Faktura dla osoby fizycznej – jak i kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej?

Faktura na osobę fizyczną budzi wiele wątpliwości – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Choć dokument ten nie różni się formalnie od faktury dla firmy, jego wystawienie wiąże się z innym trybem, innymi danymi i innym celem. W praktyce liczy się moment sprzedaży, status podatkowy stron oraz intencja zakupu. Zrozumienie tych zależności pozwala uniknąć błędów, które mogą mieć skutki podatkowe lub księgowe.

Paragon a faktura VAT dla osoby fizycznej

Informacji na temat obowiązku wystawiania faktur oraz paragonów należy szukać w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), a także w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2019 poz. 816). Zgodnie z zapisami przedsiębiorca prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest zobowiązany do ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Oznacza to obowiązek wystawiania paragonów, czyli uproszczonych dokumentów fiskalnych potwierdzających transakcję. Zawierają one takie elementy, jak:

• dane sprzedawcy,
• numer paragonu,
• datę jego wystawienia,
• informację dotyczącą nazwy towaru lub usługi,
• cenę jednostkową,
• ilość i wartość sumaryczną przedmiotu sprzedaży,
• wartość brutto,
• stawki podatków, łączną kwotę podatku oraz kwoty sprzedaży,
• identyfikator nabywcy (jeśli takowy posiada).

Natomiast faktury mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Sprzedawca ma obowiązek wystawić taki dokument, kiedy dojdzie do: sprzedaży towarów i usług na rzecz innego przedsiębiorcy, sprzedaży wysyłkowej na terytorium Polski i poza krajem lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W przypadku konsumentów nie jest to obligatoryjne.

Faktura powinna zawierać informacje takie jak paragon, ale dodatkowo należy uwzględnić również:

• datę wystawienia i numer dokumentu,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numer identyfikacyjny podatnika,
• datę zakupu,
• nazwę przedmiotu sprzedaży i jego ilość,
• cenę jednostkową netto,
• poszczególną stawkę podatku,
• wartość sprzedaży netto,
• sumę wartości sprzedaży netto,
• kwotę podatku od sprzedaży,
• należność ogółem.

Czy osoba fizyczna musi podać NIP do faktury?

Nie ma takiego obowiązku. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie musi podawać NIP-u, aby otrzymać fakturę. Wystarczy imię, nazwisko oraz adres. Podstawą prawną jest art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten określa, jakie dane powinny znaleźć się na fakturze. NIP nabywcy jest wymagany tylko wtedy, gdy dokonuje on zakupu jako podatnik VAT, czyli jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Jeśli osoba fizyczna żąda faktury zamiast paragonu, sprzedawca wystawia ją na podstawie danych konsumenta. Brak NIP-u nie stanowi przeszkody. W systemach księgowych oznacza się wtedy odbiorcę jako konsumenta indywidualnego. Faktura nadal spełnia wymogi formalne i można ją ująć w ewidencji sprzedaży.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba fizyczna dokonuje zakupu na potrzeby działalności, lecz nie podała NIP-u podczas zakupu. W takim przypadku faktura nie może być później wykorzystana jako koszt uzyskania przychodu. Wynika to z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Paragon bez NIP-u nie może

Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej – kto może wystawić?

Zgodnie z zapisami w ustawie o podatku VAT sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi. Zaznacza się również, że kiedy przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, wówczas faktura stanowi dokument potwierdzający sprzedaż i może zostać wystawiona bez wyraźnego żądania nabywcy. Kto dokładnie może wystawić fakturę?

Fakturę może wystawić wyłącznie podatnik VAT czynny lub zwolniony. Nie ma znaczenia, czy nabywca prowadzi działalność. Kluczowy jest status sprzedawcy. Jeśli sprzedający wykonuje sprzedaż opodatkowaną VAT lub korzysta ze zwolnienia podmiotowego albo przedmiotowego – ma prawo wystawić fakturę także dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności.

Obowiązek wystawienia faktury pojawia się tylko wtedy, kiedy nabywca towarów lub usług zażąda wystawienia faktury. Konsument musi zgłosić chęć otrzymania faktury najpóźniej do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Reguluje to art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Brak żądania zwalnia sprzedawcę z obowiązku dokumentowania transakcji fakturą. Wystarczy paragon lub inny dowód sprzedaży.

Fakturę może wystawić także podatnik zwolniony z VAT, ale musi to zrobić zgodnie z art. 117 ustawy o VAT. Taka faktura nie zawiera stawki ani kwoty podatku. Zawiera natomiast oznaczenie podstawy zwolnienia. Najczęściej stosuje się zapis „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.

Nie ma ograniczeń co do formy prawnej sprzedawcy. Może to być osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność, spółka cywilna, spółka z o.o. czy fundacja. Liczy się to, że wystawiający dokonuje sprzedaży opodatkowanej lub objętej zwolnieniem. Dostarczono towar lub wykonano usługę? W takim wypadku czas na wystawianie faktur!

Faktura dla osoby fizycznej – kiedy?

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić dokument, jakim jest faktura dla osoby fizycznej, na żądanie konsumenta. Dokument ten powinien mieć formę elektroniczną lub papierową. W tej kwestii przedsiębiorca otrzymuje dowolność. Natomiast kwestia terminów została uregulowana, a ich nieprzestrzeganie może grozić karami uwzględnionymi w ustawie z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (Dz. U. 1999 Nr 83 poz. 930). Dlatego też warto zapamiętać następujące zasady:

• jeśli konsument nie zgłosił żądania wystawienia faktury w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym odnotowano dostawę towaru lub usługi, wówczas zwalnia się sprzedawcę z tego obowiązku,
• kiedy konsument zażądał wystawienia dokumentu do końca miesiąca, kiedy doszło do faktycznego nabycia towaru lub wykonania usługi, wówczas faktura VAT dla osoby fizycznej powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia następnego miesiąca,
• z kolei gdy nabywca dochował terminu 3 miesięcy, ale zgłoszenie nastąpiło później niż w ciągu miesiąca od nabycia towaru lub usługi, wówczas termin wystawienia faktury przypada na 15 dzień od dnia zgłoszenia żądania.

Czy faktura VAT na osobę fizyczną może zostać wystawiona do paragonu?

Jeśli osoba fizyczna dotrzymała terminu 3 miesięcy od nabycia towaru lub wykonania usługi, przedsiębiorca ma obowiązek wydać fakturę nawet w przypadku wcześniejszego otrzymania paragonu. Jednak kiedy termin ten został przekroczony, wówczas wszystko zależy od decyzji sprzedawcy. Przy tym należy pamiętać, że faktura na osobę fizyczną nie zobowiązuje do dodatkowego zaraportowania w pliku JPK_VAT. W takiej sytuacji wystarczy uwzględnić to w łącznym raporcie okresowym tworzonym za pomocą kasy fiskalnej. Z kolei kiedy dokument zostanie wystawiony na osobę prowadzącą działalność gospodarczą, wówczas sprzedawca jest zobowiązany do uwzględnienia takiej sytuacji w rejestrze VAT, czyli pliku JPK VAT.

Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2020 roku faktura do paragonu może być wystawiona jedynie, kiedy na rachunku znajduje się NIP nabywcy.