Księga przychodów i rozchodów – czym jest i jak ją prowadzić?

Jedną z kluczowych decyzji, jaką należy podjąć po zarejestrowaniu własnego przedsiębiorstwa, jest skorzystanie z usługi dobrego i sprawdzonego biura rachunkowego. To bowiem dbałość o odpowiednie rozliczanie finansowej sfery naszego biznesu jest podstawą tego, aby był on w pełni zoptymalizowany, opłacalny, a także przyszłościowy. Bardzo duża część firm wybiera prowadzenie KPIR. Właśnie dla właścicieli tego typu podmiotów gospodarczych stworzyliśmy poniższy artykuł.

Własna firma a sprawy finansowe

Nie jest tajemnicą, że w biznesie jednym z najważniejszych elementów jest pieniądz. Dobrze prowadzone interesy przynoszą bowiem zysk, choć w wielu przypadkach sukcesem może być nawet uniknięcie straty. Przy własnej działalności gospodarczej mamy do czynienia z wpływami oraz kosztami. Na te pierwsze składają się takie pojęcia jak obrót, przychód czy wreszcie dochód, te drugie to wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu. Niemal każda firma współpracuje z biurem rachunkowym, które prowadzi dla niej ewidencję wszystkich przepływów pieniężnych w ramach wykonywanej działalności. Istnieje kilka rodzajów sporządzania finansowych zestawień, ale jednym z najpowszechniejszych jest prowadzenie KPIR.

Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Warto podkreślić, że KPIR jest najprostszą formą rozliczania się ze swoich przychodów oraz wydatków przed fiskusem. To na jej podstawie bowiem prowadzone są wszelkie kontrole, wysyłana jest ona także po każdym roku rachunkowym do właściwego urzędu skarbowego. Dokument ten stanowi więc formalne potwierdzenie, jak wygląda kwestia finansowa w danym przedsiębiorstwie. Z tego powodu prawidłowe prowadzenie KPIR jest kwestią kluczową jeśli chcemy mówić o przejrzystości firmowego budżetu, a także naliczaniu różnego rodzaju ulg, zwolnień, a przede wszystkim zobowiązań podatkowych.

Kto powinien prowadzić KPIR?

Zanim zastanowimy się, jak prowadzić KPIR, aby było to zgodne z podstawowymi normami prawa podatkowego, warto odpowiedzieć na pytanie, kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Ustawodawca wskazuje, że mogą to robić osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które nie są opodatkowane ryczałtem; spółki jawne, spółki cywilne, a także spółki partnerskie. Koniecznym warunkiem jest jednak to, aby przychód netto ze sprzedaży towarów i usług danego podmiotu gospodarczego w poprzednim roku obrotowym nie przekroczył równowartości 1 200 000 euro. Co w sytuacji, gdy jest on wyższy? Wówczas konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości, a więc rozliczanie się na nieco dokładniejszych zasadach. Jak już wspomniano, zwolnienie z prowadzenia KPIR dotyczy podatników, którzy rozliczają się ryczałtem.

Jak zbudowana jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Elektroniczna lub papierowa księga przychodów i rozchodów musi posiadać kilka niezbędnych elementów. W dokumencie tym muszą znaleźć się takie informacje jak wszystkie przychody konkretnego przedsiębiorstwa, dane dotyczące zakupu towarów handlowych oraz innych materiałów podstawowych, poniesione wydatki związane z prowadzoną firmą, a także koszty prac badawczo-rozwojowych.

Istnieje także lista spraw, których nie znajdziemy w KPIR. Wpisowi do księgi nie podlegają między innymi zaliczki na poczet dostaw/sprzedaży towarów lub wykonania usługi, finansowanie obrotu opakowaniami zwrotnymi, koszty inwestycji w czasie jej realizacji, jak i również jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności, którą wchodzący na rynek przedsiębiorca może uzyskać w ramach bezzwrotnych dotacji z UE lub Urzędu Pracy.

Płatności kartą mogą zwiększyć dochody Twojej firmy – zamów terminal płatniczy już teraz i przekonaj się!

Zakładanie KPIR – co trzeba wiedzieć

Jak więc widzimy, prowadzenie KPIR jest obwarowane różnymi uregulowaniami prawnymi, w tym także ograniczeniami. Księgę zakłada się zgodnie z przepisami przyjętymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia uproszczonej księgowości. To właśnie ten akt prawny dostarcza nam wszelkich niezbędnych informacji, które trzeba wziąć pod uwagę tworząc KPIR. Przede wszystkim księga przychodów i rozchodów powinna powstać w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej, o czym przedsiębiorca jest zobowiązany poinformować naczelnika właściwego dla miejsca siedziby firmy urzędu skarbowego. Musi to nastąpić w terminie maksymalnie 20 dni od momentu założenia KPIR. W przypadku jednoosobowej działalności musi tego dokonać jej właściciel lub pełnomocnik, jeśli z kolei mówimy o spółkach – może to zrobić każdy ze wspólników. Co do zasady, zgłoszenia dokonuje się już w momencie rejestracji podmiotu gospodarczego w CEIDG lub Krajowym Rejestrze Sądowym, a to bardzo usprawnia całą procedurę.

Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Wiele osób zastanawia się z pewnością, jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów? Można robić to zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznie. W obu konieczne jest podanie wszystkich ważnych danych. KPIR składa się z kilkunastu kolumn, a w każdej z nich podatnik jest zobligowany podać zgodne ze stanem faktycznym i prawnym informacje. Dotyczą one w szczególności kontrahentów, rodzajów transakcji, wartości sprzedaży towarów lub usług, przychodów uzyskiwanych spoza ich sprzedaży, zakupu materiałów potrzebnych do produkcji swoich wyrobów, wynagrodzenia pracowników, kosztów stałych itp.

Elektronicznie czy na papierze?

Oba sposoby prowadzenia KPIR są legalne i stosowane, choć obecnie przeważa metoda elektroniczna. W tym przypadku księgę sporządza się przy użyciu systemu teleinformatycznego, ale aby było to w pełni prawidłowe, konieczne jest spełnienie kilku warunków. Te ostatnie dotyczą przede wszystkim odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz możliwości wglądu do nich oraz ich przedrukowania czy udostępnienia odpowiednim organom.