Import usług w praktyce – zasady rozliczania VAT, obowiązek podatkowy i art. 28b ustawy o VAT

Import usług to jeden z bardziej problematycznych obszarów w rozliczeniach VAT, szczególnie dla firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Wystarczy błędnie ustalić miejsce świadczenia lub moment powstania obowiązku podatkowego, by narazić się na zaległości i odsetki. Warto więc wiedzieć, kiedy powstaje import usług, kto rozlicza VAT i jak zrobić to prawidłowo zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Najważniejsze informacje:

• Import usług występuje, gdy nabywca usługi jest podatnikiem w Polsce i to on rozlicza VAT należny, nawet jeśli usługodawca jest zagraniczny.

• Obowiązek podatkowy zależy od momentu wykonania usługi lub zakończenia okresu rozliczeniowego.

• Podstawę opodatkowania przelicza się na złotówki według kursu EBC z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.

• Podatnik VAT czynny może odliczyć VAT od importu usług, a podatnik zwolniony nie.

• Rozliczenia dokonuje się w JPK, a podatnicy zwolnieni składają dodatkowo deklarację VAT-9M.

Import usług – co to jest i kiedy występuje?

Import usług występuje wtedy, gdy polski przedsiębiorca nabywa usługę od zagranicznego kontrahenta, a obowiązek rozliczenia podatku VAT spoczywa na nabywcy. To sytuacja, w której podmiot świadczący usługę ma siedzibę poza Polską (np. w UE lub w kraju trzecim), a odbiorca korzysta z niej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Import usług pojawia się zarówno przy usługach cyfrowych, reklamowych, informatycznych, doradczych, marketingowych czy licencyjnych, jak i w wielu innych obszarach. Kluczowe jest nie to, „skąd” pochodzi faktura, ale gdzie znajduje się nabywca i jakie miejsce świadczenia wskazują przepisy. Właśnie dlatego ustalenie importu usług zawsze wymaga odniesienia do art. 28b ustawy o VAT, który reguluje miejsce opodatkowania takich transakcji.

Miejsce świadczenia usług, czyli o art. 28b ustawy o VAT

Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, w przypadku usług świadczonych na rzecz podatnika miejscem świadczenia jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeśli polski przedsiębiorca nabywa usługę od zagranicznej firmy, to obowiązek podatkowy w zakresie VAT powstaje w Polsce – niezależnie od tego, gdzie faktycznie wykonano usługę.

Jeśli przedsiębiorca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności poza krajem i to ono ma największy udział w korzystaniu z usługi, wówczas miejscem świadczenia jest to stałe miejsce (nie siedziba). Gdy takiego miejsca nie ma, decyduje siedziba działalności gospodarczej. W przypadku usług świadczonych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami (B2C) obowiązują inne przepisy – jednak w większości przypadków to art. 28b jest kluczowy przy ustalaniu miejsca opodatkowania importu usług.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy imporcie usług?

Obowiązek podatkowy w imporcie usług powstaje z chwilą wykonania usługi, niezależnie od tego, czy zagraniczny kontrahent wystawił fakturę, ani kiedy została ona opłacona. Jeśli natomiast zapłata następuje przed wykonaniem usługi, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania zapłaty.

W praktyce oznacza to, że polski przedsiębiorca musi rozliczyć VAT należny w okresie, w którym:

• usługa została wykonana, lub

• nastąpiła płatność (jeśli była wcześniejsza niż wykonanie usługi).

W przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych (np. abonamenty, licencje, subskrypcje) obowiązek podatkowy powstaje z upływem każdego okresu, do którego odnosi się płatność – nawet jeśli faktura pojawi się później.

Warto pamiętać, że import usług należy rozliczyć nawet wtedy, gdy zagraniczny usługodawca nie nalicza VAT na swojej fakturze. W takim przypadku to nabywca staje się podmiotem zobowiązanym do rozliczenia podatku należnego.

Kto rozlicza VAT przy imporcie usług i na jakich zasadach?

