Siedziba firmy – o czym pamiętać wybierając miejsce prowadzenia działalności gospodarczej?

Osoba zakładająca własną działalność gospodarczą, niezależnie czy jest to spółka czy też jednoosobowy podmiot, jest zobligowana do spełnienia wielu formalności, które mogą decydować o dalszych losach nowo powstałej firmy. Z tego powodu niezbędne jest nabycie odpowiedniej i rzetelnej wiedzy na ten temat. Lepiej bowiem dowiedzieć się o czymś odpowiednio wcześniej, niż później naprawiać popełnione błędy lub dokonywać zmian w dokumentacji.

Zakładanie firmy w Polsce

Siedziba firmy to oczywiście wyłącznie jeden z elementów, które należy określić już na początku jej istnienia, a konkretnie w momencie składania wniosków o rejestrację podmiotu gospodarczego. Jeśli mowa o jednoosobowym przedsiębiorstwie, które należy do najpopularniejszych form prowadzenia biznesu w naszym kraju, adres działalności gospodarczej podaje się w formularzu CEIDG-1, który jest kluczowym dokumentem jaki trzeba złożyć, aby powołać do życia nowy byt prawny.

Miejsce prowadzenia działalności – najważniejsze informacje

Większość przedsiębiorstw, szczególnie tych jednoosobowych, zakładanych jest pod własnym adresem zamieszkania. W wielu przypadkach właściciele firm decydują się też na ulokowanie siedziby w nieruchomości, którą aktualnie wynajmują i posiadają stosowną zgodę właściciela. Siedziba działalności gospodarczej musi być określona we wspomnianym już wniosku o rejestrację firmy składanym do właściwego urzędu gminy lub miasta obligatoryjnie. Oznacza to, że w każdym przypadku należy ją podać i nie ma możliwości obejścia tej normy. Dobra wiadomość jest taka, że miejsce wykonywania działalności gospodarczej można zawsze zmienić, oczywiście zgłaszając taką modyfikację w magistracie. Co ważne, jest to całkowicie bezpłatne.

Siedziba firmy – dlaczego jej wybór jest taki istotny?

Siedziba firmy to nie wymysł ustawodawcy czy niepotrzebny obowiązek. Wielu przedsiębiorców może bowiem powiedzieć, że realizują obowiązki zawodowe w terenie, siedzibie klienta lub po prostu zdalnie i siedziba działalności gospodarczej jest w ich przypadku bardzo umowna. Mowa na przykład o wolnych zawodach, agentach ubezpieczeniowych, handlowcach i przedstawicielach wielu innych bardziej lub mniej popularnych profesji. Nie ma bowiem obowiązku posiadania stacjonarnego biura, pracowni czy nawet przebywania w siedzibie firmy. Mimo to, rzeczywistość prawna jest bardzo praktyczna. Dlaczego siedziba działalności gospodarczej jest tak ważna?

Przede wszystkim od niej zależy to, który dokładnie urząd skarbowy będzie właściwy dla naszej firmy.

Jak wybrać siedzibę firmy?

Na wstępie należy zdać sobie sprawę z tego, że siedziba przedsiębiorstwa nie musi być tym samym co miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Bardzo często właściciel firmy pracuje sam i nie potrzebuje żadnej siedziby, ale jej określenie jest narzucone przez ustawodawcę.

Jak więc wybrać odpowiednią siedzibę firmy? Jeśli nie zamierzamy wynajmować nieruchomości, w pierwszej kolejności należy zastanowić się nad własnym miejscem zamieszkania. Najlepiej posiadać siedzibę firmy w mieście, w którym na co dzień przebywamy, choćby z uwagi na możliwość kontroli ze strony fiskusa, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, PiP i innych instytucji.

Jedno czy wiele miejsc prowadzenia działalności?

Prawodawca przewidział sytuację, w której przedsiębiorca będzie prowadził działalność w kilku miejscach i nie będzie potrafił określić jednego z nich jako głównego. W takim przypadku istnieje możliwość zgłoszenia w stosownym załączniku do wniosku o założenie firmy dodatkowej siedziby lub nawet kilku miejsc.

Każdą zmianę z kolei należy zgłosić niezwłocznie, a maksymalnie do siedmiu dni od jej nastąpienia. Wynajmując biuro i chcąc zgłosić jego adres w urzędzie należy ponadto posiadać pisemną zgodę właściciela lub po prostu odpowiedni punkt w umowie, w którym zezwala on na korzystanie z nieruchomości w celach firmowych. Ma to szczególne znaczenie w kontekście wydatków dotyczących wyposażenia czy remontu pomieszczeń, które przedsiębiorca wpisze w koszty uzyskania przychodu. Jeśli nie ma prawa do użytkowania lokalu w celu biznesowym, fiskus może podważyć tego typu rozliczenia.

Jaki adres wskazać na fakturach i rachunkach?

Co w przypadku, gdy przedsiębiorca zgłosił jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej kilka adresów? Jak rozliczać się wówczas z klientami i kontrahentami? Jaki adres siedziby powinien widnieć na fakturach oraz rachunkach, aby było to zgodne z prawem?

Między innymi takie pytania w kontekście prowadzenia własnej firmy zadają sobie przedsiębiorcy. Na szczęście istnieje oficjalna interpretacja przepisów, której dokonało Ministerstwo Finansów. Resort wskazuje w niej, że na fakturze powinien znaleźć się zawsze adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R. W praktyce oznacza to więc adres, który właściciel firmy podał jako główny. Zazwyczaj będzie więc to po prostu adres zamieszkania właściciela przedsiębiorstwa.

Siedziba firmy a miejsce przechowywania dokumentów

Firmowy adres ma także znaczenie w kontekście archiwizacji dokumentów, w tym faktur, umów, kontraktów i wielu innych. Jeśli bowiem nie zamierzamy przechowywać ich w miejscu wskazanym jako siedziba firmy, musimy dokładnie określić, gdzie będą się one znajdować. Jest to ważne, ponieważ właśnie w to miejsce będą kierować się kontrolerzy z urzędu skarbowego. W większości przypadków, dokumentację gromadzą biura rachunkowe, które obsługują sprawy księgowe danej firmy. W takim przypadku należy podać siedzibę takiego biura, jego nazwę oraz NIP.

W razie wątpliwości można skontaktować się ze specjalistami, w tym właśnie księgowymi lub radcami prawnymi zajmującymi się sprawami przedsiębiorstw.