Ewidencja przychodów – ryczałt przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jawi się w głównej mierze jako atrakcyjna forma rozliczeń. Większość firm, która może pozwolić sobie na taki sposób ewidencjonowania z przychodów, chętnie z niego korzysta. Istnieje jednak sporo obostrzeń, które zawężają grono zryczałtowanych przedsiębiorców. Wyjaśniamy najważniejsze zasady korzystania z ryczałtu i wskazujemy, kto może to zrobić.

Ewidencja przychodów – co to jest?

W przeciwieństwie chociażby do najpopularniejszej formy rozliczenia, jaką są zasady ogólne, w przypadku ryczałtu ewidencji podlegają jedynie przychody. Oznacza to, że klasyczna księga przychodów i rozchodów nie ma w tym przypadku zastosowania.

Przedsiębiorca decydujący się na ryczałt rezygnuje z przedstawiania kosztów prowadzenia firmy, natomiast jedyne, co musi przedstawić każdego miesiąca w urzędzie skarbowym, to ewidencja przychodów.

Zaletą jest więc prostsza księgowość i mniej skomplikowane zasady rozliczania. Wystarczą wpisy dokumentujące wystawiane faktury, rachunki, dokumenty celne bądź noty korygujące, a także dowody wewnętrzne (w przypadku sprzedaży bez faktur). Ewidencja za dany miesiąc musi być uzupełniana do 20. dnia kolejnego miesiąca. Dokument powinien być zbroszurowany, a strony – ponumerowane.

Coraz więcej firm decyduje się na zapisy dzienne, podsumowujące sprzedaż. W takim zestawieniu powinny znaleźć się: data, numer zestawienia, numer i data wystawienia dokumentu sprzedażowego oraz łączna wartość przychodów. Na początku należy przyjąć także określony wzór ewidencji przychodów – nie ma jednak wymagań co do tego, czy księgowość prowadzona ma być odręcznie, czy też w formie elektronicznej. Istotniejsze jest dbanie o właściwą archiwizację dokumentów sprzedażowych. Ponadto samo prowadzenie ewidencji ryczałtu nie jest jedynym obowiązkiem podatnika. Dodać tu należy wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia.

Zalety ryczałtu

O jednej z dobrych stron prowadzenia ewidencji przychodów już była mowa. Chodzi o stosunkowo prostą księgowość, którą często przedsiębiorcy prowadzą sami, oszczędzając tym samym na usługach biura rachunkowego. Niemożność uwzględniania kosztów prowadzenia firmy, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, nie musi stanowić problemu, ponieważ rekompensuje to niski wskaźnik procentowy podatku dochodowego. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, którzy kwalifikują się do stawki ryczałtu na poziomie 2–10 %, ponieważ gdyby rozliczali się na zasadach ogólnych, byliby zobligowani do płacenia 18% podatku. Ryczałt jest więc do pewnego stopnia korzystniejszy, a stosują go zwłaszcza osoby, których firma nie generuje wysokich kosztów prowadzenia działalności.

Kto może zdecydować się na ewidencję przychodów?

Wybór opisywanej ścieżki rozliczania podatkowego nie jest jednak dostępny dla każdego. Przepisy o podatku dochodowym jasno określają, kto może zdecydować się na ryczałt, a kiedy taki wariant jest niemożliwy. Najczęściej płatnikami ryczałtu są osoby zajmujące się handlem, przedstawiciele branży gastronomicznej, a także firmy wytwórcze. Kto zatem musi wybrać inny sposób rozliczenia się z urzędem skarbowym?

Po pierwsze, są to przedsiębiorcy, którzy nie zgłosili tego we właściwym czasie, tj. przy zakładaniu działalności lub do 20. dnia miesiąca następującego po osiągnięciu pełnego roku prowadzenia firmy. Drugim ogólnym wyznacznikiem jest przychód, który w poprzednim roku przekroczył 250 000 EUR. W takiej sytuacji przez kolejne 12 miesięcy trzeba wybrać inny rodzaj rozliczenia. Ewidencji przychodów nie podlegają też konkretne grupy zawodowe wyszczególnione w art. 8 ust. 1 pkt. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z 20 listopada 1998 r. Należą do nich całościowo lub częściowo firmy związane z:

• prowadzeniem aptek,
• udzielaniem pożyczek pod zastaw,
• kupowaniem i sprzedażą wartości dewizowych,
• świadczeniem usług wymienionych w załączniku nr 2 do ustaw,
• działalnością w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Ponadto ustawa obejmuje też przedstawicieli tzw. wolnych zawodów, do których zaliczyć możemy m.in. lekarzy, techników dentystycznych, pielęgniarki czy nauczycieli.

Wady ryczałtu

Prowadzenie ewidencji przychodów nie będzie opłacalne dla każdego, ponieważ jak każdy inny rodzaj rozliczania się, ryczałt także posiada cechy, które dla niektórych przedsiębiorców będą jednoznaczne z wadami.

Głównym argumentem przeciwko ryczałtowi jest niemożność uwzględniania kosztów prowadzenia działalności. Należy bowiem pamiętać, że w przypadku zasad ogólnych podatek dochodowy naliczany jest od zysku po uwzględnieniu kosztów. Zatem jeżeli te ostatnie są na wysokim poziomie, 18% podatku będzie naliczane od dużo mniejszej kwoty. Wybierając ryczałt, przedsiębiorca liczy na niski podatek, jednak jest on nieuchronny i będzie rósł wraz z wzrostem sum wynikających z faktur.

Problem stanowić może również dokonywanie osobnego rocznego rozliczenia podatkowego. Prowadząc firmę na zasadach ogólnych, można dokonać wspólnego rozliczenia z małżonkiem, który np. pracuje na etacie. Jeśli przedsiębiorca wybierze ryczałt, nieuniknione jest składanie PIT-ów osobno.