Monitoring należności – co to? Kiedy warto go stosować?

Bez środków finansowych i zbudowania optymalnego budżetu nie ma co myśleć o rozwoju przedsiębiorstwa, nowych inwestycjach, ale także zachowaniu miejsc pracy.

Nie zawsze jednak zatory pieniężne to wina wyłącznie jednej ze stron. Ogromne znaczenie ma bowiem to, czy jako przedsiębiorcy w pełni kontrolujemy spłatę należności ze strony naszych partnerów biznesowych, klientów i innych podmiotów, które są zobligowane do uiszczenia na nasze konto danej opłaty.

Puste konto w firmie

Bardzo często brak zapłaty przez jednego lub kilku kontrahentów powoduje powolny upadek firmy. Przedsiębiorcy muszą bowiem z czegoś opłacić pensje swoich pracowników, zapłacić dostawcom lub usługodawcom, a także posiadać na koncie środki, które można wykorzystać w tzw. czarnej godzinie.

Zdarza się jednak tak, że wielu właścicieli działalności gospodarczych nie zabezpiecza skutecznie swoich finansów, godzi się na opóźnienie płatności lub nawet idzie na rękę drugiej ze stron i rozkłada duże należności na kilka transz. Wszystko to skutkuje tym, że traci się wówczas kontrolę na przepływem finansów w firmie, co może doprowadzić nawet do jej upadku.

Czym jest monitoring należności?

Niestety w naszym kraju utarło się przekonanie, że nawet kilka tygodni zwłoki w płatności to niewiele i można sobie na to pozwolić. Nic jednak bardziej mylnego. Wielu przedsiębiorców szuka więc narzędzi i sposobów na to, aby ukrócić ten proceder. Przepływ pieniężny w gospodarce to nie tylko jedna czy druga wpłata na konto, ale przede wszystkim swoisty łańcuch, który jeśli zostanie przerwany, pociąga za sobą mnóstwo negatywnych konsekwencji natury prawnej i finansowej.

Dlatego tak ważnym narzędziem w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, obrotu czy liczby klientów, jest monitoring należności, który pozwala trzymać w ryzach majątek podmiotu gospodarczego. Z roku na rok na monitorowanie płatności decyduje się coraz więcej firm, co jest bardzo dobrą tendencją i dowodem na długoterminowe spojrzenie w przyszłość przez ich właścicieli.

Monitoring płatności – co warto wiedzieć?

W pierwszej kolejności należy oddzielić kwestię monitorowania należności od jej windykacji.

Są to dwa osobne zjawiska, których w żadnym stopniu nie należy traktować jako synonimy. Do windykacji może dojść bowiem dopiero w momencie, gdy klient lub kontrahent zwleka z uregulowaniem płatności mimo iż wystąpiło się do niego z przypomnieniem, a następnie odpowiednim żądaniem.

Windykacja windykacji jednak nierówna. Co do zasady na wczesnym etapie dochodzi do windykacji polubownej i dopiero jeśli ona nie przyniesie skutku, czyli strony nie dojdą do porozumienia, jedna z nich może wejść na drogę sądową i to wymiar sprawiedliwości wyda wyrok w tej sprawie.

Aby jednak można mówić o windykacji warto mieć pod kontrolą wszelkie należności i to, czy są one opłacane w terminie. Właśnie do tego służy opisywany monitoring należności, dzięki któremu przedsiębiorca jest w stanie wyłapać nawet kilkudniową zwłokę w płatności i podjąć odpowiednie kroki w celu jej wyegzekwowania.

Monitorowanie płatności – jak działa?

Przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z takiego rozwiązania warto więc spojrzeć na jego jasną oraz ciemną stronę oraz dokonać odpowiedniej analizy, czy jest ono opłacalne dla naszego przedsiębiorstwa.

Monitoring płatności to program, który działa w ten sposób, iż w przypadku opóźnienia zapłaty należności automatycznie przypomina o tym danemu podmiotowi. Może to robić według ustawień przedsiębiorcy za pośrednictwem wiadomości tekstowej, głosowej, poprzez kontakt telefoniczny czy wysyłane między innymi drogą mailową wezwanie do zapłaty. Dzięki temu właściciel firmy oraz jego pracownicy nie muszą samodzielnie sprawdzać, którzy klienci zwlekają z zapłatą długu.

Jakie są zalety i wady monitorowania należności?

Monitorowanie należności ma oczywiście zarówno wiele plusów, jak i minusów. Podstawowym atutem tego rozwiązania jest jego pełna automatyzacja i możliwość podłączenia programu do monitorowania do systemu z fakturami, dzięki czemu pobiera on wszystkie informacje związane z płatnościami mechanicznie, bez konieczności wpisywania i katalogowania ich ręcznie. Zaletą korzystania z monitoringu jest także swoista funkcja motywowania drugiej ze stron i budowanie świadomości, że podmiot oczekujący na zapłatę trzyma rękę na pulsie i nie zostawi tej sprawy, aż nie otrzyma pieniędzy. Praktyka pokazuje, że monitoring jest skutecznym narzędziem jeśli chodzi o egzekwowanie płatności. Niewielkim minusem tego narzędzia jest to, że w pewnych sytuacjach może ono zawieść lub źle odczytać dane. W takim przypadku przedsiębiorca musi łagodzić sytuację. Błędy zdarzają się jednak rzadko i przy odpowiednim ustawieniu systemu można zminimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Kto powinien zdecydować się na monitoring należności?

Monitoring płatności to narzędzie stworzone dla wszystkich przedsiębiorstw. Oczywiście jest on dedykowany w szczególności dużym firmom, które miesięcznie mają bardzo dużą liczbę transakcji i pilnowanie płatności bez odpowiedniego systemu byłoby niezwykle wymagającym wyzwaniem. Nie zmienia to faktu, że z monitoringu korzystają też średnie i małe przedsiębiorstwa. Jest to bowiem dość ekonomiczne rozwiązanie, które odpowiednio skonfigurowane może odciążyć pracowników firmy, w tym głównie działy związane z rachunkowością. Ponadto, na rynku istnieje wiele podmiotów oferujących taki system, dzięki czemu każdy przedsiębiorca znajdzie coś dla siebie, a gdy nie będzie zadowolony z danego systemu może zmienić go na inny. Z całą pewnością warto przetestować monitoring płatności i samemu przekonać się o jego skuteczności.