Rejestr VAT – co powinien zawierać?

Czym jest ewidencja VAT?

Ewidencja VAT to po prostu rejestr sprzedaży i zakupu VAT. Prowadzenie ewidencji VAT jest jednym z obowiązków podatników VAT. Dzięki ewidencjonowaniu sprzedaży, przedsiębiorca może wyliczyć i odprowadzić kwotę należnego podatku od towarów i usług na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego. Rejestr zakupów z kolei pozwala sprawdzić wysokość naliczonego w danym okresie rozliczeniowym podatku i następnie odliczenie go.

Rzetelnie prowadzona ewidencja VAT jest niezbędna do przygotowania deklaracji podatkowych, które należy składać w urzędzie skarbowym.

W jakiej formie prowadzi się rejestry VAT?

Aby usprawnić pracę organów podatkowych, a także zapobiec wyłudzeniom podatku VAT, ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Przedsiębiorcy przekazują JPK_VAT elektronicznie, a to oznacza, że ewidencja VAT musi być prowadzona również w formie elektronicznej przy użyciu specjalistycznych programów komputerowych. Taki wymóg na podatników VAT nakłada zresztą ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Wprowadzenie wymogu przekazywania przez firmy pliku JPK_VAT odbywało się stopniowo – prezentuje to poniższa grafika. Od stycznia 2018 r. wszystkie podmioty gospodarcze działające na terenie Polski mają obowiązek co miesiąc przekazywać plik JPK_VAT.

Jakie pozycje powinien zawierać rejestr VAT?

Ustawa dokładnie precyzuje, jakie dane powinny znaleźć się w ewidencji VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 3 wspomnianej wyżej ustawy o podatku od towarów i usług przedsiębiorca w prowadzonym rejestrze uwzględnia:

• dane, które są niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
• wysokość kwoty podatku należnego,
• korekty podatku należnego,
• kwoty podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego,
• korekty podatku naliczonego,
• kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
• kwoty podatku, które urząd skarbowy jest zobowiązany zwrócić,
• pozostałe dane służące identyfikacji transakcji (w tym przede wszystkim numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku).

Prowadzona przez przedsiębiorcę ewidencja podatku VAT powinna też zawierać informacje o pełnej nazwie usługi i jej wartości bez podatku, jeżeli podatnik świadczy usługi poza terytorium Polski.

Rejestr zakupu VAT i sprzedaży VAT w strukturze JPK_VAT

Z informacji zaprezentowanych na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że ewidencja sprzedaży w strukturze logicznej JPK musi zawierać szereg danych. Są to:

• data sprzedaży,
• data wystawienia,
• numer dokumentu,
• nazwa i adres nabywcy,
• kwota netto,
• kwota podatku należnego.

Rejestr zakupu VAT w strukturze logicznej JPK również zawiera pulę danych. Należą do nich:

• nazwa i adres wystawcy,
• numer faktury,
• kwota netto,
• kwota podatku naliczonego.

Nieobowiązkowo przedsiębiorcy mogą podać informacje o dacie wpływu faktury oraz kwocie korekty podatku naliczonego.

Rozważ inwestycję w terminal płatniczy od PeP – to krok w kierunku efektywnego zarządzania płatnościami.

Rejestr zakupu VAT – jakich zakupów nie trzeba ewidencjonować?

Nie wszystkie dokonane przez firmę zakupy muszą zostać uwzględnione w rejestrze zakupu VAT. Rejestr nie musi zawierać informacji o tych zakupach, które w żaden sposób nie wpływają na prawidłowość obliczenia podatku VAT czy sporządzenia deklaracji podatkowych. Należą do nich:

• wydatki zwolnione z opodatkowania – dotyczy to zakupu choćby znaczków pocztowych,
• zakupy związane z czynnościami nieopodatkowanymi, np. opłata skarbowa,
• wydatki, od których podmiotowi gospodarczemu nie przysługuje prawo do odliczenie naliczonego podatku – ma to miejsce m.in. w przypadku kosztów związanych z opłaceniem noclegu.

Rejestry VAT podatników zwolnionych

Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT dotyczy również podmiotów korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Szczególne procedury odnoszące się do drobnych przedsiębiorców zostały uregulowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 113 ustawodawca zwolnił od podatku sprzedaż dokonaną przez płatnika, którego wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła łącznie 200 000 zł.

Podatnicy, o których mowa wyżej, są zwolnieni z odprowadzania podatku z tytułu sprzedaży, ale w dalszym ciągu mają obowiązek prowadzić rejestr VAT. Takie rozwiązanie jest podyktowane możliwością ustalenia momentu, w którym podmiot przekroczy wyżej wskazaną kwotę. Gdy wartość sprzedaży zwolnionej przekroczy 200 000 zł, to podatnik nie może dalej korzystać ze zwolnienia – zwolnienie traci moc, licząc od czynności, którą kwota została przekroczona.

Mimo że rejestry VAT dotyczą również podatników zwolnionych, to jednak nie muszą oni prowadzić ich w formie elektronicznej – z powodzeniem mogą w formie papierowej. Ma to oczywiście związek z brakiem konieczności systematycznego wysyłania pliku JPK_VAT.

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Ustawa z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa

Ministerstwo Cyfryzacji, Struktury JPK, https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk (dostęp 21.06.2019)