W imporcie usług to nabywca – czyli polski przedsiębiorca – jest odpowiedzialny za rozliczenie podatku należnego, nawet jeśli zagraniczny usługodawca nie jest podatnikiem VAT lub działa poza UE. Oznacza to, że obowiązek podatkowy „przechodzi” na odbiorcę usługi, niezależnie od kraju jej wykonania.

Polski podatnik wykazuje:

• VAT należny (czyli podatek od importu usług),

• oraz – jeśli ma do tego prawo – VAT naliczony (czyli może odliczyć go w tej samej deklaracji).

W efekcie dla podatnika VAT czynnego operacja jest najczęściej neutralna – podatek należny i naliczony „zerują się”. Podatnik zwolniony z VAT musi natomiast zapłacić VAT od importu usług, ponieważ nie ma prawa do jego odliczenia.

Aby prawidłowo rozliczyć import usług, konieczne jest:

• ustalenie miejsca świadczenia zgodnie z art. 28b ustawy o VAT,

• poprawne określenie momentu powstania obowiązku podatkowego,

• ujęcie transakcji w odpowiedniej deklaracji (VAT-7, VAT-UE).

Dodatkowym obowiązkiem jest również prawidłowe ustalenie wartości podstawy opodatkowania – obejmuje ona całą zapłatę, jaką usługodawca otrzymał lub powinien otrzymać, z wyłączeniem samej kwoty VAT.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy imporcie usług?

Obowiązek podatkowy przy imporcie usług powstaje w momencie wykonania usługi – zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Oznacza to, że to nie data faktury od zagranicznego kontrahenta, lecz chwila zakończenia świadczenia usługi decyduje o tym, kiedy trzeba wykazać VAT należny.

Jeśli usługa jest świadczona w sposób ciągły lub w dłuższych okresach, obowiązek podatkowy powstaje:

• z upływem każdego okresu rozliczeniowego,

• lub w dniu zakończenia świadczenia, jeśli strony nie ustaliły okresów rozliczeniowych.

Otrzymanie zaliczki przy imporcie usług nie powoduje powstania obowiązku podatkowego (w przeciwieństwie do sprzedaży krajowej). Obowiązek ten powstaje dopiero w momencie wykonania usługi.

Dlatego przedsiębiorca musi pilnować:

• kiedy rzeczywiście usługa została wykonana,

• czy ma dokument potwierdzający jej zakończenie,

• w którym okresie rozliczeniowym powinien wykazać VAT należny.

Jest to szczególnie ważne przy usługach IT, marketingowych, doradczych czy reklamowych, które często mają formę cykliczną lub rozliczaną na koniec miesiąca.

Jak rozliczyć VAT należny i naliczony przy imporcie usług?

Przy imporcie usług to nabywca, a nie usługodawca, jest zobowiązany do obliczenia i rozliczenia podatku VAT. Oznacza to, że polski przedsiębiorca musi wykazać zarówno:

• VAT należny (podatek, który musiałby zapłacić, gdyby sam świadczył usługę),

• VAT naliczony (podatek do odliczenia, jeśli ma takie prawo).

W praktyce odbywa się to w jednym kroku – podatnik wpisuje odpowiednie kwoty w deklaracji VAT (np. JPK_V7). W konsekwencji podatek należny i naliczony często się „zerują”, o ile:

• przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT,

• nabyta usługa służy działalności opodatkowanej.

Jeśli podatnik jest zwolniony z VAT, wtedy wykazuje tylko podatek należny – nie ma prawa do odliczenia, dlatego koszt importu usług realnie rośnie.

Istotne przy rozliczeniu VAT naliczonego jest również:

• właściwe ustalenie podstawy opodatkowania,

• przeliczenie wartości na PLN według odpowiedniego kursu – w imporcie usług stosuje się kurs Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego,

• prawidłowe ujęcie VAT w rejestrach i deklaracjach.

Prawidłowe rozliczenie VAT z importu usług wymaga dyscypliny i precyzji, ponieważ nawet drobny błąd może skutkować korektami lub pogorszeniem płynności finansowej.

Jak poprawnie ustalić kurs przeliczeniowy przy imporcie usług?

