Zatrudnianie osób spokrewnionych – o czym pamiętać zatrudniając członków rodziny?

W wielu przedsiębiorstwach można spotkać się z tym, że wśród pracowników są członkowie rodziny właściciela. Osoby prowadzące podmiot gospodarczy decydują się na zatrudnienie bliskich sobie osób z wielu różnych względów, w tym w szczególności z powodu większego zrozumienia czy też konieczności współpracy z kimś zaufanym i sprawdzonym. Jak na tego rodzaju układ patrzy polski ustawodawca i czy wprowadza jakieś szczególne regulacje w tym zakresie? Sprawdźmy!

Jaką formę prowadzenia biznesu wybrać?

W naszym kraju istnieje wiele możliwości prowadzenia własnego biznesu. Do najpopularniejszych należy od lat jednoosobowa działalność gospodarcza, która charakteryzuje się niewielkim stopniem sformalizowania, a także stosunkowo prostą konstrukcją prawną. Zarejestrowanie takiej firmy jest obecnie prostsze niż kiedykolwiek. W praktyce wystarczy bowiem realizacja kilku kroków i możemy mówić o powołaniu do życia nowego bytu gospodarczego. W dzisiejszych czasach sporym ułatwieniem jest to, że wiele urzędowych spraw można załatwić online, co ułatwia życie i pozwala zaoszczędzić sporo czasu i środków finansowych.

Osoba współpracująca – kim jest?

Założenie jednoosobowej firmy nie oznacza bynajmniej, że nie możemy zatrudnić w niej pracowników lub współpracować z różnego rodzaju podmiotami zewnętrznymi. Każda z tych sytuacji rodzi jednak skutki na gruncie podatkowym oraz pewne zobowiązania wobec ZUS-u. Wielu przedsiębiorców chcąc rozwinąć firmę, a jednocześnie próbując obejść przepisy decyduje się na poproszenie o wsparcie członka swojej rodziny. Jak się jednak okazuje, w niektórych tego typu przypadkach mamy do czynienia z tzw. osobą współpracującą. Mowa o sytuacji, w której członek rodziny nie jest zatrudniony na podstawie umowy, a mimo to pomaga prowadzić przedsiębiorstwo, realizując zadania związane z jego działalnością. Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą w działalności gospodarczej uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. Przepis ten nie dotyczy osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Dlaczego warto zatrudniać osoby spokrewnione we własnej firmie?

Osoba współpracująca podlega w świetle wyżej wymienionego przepisu ubezpieczeniom w taki sam sposób, jak właściciel firmy. Mowa więc o pełnych składkach emerytalnych, rentowych, wypadkowych, a także ubezpieczeniu zdrowotnym i dobrowolnym chorobowym. Co ważne, jeśli mówimy o osobie współpracującej, w odniesieniu do niej przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do skorzystania z preferencyjnych składek ZUS dla nowych biznesów.

Warto jednak dodać, że osobami współpracującymi nie są inne spokrewnione z właścicielem firmy osoby, których nie wymieniono w cytowanym przepisie, a więc na przykład rodzeństwo czy kuzynostwo. Inaczej będzie natomiast jeśli w grę wchodzi zatrudnienie małżonka. Wtedy osoba taka traktowana jest jak zwykły pracownik i podlega dokładnie tym samym zasadom i uregulowaniom prawnym. Zatrudnianie rodziny jest więc prawnie o wiele bardziej przejrzystą sytuacją niż współpracowanie z bliskimi nam osobami w ramach własnego przedsiębiorstwa.

Na jakich zasadach możemy zatrudnić członka rodziny w firmie (formy zatrudnienia)?

Członkowie rodziny mogą zostać zatrudnieni na podstawie różnego typu umów. Do najpopularniejszej formy należy oczywiście standardowa umowa o pracę, która sprawia, że relacja między pracownikiem i pracodawcą będzie podlegać przepisom kodeksu pracy. Bardzo często przedsiębiorcy zawierają z bliskimi zwykłe umowy zlecenia, które mimo wszystko świetle obowiązujących przepisów są w pełni oskładkowane, a więc właściciel działalności ponosi całość kosztów związanych z ubezpieczeniami. Zatrudnienie członka rodziny w firmie jednoosobowej ma więc swoje zalety jeśli zależy nam na realnym miejscu pracy, a nie fikcyjnym układzie. Niczego bowiem w tej sytuacji nie zaoszczędzimy, a każde stanowisko to dodatkowy koszt dla naszego portfela. Oczywiście możemy podpisać umowę o dzieło lub przyjąć członka rodziny na praktyki absolwenckie, ale musi istnieć uzasadniona podstawa tego typu umowy.

Wynagrodzenie małżonka i dzieci a koszt podatkowy

Zatrudnienie małżonka lub dziecka skutkuje oczywiście koniecznością wypłacenia uzgodnionej w umowie pensji. W 2019 roku ustawodawca zmienił przepisy podatkowe na korzyść przedsiębiorców, uznając wynagrodzenie za koszt uzyskania przychodu. Wcześniej właściciele firm byli w tym aspekcie pokrzywdzeni i nie mogli tym samym zmniejszyć podstawy opodatkowania. Szacuje się, że obecne rozwiązanie pomoże tysiącom podmiotów gospodarczych, szczególnie tym rodzinnym, znacznie obniżając wysokość ich należności podatkowych.

Jak zgłosić do ZUS zatrudnienie członka rodziny?

Zatrudnienie współmałżonka lub innego członka rodziny musi zostać odpowiednio sformalizowane i zgłoszone do ubezpieczenia w ZUS. Wpisu dokonuje się na drukach ZUS ZUA albo ZUS ZZA (w przypadku samej składki zdrowotnej). Jak to bywa w tego typu przypadkach, konieczne będzie użycie właściwego kodu, dzięki czemu urzędnicy będą mogli dokładnie scharakteryzować formę prawną zatrudnienia danej osoby, a więc tytuł do ubezpieczenia. Zgłoszenia należy dokonać maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku do ubezpieczenia. Jeśli przedsiębiorca tego nie zrobi, musi liczyć się z konsekwencjami natury karnej oraz karno-skarbowej, a najlepszym wypadku wezwaniu do uzupełnienia dokumentacji.