IWA – co to? Jak i do kiedy składać deklarację do ZUS?

Spis treści:

• ZUS IWA – co to?
• ZUS IWA – do kiedy?
• ZUS IWA – kto składa?
• ZUS IWA – jak wypełnić?

ZUS IWA – co to?

ZUS IWA to dokument zawierający informację na temat danych służących do ustalenia składki na ubezpieczenia wypadkowe. Na podstawie IWA ZUS wylicza wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe, które będzie obowiązywać przez cały rok. ZUS IWA zawiera informację o pracownikach, którzy podczas pracy ulegli wypadkowi i wobec których stosowano ubezpieczenie wypadkowe.

ZUS IWA – do kiedy?

Do kiedy należy złożyć deklarację ZUS IWA? Składa się ją co roku do 31 stycznia. Oczywiście dane o które uzupełniamy druk ZUS IWA dotyczą roku ubiegłego. Na przykład do 31 stycznia 2019 roku składamy ZUS IWA z informacjami za 2018 rok. Płatnik, czyli przedsiębiorca, który podczas całego roku nie zanotował, by jakikolwiek pracownik ubezpieczony i zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych korzystał z ubezpieczenia wypadkowego, nie musi składać informacja ZUS IWA. Dotyczy to tylko pracodawców, których zatrudnione osoby uległy wypadkowi (nawet jeśli był to jeden pracownik).

Załóżmy, że w firmie np. zakładzie przetwórstwa mięsnego w okresie od 1 stycznia do 31 stycznia następnego roku pracowało 30 osób zatrudnionych na umowę o pracę. Podczas wymienionego okresu podczas pracy doszło do dwóch wypadków, z powodu których pracownicy musieli skorzystać z L4 i ubezpieczenia wypadkowego. Pracodawca, czy też wyznaczone to tego osoby jak np. pracownicy księgowości firmy, mają obowiązek wypełnić druk IWA ZUS, przekazując informację o dwóch wypadkach. Następnie deklaracja powinna znaleźć się w ZUS do 31 stycznia. Warto pamiętać, że przy generowaniu druku ZUS IWA najlepiej wykonać to po zakończeniu danego roku.

ZUS IWA – kto składa?

Deklarację ZUS IWA za dany rok przekazują do ZUS płatnicy zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS (w każdym z miesięcy przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu) jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy to okresu od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składa się deklarację ZUS IWA i jednego dnia stycznia roku następnego. Jeśli pracodawca w danym roku, za który należy złożyć informację, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych na miesiąc, powinien wypełnić druk ZUS IWA. Ten obowiązek dotyczy również przedsiębiorców, którzy w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja ZUS IWA, byli wpisani do rejestru REGON.

ZUS IWA – jak wypełnić?

W jaki sposób wypełnić ZUS IWA? Można to zrobić za pomocą licznych programów księgowych lub programów do prowadzenia firmy i wystawiania faktur. Pracodawca ma też do dyspozycji po prostu oficjalny druk ZUS IWA. Deklarację ZUS IWA przesyła się elektronicznie tak jak inne dokumenty ubezpieczeniowe lub drogą tradycyjną. Przyjrzyjmy się dokładniej, co zawiera deklaracja ZUS IWA i jak ją wypełnić.

Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, czyli wzór druku ZUS IWA jest do pobrania na oficjalnej stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Opublikowany jest w formacie PDF. Druk składa się z siedmiu części:

I część (dane organizacyjne) zawiera:

• identyfikator informacji
• kod terytorialny jednostki terenowej
• datę nadania
• nalepkę “R”
• znak i numer decyzji pokontrolnej
• datę wpływu

II część – Dane identyfikacyjne płatnika składek:

• numer NIP
• numer REGON
• numer PESEL
• rodzaj dokumentu – jeśli posługujemy się dowodem osobistym, wpisujemy “1”, jeśli paszportem “2”
• seria i numer dokumentu
• nazwa skrócona
• nazwisko
• pierwsze imię
• data urodzenia

III część dokumentu to dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. W tej części wpisujemy tylko liczbę ubezpieczonych pracowników.

IV – Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki. Zawiera:

• rodzaj działalności według PKD
• liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem
• liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy  śmiertelnych i ciężkich
• liczba zatrudnionych w warunkach zagrożenia

V część – adres do korespondencji płatnika składek. Wpisujemy:

• kod pocztowy
• miejscowość
• ulicę
• numer domu
• numer lokalu
• numer telefonu do teletransmisji
• skrytka pocztowa
• numer telefonu
• symbol państwa – zagraniczny kod pocztowy – wypełniamy w przypadku, gdy adres jest inny niż polski
• adres poczty elektronicznej

VI – Oświadczenie płatnika składek:

• data wypełnienia wniosku
• oświadczenie

W deklaracji ZUS IWA pojawia się następujące oświadczenie, pod którym należy złożyć podpis płatnika lub osoby upoważnionej oraz pieczątkę: “Oświadczam, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy”.

Część VII – to pole adnotacji wypełnianie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Na samym dole dokumentu znajduje się osiem punktów, podpowiedzi dla płatnika, dzięki którym podczas wypełniania deklaracji ZUS IWA jest wiadomo, jakie informacje powinny znaleźć się we wskazanych polach.