Świadectwo pracy – co to i jak powinno wyglądać?

Świadectwo pracy

Poprawne przygotowanie świadectwa pracy to bardzo istotna rzecz na gruncie polskich przepisów prawa. Kolejnym ważnym czynnikiem jest terminowość z tym związana. To bowiem oficjalny dokument, z którego korzystać będzie w przyszłości nie tylko sam pracownik, ale być może także jego przyszli pracodawcy.

Jak już wspomniano, to dokument wydawany pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej przez pracodawcę. Jego sporządzenie i przekazanie ma zawsze związek z zakończeniem stosunku pracy. Może to nastąpić na skutek wygaśnięcia umowy, jak i jej rozwiązania przez jedną ze stron. Świadectwo pracy to obowiązkowy element “pożegnania” się zatrudniającego ze swoim byłym już podwładnym.

Wystawienie świadectwa pracy – o czym warto wiedzieć?

Pracodawca nie ma prawa uzależniać wydania świadectwa od jakichkolwiek warunków. Nie może więc nie wydać dokumentu, argumentując to na przykład tym, że pracownik nie wykonał jakiegoś obowiązku czy też zalega z rozliczeniami itp.

Niewywiązanie się przez pracodawcę z konieczności wydania świadectwa jest traktowane jako wykroczenie i wiąże się z poważnymi sankcjami natury prawnej i finansowej. Mowa nawet o karze grzywny od 1000 do 30 000 złotych.

Jak wystawić świadectwo pracy?

Pół żartem pół serio można odpowiedzieć na to pytanie jednym słowem – szybko. Wiele w tym jednak prawdy. Dawniej pracodawca miał na wystawienie świadectwa pracy aż siedem dni od momentu zakończenia umowy. Obecnie, po zmianie przepisów w tej materii, dokument musi zostać przekazany pracownikowi maksymalnie ostatniego dnia trwania stosunku pracy. Rozwiązanie to ułatwia wszelkie spory i jest korzystne dla zatrudnionego. Żyjemy bowiem w tak szybkich czasach, że pracownik kończąc jedną umowę, za chwilę szuka kolejnej pracy. Tygodniowy termin na wydanie tak ważnego dokumentu jak świadectwo pracy wielokrotnie blokował taką możliwość.

Co powinno zawierać świadectwo pracy

Treść dokumentu oraz wszelkie regulacje związane z jego sporządzeniem regulują przepisy Kodeksu Pracy oraz wydawane na podstawie tej ustawy rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy. Czytamy tam, że pismo to powinno zawierać w pierwszej kolejności takie informacje jak: okres zatrudnienia pracownika, rodzaj wykonywanej pracy, wymiar etatu, zajmowane stanowisko lub stanowiska czy sposób ustalania stosunku pracy, czyli tryb rozwiązania albo okoliczności jego wygaśnięcia.

Świadectwo pracy a informacja o świadczeniach

Bardzo istotną częścią dokumentu jest ta, która dotyczy informacji o uprawnieniach pracowniczych i uprawnieniach związanych z ubezpieczeniem. Pamiętajmy bowiem, że świadectwo pracy może trafić później do rąk nowego pracodawcy oraz kadrowych i księgowych. Świadectwo musi więc określać między innymi liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy; liczbę dodatkowych dni urlopu lub innego świadczenia; a także okres korzystania z urlopu bezpłatnego. W świadectwie pracy muszą znaleźć się także dane dotyczące wykorzystanego urlopu ojcowskiego, macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i wszelkich innych uprawnień oraz świadczeń.

Jak wygląda świadectwo pracy

Sporządzając dokument, pracodawca może skorzystać ze specjalnego wzoru załączonego do rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy. Tego rodzaju rozwiązanie wydaje się najrozsądniejsze w sytuacji, gdy zatrudniający nie ma doświadczenia w tej kwestii lub nie śledzi na bieżąco przepisów. Nie ma jednak obowiązku wykorzystania gotowego wzoru. Może opracować świadectwo samodzielnie, ale pamiętając o wszystkich niezbędnych elementach, bez których dokument będzie niepełny.

Świadectwo pracy – dodatkowe składniki

Warto dodać, że na życzenie pracownika pracodawca powinien umieścić w dokumencie informację o zarobkach i wszelkich elementach wynagrodzenia. W świadectwie pracy mogą znaleźć się ponadto informacje o odbytych szkoleniach, kursach oraz zdobytych kwalifikacjach. Im więcej danych się w nim znajdzie, tym lepiej. Widzimy więc, jak ważne jest rzetelne i dokładne opracowanie świadectwa pracy, które będzie towarzyszyć pracownikowi na dalszych etapach jego zawodowej kariery.

Błędy w świadectwie pracy

Co w przypadku, gdy przygotowujący pismo popełni w nim błędy? Wówczas możliwe jest ich poprawienie. O sprostowanie musi jednak wystąpić pracownik. Co istotne, ma na to 7 dni od dnia otrzymania dokumentu! Tego rodzaju pouczenie musi znaleźć się w samym świadectwie pracy. Jeśli pracodawca odmówi poprawy dokumentu, wtedy pracownik ma prawo wystąpienia w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie z żądaniem sprostowania do właściwego sądu rejonowego.