Przeliczenie wartości usługi na złote jest obowiązkowe, jeśli faktura została wystawiona w walucie obcej. W imporcie usług stosuje się zasadę, że podstawę opodatkowania przelicza się według kursu średniego Europejskiego Banku Centralnego (EBC):

• z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego,

• a jeśli EBC nie publikuje kursów danej waluty – stosuje się kurs średni NBP.

Ważne jest, aby przeliczyć całą wartość usługi stanowiącą zapłatę, czyli kwotę, którą usługodawca ma otrzymać – niezależnie od tego, kiedy i czy faktycznie zapłata nastąpiła. Jeśli faktura została wystawiona znacznie wcześniej lub później niż wykonanie usługi, to i tak kluczowa pozostaje data powstania obowiązku podatkowego.

Na przykład:

• usługa została wykonana 10 maja,

• obowiązek podatkowy powstaje 10 maja,

• stosujemy kurs EBC z 9 maja (jeśli to dzień roboczy).

Właściwe ustalenie kursu ma znaczenie, ponieważ błędy w przeliczeniu prowadzą do nieprawidłowego określenia podstawy opodatkowania, a w konsekwencji także VAT należnego i naliczonego, co może skutkować koniecznością korekt lub ryzykiem podatkowym.

Import usług a podatnik zwolniony z VAT – jak wygląda rozliczenie?

W przypadku podatnika zwolnionego z VAT (zarówno ze względu na limit 200 tys. zł, jak i wykonującego wyłącznie czynności zwolnione), zasada rozliczenia importu usług wygląda inaczej niż u czynnych podatników.

Mimo że przedsiębiorca nie płaci VAT w Polsce przy swojej sprzedaży, to przy imporcie usług:

• ma obowiązek wykazać VAT należny,

• nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego,

• musi zapłacić podatek realnie do urzędu skarbowego.

Oznacza to, że dla podatników zwolnionych import usług generuje realny koszt – zwiększa cenę usługi o wartość VAT.

W praktyce rozliczenie wygląda następująco:

• przedsiębiorca składa formularz VAT-9M,

• wykazuje w nim kwotę VAT należnego,

• dokonuje zapłaty na indywidualny mikrorachunek podatkowy.

To szczególnie ważne przy usługach reklamowych, IT, marketingowych czy doradczych nabywanych od firm zagranicznych – zwłaszcza poprzez platformy online. Nawet jeśli usługodawca wystawił fakturę bez VAT, polski nabywca i tak musi ten podatek rozliczyć. Dlatego osoby korzystające ze zwolnienia z VAT powinny dokładnie analizować koszty usług zagranicznych, ponieważ import usług realnie podnosi ich koszt prowadzenia działalności.

Import usług a podatek dochodowy – jak ująć koszt i przychód?

W kontekście podatku dochodowego import usług również wymaga prawidłowego ujęcia księgowego. Choć VAT rozlicza się odrębnie, koszt związany z usługą – niezależnie od miejsca świadczenia – można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile spełnia ogólne warunki wynikające z ustawy o PIT lub CIT.

Oznacza to, że:

• wartość usługi netto jest kosztem podatkowym,

• VAT z tytułu importu usług nie jest kosztem dla podatników zwolnionych z VAT (jest podatkiem od towarów i usług, który należy zapłacić, ale nie stanowi kosztu w PIT/CIT),

• dla podatników czynnych VAT jest neutralny – wykazuje się VAT należny i VAT naliczony (odliczany w tej samej deklaracji).

Warto zwrócić uwagę, że moment ujęcia kosztu w podatku dochodowym zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji:

• w KPiR zwykle według daty wystawienia faktury,

• w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału – koszt ujmuje się w okresie, którego dotyczy.

U przedsiębiorców kupujących usługi cykliczne (np. abonamenty online, licencje, kampanie reklamowe) zasadnicze jest kontrolowanie momentu powstania kosztu, zwłaszcza gdy faktura pochodzi od kontrahenta zagranicznego i zawiera kwoty w walucie. Prawidłowe ujęcie kosztu przy imporcie usług pozwala uniknąć błędów w deklaracjach i poprawnie ustalić wynik podatkowy.

