniec warto również podkreślić, że istnieje możliwość zaliczenia ubezpieczenia GAP jako wydatku eksploatacyjnego. W takiej sytuacji musi liczyć się z innymi ograniczeniami związanymi z formą użytkowania samochodu.