Księgowość online – rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców?

Liczba firm w Polsce rośnie

Z informacji zaprezentowanych na stronie Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w I kwartale 2019 r. odnotowano 95 300 rejestracji podmiotów gospodarczych. W porównaniu do analogicznego okresu w roku 2018 to o 4,3 proc. więcej[1]. Dobra koniunktura gospodarcza i ułatwienia dla przedsiębiorców w postaci choćby ulgi na start skutecznie zachęcają do spróbowania swoich sił w biznesie.

Efektywne konkurowanie z innymi podmiotami na rynku w dużej mierze zależy od czasu, jaki przedsiębiorca jest w stanie poświęcić na rozwój swojej firmy. Im mniej skomplikowany jest system podatkowy, tym lepiej – przedsiębiorca będzie miał więcej czasu na rozwój i tworzenie nowych miejsc pracy. W raporcie „Paying Taxes 2018” przygotowanym przez PwC i Bank Światowy Polska znalazła się na 51. miejscu – rocznie przedsiębiorcy z Polski potrzebują 260 godzin, aby spełnić wszystkie nałożone na nich wymogi podatkowe[2]. Księgowość online jest rozwiązaniem, które ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy.

Księgowość online kontra księgowość tradycyjna

Przedsiębiorcy mają dwie możliwości, gdy mowa o prowadzeniu księgowości – mogą zdecydować się na księgowość online lub wybrać księgowość tradycyjną. Ta druga wciąż cieszy się dużym powodzeniem wśród firm. Z raportu „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce” przygotowanego przez KPMG wynika, że prawie 65 proc. ankietowanych firm korzysta z outsourcingu usług księgowych[3]. Powody, dla których przedsiębiorcy korzystają z usług biur rachunkowych, są różne i zostały zaprezentowane na poniższej grafice.

Rozwój nowoczesnych form komunikacji nie pozostał bez wpływu na pracę księgowych. Na rynku pojawiły się programy księgowe, które współcześnie są wykorzystywane powszechnie. Przedsiębiorcy mogą też wybrać księgowość online prowadzoną przez biuro rachunkowe, zapewniając sobie jednocześnie stały wgląd do aplikacji online.

Na czym polega księgowość przez internet?

Właściciele firm śledzący na bieżąco zmiany w prawie podatkowym mogą pokusić się o samodzielne prowadzenie księgowości, używając przy tym automatyzującej część czynności aplikacji online. Osobom, które nie mają wystarczającej wiedzy i nie czują się na siłach, aby prowadzić księgowość swojej firmy, dedykowane jest drugie nowoczesne rozwiązanie, czyli księgowość online połączona z pomocą specjalistów.

Księgowość online najczęściej sprowadza się do tego, że przedsiębiorca musi zeskanować zgromadzone w ciągu miesiąca dokumenty, a następnie wysłać je na adres biura rachunkowego. Specjaliści wyliczają wysokość podatku i informują klientów o wysokości składek ZUS. Księgowy online wskazuje też obszary, na których można dokonać optymalizacji podatkowej.

5 powodów, dla których warto wybrać księgowość przez Internet

Mimo że tradycyjna księgowość, czyli korzystanie z ofert biur rachunkowych, jest wciąż bardzo popularna wśród przedsiębiorców, to jednak jest co najmniej kilka powodów, dla których warto rozważyć skorzystanie z księgowości online.

Internetowa księgowość to:

• oszczędność czasu

Nawiązanie współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym oznacza dla przedsiębiorcy konieczność dowożenia wystawionych i otrzymanych faktur. Z punktu widzenia właścicieli nowych firm, którzy chcą się skoncentrować na rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej, to spore utrudnienie. Wybierając księgowość przez internet, przedsiębiorca najczęściej musi jedynie zeskanować zgromadzone dokumenty;

• oszczędność pieniędzy

Księgowość internetowa jest tańsza niż usługi stacjonarnych biur rachunkowych – ceny zaczynają się już od ok. 30 zł za miesiąc. Korzystniejszy cennik to często jeden z głównych czynników skłaniający początkującego przedsiębiorcę do skorzystania z biura rachunkowego oferującego księgowość online. Niektóre firmy proponują klientom skorzystanie z darmowego okresu próbnego, który standardowo wynosi 30 dni;

• wsparcie specjalistów

Firmy oferujące księgowość online najczęściej zapewniają klientom kompleksowe wsparcie zarówno merytoryczne, jak i techniczne. Do ich dyspozycji jest przede wszystkim księgowy online, który rozwiewa wszelkie wątpliwości i odpowiada na pytania przedsiębiorców. Księgowy online podpowie również korzystne rozwiązania, które pozwolą zoptymalizować koszty ponoszone przez firmę;

• nieograniczony dostęp do danych firmy

Przedsiębiorcy, którzy wybiorą księgowość online, nie muszą instalować żadnego oprogramowania – księgowość przez internet jest udostępniana w modelu SaaS przez przeglądarkę. To z kolei sprawia, że klient ma dostęp do dokumentów, wyliczeń i danych historycznych w każdym momencie – wystarczy, że zaloguje się do swojego konta. Ponadto księgowość online jest rozwiązaniem w pełni bezpiecznym – przekazywane dane są szyfrowane;

• program zawsze zgodny z obecnym stanem prawnym

Przepisy zmieniają się bardzo często. Nawet przedsiębiorcom, którzy mają kierunkowe wykształcenie i doświadczenie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ciężko jest pogodzić prowadzenie firmy z monitorowaniem zmian w prawie. Tymczasem firmy dostarczające księgowość online dbają o to, aby poszczególne moduły udostępnianych klientom programów były aktualne.

Księgowość przez internet (nie tylko) dla początkujących przedsiębiorców

Młodzi przedsiębiorcy najczęściej są pozytywnie nastawieni na nowości i w pełni wykorzystują możliwości, jakie daje współczesna technologia. Z drugiej strony księgowość przez internet nie jest wyłącznie dla właścicieli firm, które dopiero od niedawna funkcjonują na rynku – księgowość internetowa to także doskonałe rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw, ale o ugruntowanej pozycji na rynku.

Współcześnie księgowość internetowa to kompleksowe rozwiązanie i dlatego też jest dedykowane mikro-, małym i średnim przedsiębiorcom. Programy do faktur online pozwalają prowadzić księgi rachunkowe, kadry i płace oraz umożliwiają zarządzanie sprzedażą. Wiele z dostępnych narzędzi jest wyposażonych w systemy magazynowe, a niektóre także zintegrowane z firmowym rachunkiem bankowym czy oprogramowaniem do prowadzenia sklepów internetowych.

[1] Stat.gov.pl, Rejestracje i upadłości podmiotów gospodarczych w I kwartale 2019 roku, https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/rejestracje-i-upadlosci-podmiotow-gospodarczych-w-i-kwartale-2019-roku,29,1.html (dostęp 21.06.2019).

[2] Pwc.pl, Paying Taxes 2018: Polski system podatkowy coraz mniej skomplikowany, ale inne kraje zmieniają ten obszar jeszcze szybciej, https://www.pwc.pl/pl/media/2017/2017-11-21-pwc-paying-taxes-2018.html (dostęp 21.06.2019).

[3] Kpmg.pl, Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce, https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/pl/pdf/2018/05/pl-Raport-KPMG-Outsourcing-uslug-ksiegowych-prawnych-i-podatkowych-w-firmach-w-Polsce.pdf (dostęp 21.06.2019).