Co powinien zawierać rejestr VAT?

Rejestr VAT – co powinien zawierać?

Czym jest ewidencja VAT?

Ewidencja VAT to po prostu rejestr sprzedaży i zakupu VAT. Prowadzenie ewidencji VAT jest jednym z obowiązków podatników VAT. Dzięki ewidencjonowaniu sprzedaży, przedsiębiorca może wyliczyć i odprowadzić kwotę należnego podatku od towarów i usług na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego. Rejestr zakupów z kolei pozwala sprawdzić wysokość naliczonego w danym okresie rozliczeniowym podatku i następnie odliczenie go.

Rzetelnie prowadzona ewidencja VAT jest niezbędna do przygotowania deklaracji podatkowych, które należy składać w urzędzie skarbowym.

W jakiej formie prowadzi się rejestry VAT?

Aby usprawnić pracę organów podatkowych, a także zapobiec wyłudzeniom podatku VAT, ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Przedsiębiorcy przekazują JPK_VAT elektronicznie, a to oznacza, że ewidencja VAT musi być prowadzona również w formie elektronicznej przy użyciu specjalistycznych programów komputerowych. Taki wymóg na podatników VAT nakłada zresztą ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Wprowadzenie wymogu przekazywania przez firmy pliku JPK_VAT odbywało się stopniowo – prezentuje to poniższa grafika. Od stycznia 2018 r. wszystkie podmioty gospodarcze działające na terenie Polski mają obowiązek co miesiąc przekazywać plik JPK_VAT.

Jakie pozycje powinien zawierać rejestr VAT?

Ustawa dokładnie precyzuje, jakie dane powinny znaleźć się w ewidencji VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 3 wspomnianej wyżej ustawy o podatku od towarów i usług przedsiębiorca w prowadzonym rejestrze uwzględnia:

  • dane, które są niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
  • wysokość kwoty podatku należnego,
  • korekty podatku należnego,
  • kwoty podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego,
  • korekty podatku naliczonego,
  • kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
  • kwoty podatku, które urząd skarbowy jest zobowiązany zwrócić,
  • pozostałe dane służące identyfikacji transakcji (w tym przede wszystkim numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).

Prowadzona przez przedsiębiorcę ewidencja podatku VAT powinna też zawierać informacje o pełnej nazwie usługi i jej wartości bez podatku, jeżeli podatnik świadczy usługi poza terytorium Polski.

Rejestr zakupu VAT i sprzedaży VAT w strukturze JPK_VAT

Z informacji zaprezentowanych na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że ewidencja sprzedaży w strukturze logicznej JPK musi zawierać szereg danych. Są to:

  • data sprzedaży,
  • data wystawienia,
  • numer dokumentu,
  • nazwa i adres nabywcy,
  • kwota netto,
  • kwota podatku należnego.

Rejestr zakupu VAT w strukturze logicznej JPK również zawiera pulę danych. Należą do nich:

  • nazwa i adres wystawcy,
  • numer faktury,
  • kwota netto,
  • kwota podatku naliczonego.

Nieobowiązkowo przedsiębiorcy mogą podać informacje o dacie wpływu faktury oraz kwocie korekty podatku naliczonego.

Rozważ inwestycję w terminal płatniczy od PeP – to krok w kierunku efektywnego zarządzania płatnościami.

Rejestr zakupu VAT – jakich zakupów nie trzeba ewidencjonować?

Nie wszystkie dokonane przez firmę zakupy muszą zostać uwzględnione w rejestrze zakupu VAT. Rejestr nie musi zawierać informacji o tych zakupach, które w żaden sposób nie wpływają na prawidłowość obliczenia podatku VAT czy sporządzenia deklaracji podatkowych. Należą do nich:

  • wydatki zwolnione z opodatkowania – dotyczy to zakupu choćby znaczków pocztowych,
  • zakupy związane z czynnościami nieopodatkowanymi, np. opłata skarbowa,
  • wydatki, od których podmiotowi gospodarczemu nie przysługuje prawo do odliczenie naliczonego podatku – ma to miejsce m.in. w przypadku kosztów związanych z opłaceniem noclegu.

Rejestry VAT podatników zwolnionych

Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT dotyczy również podmiotów korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Szczególne procedury odnoszące się do drobnych przedsiębiorców zostały uregulowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 113 ustawodawca zwolnił od podatku sprzedaż dokonaną przez płatnika, którego wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła łącznie 200 000 zł.

Podatnicy, o których mowa wyżej, są zwolnieni z odprowadzania podatku z tytułu sprzedaży, ale w dalszym ciągu mają obowiązek prowadzić rejestr VAT. Takie rozwiązanie jest podyktowane możliwością ustalenia momentu, w którym podmiot przekroczy wyżej wskazaną kwotę. Gdy wartość sprzedaży zwolnionej przekroczy 200 000 zł, to podatnik nie może dalej korzystać ze zwolnienia – zwolnienie traci moc, licząc od czynności, którą kwota została przekroczona.

Mimo że rejestry VAT dotyczą również podatników zwolnionych, to jednak nie muszą oni prowadzić ich w formie elektronicznej – z powodzeniem mogą w formie papierowej. Ma to oczywiście związek z brakiem konieczności systematycznego wysyłania pliku JPK_VAT.

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Ustawa z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa

Ministerstwo Cyfryzacji, Struktury JPK, https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk (dostęp 21.06.2019)

Artykuły opublikowane na stronie pep.pl mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej, podatkowej, inwestycyjnej czy finansowej. Prezentowane treści nie mogą być traktowane jako wytyczne do podejmowania decyzji związanych z finansami, inwestycjami, podatkami, prowadzeniem działalności gospodarczej lub innymi kwestiami biznesowymi. Każda decyzja powinna być podjęta po konsultacji z odpowiednim specjalistą, takim jak doradca podatkowy, inwestycyjny, prawnik czy inny profesjonalista w danej dziedzinie. Wydawca portalu nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki wynikające z wykorzystania informacji zawartych na stronie bez wcześniejszej konsultacji z ekspertem.

Terminal płatniczy za 0zł przez rok

Zamowterminal - Poradniki

Uzupełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej

Klikając w przycisk „Zamów rozmowę” oświadczam, że zapoznałem się z polityką prywatności i informacją o Administratorze danych

Chcę porozmawiać z Doradcą

Chcę porozmawiać z Doradcą - Modal

Chcę poznać ofertę

Chcę poznać ofertę