Import usług a podatek należny i moment jego rozliczenia

Przy imporcie usług to nabywca (polski podatnik) jest zobowiązany do wykazania podatku VAT należnego, niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Moment powstania obowiązku podatkowego zależy od rodzaju usługi oraz tego, czy jest ona rozliczana jednorazowo, czy okresowo.

Najważniejsze zasady dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego w imporcie usług:

• obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania usługi,

• w przypadku usług ciągłych – z końcem każdego okresu rozliczeniowego,

• data wystawienia faktury przez zagranicznego usługodawcę nie ma decydującego znaczenia (może jedynie potwierdzać wykonanie usługi),

• jeśli zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki.

Nabywca musi następnie wykazać VAT należny w odpowiedniej deklaracji (VAT-7, VAT-7K lub JPK_V7), a jednocześnie ma prawo do odliczenia tego podatku jako VAT naliczonego (jeśli jest podatnikiem czynnym i usługa służy działalności opodatkowanej). W efekcie rozliczenie jest neutralne podatkowo, ale tylko wtedy, gdy zostanie wykonane poprawnie i terminowo.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT, choć wciąż muszą wykazać VAT należny od importu usług, nie mają prawa do jego odliczenia, co oznacza, że kwota podatku obciąża ich finansowo.

Prawidłowe ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego jest kluczowe, ponieważ błędne rozliczenie może prowadzić do zaległości oraz odsetek za zwłokę, a w przypadku kontroli – do korekt wcześniejszych okresów rozliczeniowych.

Odliczenie podatek VAT przy imporcie usług – kiedy przysługuje prawo do odliczenia?

W przypadku importu usług podatnik VAT czynny może odliczyć podatek naliczony, ale wyłącznie pod warunkiem, że zakupiona usługa służy czynnościom opodatkowanym. Prawo do odliczenia VAT nie jest automatyczne i zależy od kilku kluczowych czynników.

Co trzeba wiedzieć:

• VAT naliczony z tytułu importu usług można odliczyć w tej samej deklaracji, w której wykazano VAT należny. Dzięki temu rozliczenie jest neutralne podatkowo,

• odliczenie przysługuje, jeśli nabywca wykorzystuje usługę w działalności opodatkowanej VAT,

• jeśli usługa dotyczy zarówno działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej, należy zastosować proporcję (odliczenie częściowe),

• podatnik zwolniony z VAT (np. ze względu na limit sprzedaży) nie ma prawa do odliczenia – VAT należny od importu usług jest dla niego faktycznym kosztem.

Warto pamiętać, że niektóre usługi (np. doradcze, reklamowe, informatyczne) są wyraźnie wymienione w przepisach jako podlegające opodatkowaniu w kraju nabywcy, dlatego import usług występuje tu bardzo często. Należy także zachować dowody związane z wykonaniem usługi, takie jak umowy, korespondencje czy potwierdzenia płatności – mogą być one wymagane podczas kontroli. Poprawne zastosowanie zasad odliczenia VAT pozwala uniknąć błędów i zapewnia prawidłowe rozliczenie zarówno w rejestrach VAT, jak i w deklaracjach JPK.

Podsumowanie

Import usług to obszar podatkowy, który wymaga szczególnej uwagi – zarówno od podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych. Ważne jest prawidłowe ustalenie miejsca świadczenia, momentu powstania obowiązku podatkowego oraz podstawy opodatkowania. Dla podatników czynnych import usług jest zwykle neutralny podatkowo, natomiast dla zwolnionych stanowi realny koszt. Poprawne rozliczenie VAT pozwala uniknąć błędów i konsekwencji podczas kontroli, a także zapewnia zgodność z przepisami.

FAQ

1. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy imporcie usług?
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub zakończenia ustalonego okresu rozliczeniowego. Jeśli kontrahent wystawi fakturę wcześniej – nie wpływa to na moment powstania obowiązku.

2. Czy import usług dotyczy tylko podatników VAT czynnych?
Nie. Import usług dotyczy również podatników zwolnionych, którzy muszą wykazać i zapłacić VAT należny, choć nie przysługuje im prawo do odliczenia.

3. Jaki kurs stosować przy przeliczeniu wartości usługi?
Kurs Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.