Faktura dla osoby fizycznej – jak i kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej?

Paragon a faktura VAT dla osoby fizycznej

Informacji na temat obowiązku wystawiania faktur oraz paragonów należy szukać w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), a także w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2019 poz. 816). Zgodnie z zapisami przedsiębiorca prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest zobowiązany do ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Oznacza to obowiązek wystawiania paragonów, czyli uproszczonych dokumentów fiskalnych potwierdzających transakcję. Zawierają one takie elementy, jak:

• dane sprzedawcy,
• numer paragonu,
• datę jego wystawienia,
• informację dotyczącą nazwy towaru lub usługi,
• cenę jednostkową,
• ilość i wartość sumaryczną przedmiotu sprzedaży,
• wartość brutto,
• stawki podatków, łączną kwotę podatku oraz kwoty sprzedaży,
• identyfikator nabywcy (jeśli takowy posiada).

Natomiast faktury mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Sprzedawca ma obowiązek wystawić taki dokument, kiedy dojdzie do: sprzedaży towarów i usług na rzecz innego przedsiębiorcy, sprzedaży wysyłkowej na terytorium Polski i poza krajem lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W przypadku konsumentów nie jest to obligatoryjne.

Faktura powinna zawierać informacje takie jak paragon, ale dodatkowo należy uwzględnić również:

• datę wystawienia i numer dokumentu,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numer identyfikacyjny podatnika,
• datę zakupu,
• nazwę przedmiotu sprzedaży i jego ilość,
• cenę jednostkową netto,
• stawkę podatku,
• wartość sprzedaży netto,
• sumę wartości sprzedaży netto,
• kwotę podatku od sprzedaży,
• należność ogółem.

Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Zgodnie z zapisami w ustawie o podatku VAT sprzedawca musi wystawić fakturę, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi. Zaznacza się również, że kiedy przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, wówczas faktura stanowi dokument potwierdzający sprzedaż i może zostać wystawiona bez wyraźnego żądania nabywcy. Czy w takiej sytuacji wszystkie elementy wymienione jako integralne dokumentu dla przedsiębiorców powinna również zawierać faktura na osobę prywatną?

Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie musi zawierać identyfikatora podatnika. Konsumenci nie otrzymują numeru NIP, a co za tym idzie rubryka ta powinna zostać pusta. Należy pamiętać, że nie zastępuje się go żadnymi innymi danymi, w tym również numerem PESEL.

Faktura dla osoby fizycznej – kiedy?

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić dokument, jakim jest faktura dla osoby fizycznej, na żądanie konsumenta. Dokument ten powinien mieć formę elektroniczną lub papierową. W tej kwestii przedsiębiorca otrzymuje dowolność. Natomiast kwestia terminów została uregulowana, a ich nieprzestrzeganie może grozić karami uwzględnionymi w ustawie z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (Dz. U. 1999 Nr 83 poz. 930). Dlatego też warto zapamiętać następujące zasady:

• jeśli konsument nie zgłosił żądania wystawienia faktury w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym odnotowano dostawę towaru lub usługi, wówczas zwalnia się sprzedawcę z tego obowiązku,
• kiedy konsument zażądał wystawienia dokumentu do końca miesiąca, kiedy doszło do faktycznego nabycia towaru lub wykonania usługi, wówczas faktura VAT dla osoby fizycznej powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia następnego miesiąca,
• z kolei gdy nabywca dochował terminu 3 miesięcy, ale zgłoszenie nastąpiło później niż w ciągu miesiąca od nabycia towaru lub usługi, wówczas termin przypada na 15 dzień od dnia zgłoszenia żądania.

Czy faktura VAT na osobę fizyczną może zostać wystawiona do paragonu?

Jeśli osoba fizyczna dotrzymała terminu 3 miesięcy od nabycia towaru lub wykonania usługi, przedsiębiorca ma obowiązek wydać fakturę nawet w przypadku wcześniejszego otrzymania paragonu. Jednak kiedy termin ten został przekroczony, wówczas wszystko zależy od decyzji sprzedawcy. Przy tym należy pamiętać, że faktura na osobę fizyczną nie zobowiązuje do dodatkowego zaraportowania w pliku JPK_VAT. W takiej sytuacji wystarczy uwzględnić to w łącznym raporcie okresowym tworzonym za pomocą kasy fiskalnej. Z kolei kiedy dokument zostanie wystawiony na osobę prowadzącą działalność gospodarczą, wówczas sprzedawca jest zobowiązany do uwzględnienia takiej sytuacji w rejestrze VAT, czyli pliku JPK VAT.

Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2020 roku faktura do paragonu może być wystawiona jedynie, kiedy na rachunku znajduje się NIP nabywcy.