Rozliczenie podróży służbowej – jak rozliczać koszty podróży?

Czym jest podróż służbowa?

Zgodnie z przepisami, za podróż służbową uznaje się wyjazd do miejscowości innej niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub zakład pracy. Warunkiem koniecznym jest to, aby podróż była związana z wykonywaniem działalności zawodowej. Przykładem może być konieczność spotkania się z klientem, wzięcia udziału w konferencji lub targach, wyjazd na szkolenie, na które wysłał pracownika pracodawca.

Rozliczenie podróży służbowej – kto może podróżować służbowo?

Kodeks Pracy wskazuje, że pracodawca może delegować każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, zlecenie lub umowy o dzieło, a ponadto członka stowarzyszenia oraz wolontariusza. Rodzaj zatrudnienia w zakładzie warunkuje jednak szczegółowe zasady formalne takiej podróży, zabezpieczające interesy obu stron. W umowach o pracę, zlecenie lub o dzieło powinny znaleźć się stosowne zapisy o rozliczaniu kosztów podróży przez przedsiębiorcę. Osoby wykonujące swoje obowiązki na zasadach wolontariatu lub jako członkowie stowarzyszenia powinny natomiast zawrzeć dodatkowe umowy przewidujące to, jak należy wyliczać rachunek kosztów podróży.

Koszty podróży służbowej – na jakich zasadach?

Ustalenie dokładnych reguł zwrotu kosztów podróży służbowych należy do samego przedsiębiorstwa, z zachowaniem minimalnych, jak i maksymalnych kwot określonych przez ministerialne rozporządzenia. Pracodawca wyznaczając zasady jest zobowiązany uwzględnić je w polityce rachunkowej firmy, regulaminach wynagradzania pracowników i współpracowników, wszelkich dokumentach wewnętrznych danego przedsiębiorstwa, a przede wszystkim w samych umowach, w tym głównie w umowie o pracę. Drugim rozwiązaniem jest stosowanie stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Rachunek kosztów podróży a dokumentacja

Przy rozliczaniu wyjazdów służbowych najważniejsze jest poprawne dokumentowanie wszelkich kosztów. Mowa o dowodach w rodzaju biletów podróżnych, faktury za nocleg, rachunków za wyżywienie itp. W przypadku obliczania kosztów należy uwzględniać kwoty brutto, co daje możliwość odliczenia podatku VAT. To do pracownika należy dokładne wykazanie wszystkich kosztów podróży, ale – co ważne – zadaniem pracodawcy jest przygotowanie specjalnego druku do ich rozliczenia. Powinny znaleźć się na nim między innymi takie informacje jak: imię i nazwisko osoby wysłanej na delegacje, stanowisko w firmie, cel wyjazdu, jego data (dokładna godzina), miejsce docelowe, wysokość zaliczki oraz szczegóły związane z udogodnieniami (np. posiłki na miejscu), które zostały przez pracodawcę zorganizowane.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej – co zaliczamy do kosztów podróży?

Kosztem może być przede wszystkim cena biletów autobusu, pociągu lub wydatek na paliwo (przy prywatnym samochodzie także amortyzacja), nocleg, przejazdy komunikacją miejską, wyżywienie podczas podróży (chyba, że zostało zapewnione przez pracodawcę) oraz wiele innych wydatków związanych z samym wyjazdem. Warto dodać, że pracownik może starać się o zwrot tylko tych kosztów, które zostały wcześniej ustalone z pracodawcą. Jako przykład można podać nakłady poniesione w ramach dojazdu. Jeśli osoba zatrudniona umówiła się z szefem na to, że będzie podróżować pociągiem, ale bez porozumienia z nim zmieniła formę transportu na samolot, zazwyczaj nie może po powrocie domagać się zwrotu środków. Oczywiście, mogą nastąpić sytuacje wyjątkowe, kiedy zmiana była w pełni uzasadniona, a pracownik nie miał możliwości ustalenia tego z pracodawcą. Wówczas kwestia ta jest dyskutowana.

Podróż krajowa a zagraniczna

Podział ten ma zasadnicze znaczenie jeśli chodzi o rozliczenie kosztów noclegu i wyżywienia. Skorzystanie z hotelu w Polsce pracodawca zwraca określoną wcześniej stawkę na zasadach ryczałtu lub rachunku, w przypadku noclegów zagranicznych kwota ta jest zależna od konkretnego kraju. Podobnie wygląda kwestia zwrotów za wyżywienie. Co do zasady, rachunki na posiłki są pokrywane z dziennej diety – przy wyjazdach krajowych to 30 zł, zagranicznych natomiast w zależności od kraju pobytu.

Wyjazdy służbowe a podatki

Koszty podróży są z punktu widzenia prawa podatkowego kosztami uzyskania przychodu, czyli zmniejszają zaliczkę na podatek dochodowy. W księdze przychodów i rozchodów określa się je jako: dieta, koszty przejazdów dokumentowane fakturami i rachunkami oraz noclegi rozliczane ryczałtem lub dzięki fakturom oraz rachunkom z kwotami brutto.
Pracodawca wysyłając pracownika w delegację musi liczyć się z tym, że termin rozliczenia podróży służbowej wynosi 14 dni od jej zakończenia. Przedsiębiorcy mogą co prawda ustalić własny termin, ale nie może on być mniej korzystny dla zatrudnionego.